Parashift lanciert «doXeo» – die Cloudlösung für Unternehmensdokumente

Hiermit lancieren wir doXeo – unsere Cloudlösung im Dokumentenmanagement-Bereich für mittelständische Unternehmen.

Was ist doXeo?

doXeo ist ein Dokumentenmanagement in der Cloud, mit dem mittelgroße Unternehmen im Handumdrehen ihre täglichen Dokumente digital verwalten, zuteilen und archivieren können. Die tägliche Papier-Post wird also mittels vorhandener Multifunktionsdrucker/Scanner einfach gescannt und an doXeo geschickt. In doXeo sorgen Regeln und Workflows dafür, dass jedes Dokument an die richtige Person geleitet wird und in ein revisionssicheres und archivierbares Format umgewandelt wird.

Zudem ist doXeo mit der Machine-Learning-Kerntechnologie von Parashift zum Auslesen von Dokumenten ausgestattet. So unterscheidet doXeo Buchhaltungsdokumente automatisch vom Rest der Dokumente und liest alle Daten so aus, dass der Aufwand zur Belegerfassung um bis zu 90% gesenkt werden kann. Weiter kann die Verbuchung der Rechnungen und Quittungen direkt in doXeo erfolgen. Mit der von doXeo bereitgestellten API können Buchungen und offene Rechnungen vom Finanzbuchhaltungssystem einfach abgegriffen und importiert werden.

Kreditorenrechnungen können zudem über einen Freigabeworkflow einfach von einer oder mehreren Personen eingesehen und bewilligt werden. Das reduziert den Rechnungsdurchlauf erheblich und ermöglicht die Zahlungskonditionen besser einzuhalten und von allfälligen Skonti profitieren zu können.

doXeo ist ein SaaS-Produkt in der sicheren Cloud, welches sich Unternehmen komplett selbständig konfigurieren können und zu einem niedrigen monatlichen Preis verrechnet wird. Es benötigt keine langwierigen Projekt-Setups, keine hohen Anfangsinvestitionen, keine teuren Berater und natürlich verrechnen wir auch keine jährliche 18% Maintenance-Fee. Alles in doXeo zielt darauf ab, die wichtigsten Use-Cases so gut, einfach, schnell und sicher wie möglich abzufrühstücken. Und, doXeo ist selbstverständlich DSGVO-konform.

Für wen ist doXeo?

Gespräche mit Kunden und Interessenten zeigen uns, dass doXeo für jene Firmen besonders spannend ist, bei welchen die täglichen Dokumente noch komplett analog (sprich auf Papier) verwaltet werden. Für diese Firmen ist doXeo eine schnelle, günstige und einfache Möglichkeit den ganzen Papier-Workflow zu digitalisieren. Damit sparen sie sprichwörtlich an allen Ecken und Enden und erleichtern ihren Mitarbeitern die Arbeit enorm.

Die andere Kategorie der Unternehmen ist jene, welche bereits ein sehr umfangreiches und kostspieliges Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben. Nicht selten sind diese Lösungen over-engineert und im Handling und der Bedienung für den täglichen Einsatz fast ein wenig zu komplex. Wir hatten auch Gespräche mit Interessenten, welche allein mit der jährlichen Maintenance-Gebühr ihres Legacy-DMS zwei doXeo-Instanzen hätten betreiben können.

Wir sprechen mit doXeo die mittelständischen Unternehmen (70-400 Mitarbeiter) in der Schweiz und Deutschland an und planen relativ rasch in weitere Länder zu gehen. Das ist eine bewusste Entscheidung: Wir denken, dass im Kleinkundensegment viel umfassendere Lösungen gefragt sind und haben mit Accounto, bexio, Fastbill und Sevdesk (unter vielen anderen) in dem Bereich auch schon viele Player. Im Enterprise-Segment wiederum sind viel Customizing und Domänenknowhow gefragt, was wir weder leisten können noch wollen. In dem Bereich arbeiten wir bereits mit Dienstleistern zusammen, welche unsere APIs nutzen.

Wie es dazu kam.

