Die Eingangsrechnungsverarbeitung in einem Unternehmen ist ganz prinzipiell mit relativ viel Aufwand und damit hohen Kosten verbunden. Vor allem dann, wenn das Unternehmen mehrheitlich analogen Rechnungseingang hat und die Rechnungsprüfung und -verarbeitung manuell vornimmt. Denn die Effektivität, die bereits hier verloren geht, ist massiv und die Prozessgestaltung nicht mehr wirklich in die heutige Zeit passend. Es ist ja nicht so, dass es die technologischen Möglichkeiten nicht gibt, befinden wir uns schliesslich im Zeitalter der Digitalisierung. Also, wenn schon Digitalisierung, dann sie besser auch vollumfänglich zu seinem Nutzen machen. Und wieso nicht genau dort beginnen, wo am schnellsten und effektivsten Wert geschaffen werden kann, zum Beispiel bei der Eingangsrechnungsverarbeitung? Das heisst für viele konventionell geführte Unternehmen im Klartext: Die digitale Transformation, ein radikales Umdenken und vor allem Umkrempeln des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung mit offenen Armen zu empfangen, was die Automatisierung als kritischer Erfolgsfaktor für die Zukunft mit einschliesst.
Nicht zuletzt COVID-19 hat viele Unternehmen vor noch nie zuvor dagewesene Herausforderungen gestellt. Der Übergang vom gewohnten Büroalltag zu Home Offices ging gefühlt über Nacht über die Bühne und stellte den einen oder anderen üblichen Arbeitsprozess gewaltig auf den Kopf und die Unternehmen vor schwierige Entscheidungen. Einer dieser Arbeitsprozesse ist die Eingangsrechnungsverarbeitung, welche in vielen Unternehmen immer noch manuell abläuft und die Kosten unnötigerweise hoch hält. Dies sollte Unternehmen definitiv zum Nachdenken bringen. Weitere Nachteile der manuellen Verarbeitung sind nicht zu übersehen:
- Interne Prozesse verlangsamen sich im Allgemeinen = längere Durchlaufzeiten und dadurch höhere Kosten
- Fehlerquote ist aufgrund vieler manueller Eingriffe relativ hoch
- Von Skontoabzug kann nicht immer profitiert werden
- Mahngebühren entstehen, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
Ein Grund für das Aufschieben der Automatisierung ist bei vielen die weit verbreitete Annahme, die Implementierung einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung gehe zwangsläufig nur mit kostenintensiven Softwareanschaffungen vonstatten, was aber so nicht zwangsläufig stimmt. Vielmehr kann eine kostengünstige Pay-as-You-Go – Sie zahlen nur für Ihre Konsumation und keine Lizenzgebühren – Extraktionslösung in die bereits bestehende Software-Landschaft integriert werden, was eben genau diesen Prozess so geeignet macht, um die digitale Transformation vorwärts zu treiben.
Kommen Rechnungen physisch rein, können diese gescannt und jeweils an die Extraktionssoftware gesendet werden. Auch digital eintreffende Belege können Sie einfach an die Plattform weiterleiten. Anstatt dass nun Mitarbeiter Kapazitäten freimachen müssen, um diese zu prüfen und im System zu erfassen, werden Belege automatisiert erfasst und die Daten an das führende System ausgespielt. Je nachdem wie weit Sie das Spiel treiben wollen, können Sie auf Basis dieser Daten nun allerlei Automatismen wie beispielsweise Bestellabgleiche erarbeiten. Doch alleine der komplette Wegfall der manuellen Erfassung spart für die meisten Unternehmen bereits signifikant Ressourcen.
Die Vorteile, die mit einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung einhergehen, werden von vielen Unternehmen klar unterschätzt. Die zuvor angesprochenen, negativen Aspekte der manuellen Verarbeitung lassen sich in positive Aspekte umwandeln:
- Fristgerechte Bezahlungen und damit gleichzeitig eine Sicherstellung von Skonti und Vermeidung von Mahngebühren werden erreicht
- Mehr Transparenz, dadurch weniger Betrugsrisiko und bessere Statusübersicht über einzelne Vorgänge/Prozesse
- Arbeiten aus einem Home Office in schwierigen Zeiten (wie momentan aufgrund von COVID-19) ist operativ möglich
- Dem Ziel vieler Unternehmen, Rechnungen in Papierform lückenlos zu eliminieren, kommt man mit der Automatisierung einen grossen Schritt näher
- Grundlage für mehr Prozessautomation; Mitarbeiter können statt für die administrativen und wiederholenden Arbeiten für sinnvollere Tätigkeiten eingesetzt werden
Der Weg der ganzheitlichen automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt also beim entscheidenden Aspekt der Erfassung der Rechnungsdaten mittels Software. Die Implementierung der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung hält nicht nur die Kosten tief, sondern ist in vielerlei Hinsicht, wie erörtert, auch sonst ein kritischer Erfolgsfaktor für das Unternehmen der Zukunft.
