pile of paper

Will man ein Unternehmen effizienter gestalten, so sollte man sich erst die Frage stellen, wo denn der Schuh am meisten drückt und gleichzeitig verhältnismässig der grösste Impact mit dem geringsten Effort erzielt werden kann. Sprich, wo das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag überproportional gross ist. Da heutzutage angeblich noch 90% aller Rechnungen manuell verarbeitet werden, besteht hier noch grosses Potential, diese Prozesse zu optimieren. Und das eben mit relativ geringen Kosten.

Mithilfe von moderner Technologie können stark repetitive Teile der Buchhaltung zu grossen Teilen automatisiert werden. So können Effizienz- und Produktivitätssteigerungen erreicht werden, die zu Kostensenkungen führen und mehr Zeit für wertschöpfendere Arbeiten ermöglichen.

Nun könnte man denken, dass Mitarbeiter Angst vor der Automatisierung haben, da sie dann womöglich ihren Job verlieren würden. Dem ist aber nicht wirklich so, wie eine Umfrage von amerikanischen Arbeitsnehmern zeigt: Über 32% der arbeitenden Bevölkerung würden sich von repetitiven Adminstrationsaufgaben befreien wollen, wenn sie die Chance hätten, etwas an ihren Arbeitsbedingungen zu ändern. Zudem wünschen sich über 70% der Befragten sich automatisierte Dateneingabe.

Welche Gründe es für papierlose Buchhaltung gibt und welche Schritte dafür gemacht werden müssen, versuche ich nachstehend zu erläutern.

Manuelle Dateneingabe ist mühsam und fehleranfällig

Wie die Umfrage bestätigt, sind nur die wenigsten Befragten „Fans“ von manueller Dateneingabe. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, oder?! Das Arbeitsklima kann noch so gut sein, früher oder später wird die Eintönigkeit der Eingabe von Daten aus Papierrechnungen oder das Copy-Pasten aus digitalisierten Dokumenten die meisten Menschen langweilen und ermüden.

Bei solchen repetitiven, monotonen Arbeiten können sich natürlich auch schnell Fehler einschleichen. Wenn etwa eine Null oder ein Komma vergessen wird, kann das schnell verheerende Folgen nach sich ziehen. Ein einfacher Schreib- oder Abtippfehler kann im Worst-Case Fall beispielsweise hohe Kosten verursachen.

Mizuho Securities Co., eine Abteilung der zweitgrössten Nationalbank Japans, versuchte zum Beispiel Aktien an der Tokioter Börse zu verkaufen. Anstatt einzelne Aktien für 610.000 Yen pro Stück anzubieten, führte ein Tippfehler zum Verkauf von 610.000 Aktien für 1 Yen pro Stück. In weniger als einem Tag verlor das Unternehmen fast 340 Millionen Dollar. Das hat zwar mit der Belegerfassung direkt wenig zu tun, aber Sie verstehen sicherlich worauf ich eigentlich hinaus wollte mit der kostspieligen Folge.

Manuelle Dateneingabe ist zeitintensiv und kostspielig

Das manuelle Abtippen von Daten ist nicht nur mühsam sondern auch äusserst zeitintensiv.

Laut einem Artikel von Centriworks verbringt der durchschnittliche Buchhaltungsmitarbeiter 49% seiner Zeit mit der Bearbeitung von Transaktionen. Das heisst, fast die Hälfte des Tages wird nur mit dem Ausfüllen von Formularen und der Bearbeitung von Rechnungen, etc. verbracht. In der davor zitierten Umfrage, sagten 63% der Arbeitnehmer, dass sie durch repetitive Aufgaben der Chance beraubt werden, ihre beste Arbeit zu leisten. Sie würden ja gerne bedeutendere Tätigkeiten ausüben, wenn sie nur die Zeit dazu hätten. Sie sehen, hier gibt es ganz klar verschwendetes Potential.

Bei einem kleinen Unternehmen mit zwei Mitarbeitern in der Buchhaltung entstehen laut Centriworks Kosten in Höhe von $150’000. Bezieht man die 49% mit ein sind das rund $77’000, die nur für die manuelle Bearbeitung von Transaktionen draufgehen.

Es ist unschwer zu erkennen, dass die manuelle Dateneingabe auch aus finanzieller Sicht keine sinnvolle Lösung ist.

Was lässt sich automatisieren?

In der Buchhaltung kann intelligente Dokumentenextraktion Dokumente wie zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften erkennen und die enthaltenen relevanten Informationen auslesen. Dies spart signifikant manuelle Arbeit ein und befähigt zur Automatisierung von weiteren Prozessen wie etwa Bestell- und Rechnungsabgleiche und sogar komplette Buchungen.

Ein sehr gutes Beispiel einer Buchhaltungslösung, die diese Funktionalität standardmässig integriert hat, ist diejenige von Accounto. Unternehmen oder auch Treuhänder können ihre Belege einfach an Accounto senden, wo diese digitalisiert und die Daten relevanten extrahiert werden. Ergänzend zu dieser fundamentalen Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung von Belegen, bietet die Accounto Software Unternehmen und Treuhänder zahlreiche weitere Funktionalitäten, die eine engere, friktionslosere und effektivere Zusammenarbeit erlauben und so für bedeutende Mehrwerte für beide Parteien sorgen.

Erste Schritte zur papierlosen Buchhaltung

Wollen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren, so sollten Sie einige Vorkehrungen treffen (die hier erwähnten Gesichtspunkte sind nicht abschliessend). Alle Dokumente, die vorher manuell eingegeben werden mussten, sollten Sie zum Einen nach Eingang direkt digitalisieren. Wieso dies als Prozessausgestaltung empfehlenswert ist, habe ich hier schon einmal erklärt. Für eine Minimierung von Fehlern gibt es zudem gewisse Mindestanforderungen an Scanverfahren, welche Sie in diesem Artikel konsultieren können.

Parallel dazu empfehlen wir Ihnen mit dem Accounto Team in Kontakt zu treten. Dies tun Sie hier über diesen Link, wo Sie innert wenigen Klicks eine Live-Demo beantragen und sich selbst vom Potential dieser Lösung überzeugen können.