Initialzündung für doXeo war die Anfrage eines mittelständischen Unternehmens bei meinem anderen Start-Up Accounto, ob man die Buchhaltungs-Kleinkundenlösung Accounto verwenden könnte, um Dokumente und Rechnungen zu verwalten. Ich hielt die Idee für absurd, telefonierte aber dennoch mit dem Verantwortlichen, welcher mir dann lang und breit die ganze Misere mit der potenziellen Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erklärte. Zentrale Aussage: «Wir wollen doch nur unsere Post nicht mehr als Papier durch die Firma tragen, nur gibt es das so nirgends einfach zu kaufen».

In der Folge hat mich das Gespräch nicht mehr losgelassen. Wir haben dann im letzten Sommer erste Prototypen gebaut und diese im Herbst mit vielen potenziellen Kunden getestet. Die Resultate und Feedbacks daraus waren für uns so gut, dass wir entschieden haben, das Produkt zu bauen.

Wie jedes neue Produkt ist doXeo auch ein Risiko, weil es etwas Neues schafft: Eine standardisierte, einfache, super-günstige Lösung für ein klar definiertes Set an Problemen einer Zielgruppe. Das ist ein großer Unterschied zu Legacy-DMS, welche oft hunderte Features und Konfigurationsmöglichkeiten mit sich bringen und sprichwörtlich alles können. doXeo wird genau den umgekehrten Weg gehen; nur verhältnismäßig wenige Dinge können diese aber enorm gut und mit geringstem Aufwand für den Kunden.

Früh lancieren – radikal innovativ bleiben – mindestens 1 Release pro Woche.

Wir lancieren doXeo bewusst früh. Wenn wir bei Parashift etwas können, dann Software und Plattformen in recht kurzer Zeit in hoher Qualität mit sehr wenig technischer Schuld zu bauen. Die jetzige Version von doXeo hat nur rund sechs Monate Entwicklungszeit gebraucht, um das zentrale Produktversprechen einzulösen – dabei konnten wir auf vielem was bereits bestand aufbauen. Das heißt aber auch, dass wir noch lange nicht alle Ideen und Features implementiert haben.

Im Gegenteil; wir haben eine schier endlose Liste an möglichen Features, bei welchen wir uns nicht ganz sicher sind, ob unsere Kunden sie überhaupt wirklich haben wollen. Skalierbare Cloud-Software definiert sich meist über die Features, die man nicht umsetzt. Nein zu sagen ist schwierig, damit haben wir bereits unsere Erfahrung gemacht. Nur weil Feature X für Kunde A enorm viel Sinn ergibt, heißt das noch lange nicht, dass es für alle anderen Kunden auch Sinn ergibt.

Es gibt aber auch Features, bei welchen bereits klar ist, dass wir sie in den nächsten Wochen und Monaten umsetzen werden:

  • Integration von 45 weiteren Dokumententypen und deren Datenextraktion (wie wir es mit Rechnungen und Quittungen heute schon machen)
  • Kostenrechnung und Tagging
  • Funktion zum Abgleich von Kreditkartenabrechnungen mit Belegen auf der Plattform (wird magisch 😊)
  • Standardschnittstellen zu ERP-Systemen welche Kunden im Einsatz haben
  • Standard-Integrationen zu Dropbox, OneDrive, Google Drive, UiPath
  • Integration Spesenabrechnungstools
  • Machine-Learning-basierte Betrugsverdachtserkennung für Buchhaltungsbelege (Schwerpunkt Spesen, auch magisch 😊)
  • Mobile App für die wichtigsten Use-Cases (Rechnungsfreigabe & Scannen)

Wir werden in den nächsten Wochen eine grobe Roadmap dazu veröffentlichen und natürlich gemeinsam mit unseren Kunden weiter lernen, was relevant ist und uns weiterbringt.

Ideen, Allianzen & Partnerschaften gesucht.

Während wir davon überzeugt sind, dass alles Business der Zukunft im direkten Kanal erfolgen sollte, sind wir an Partnerschaften und Allianzen natürlich sehr interessiert. Wenn Sie also eine Idee haben, welche den Kunden da draußen Vorteile verschafft, sind wir sehr daran interessiert davon zu erfahren. Schreiben Sie uns einfach eine Mail, wir freuen uns darüber zu sprechen.

doXeo hat hier eine eigene Website.