Die Entscheidung zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS) oder In-House beziehungsweise On-Premise-Lösung ist ein entscheidender Aspekt einer jeden IT Strategie. Speziell wichtig ist diese für Grossunternehmen, die auf der Suche nach kompetitiven Vorteilen in einem hart umkämpften Markt sind.
Zu Beginn der Cloud-Ära dachten viele Unternehmungen, dass sie nun mit dieser neuen Infrastruktur alle ihre IT Probleme lösen könnten. Doch schon sehr bald haben diese feststellen müssen, dass sowohl On-Premise wie auch die Cloud ihre Vor- und Nachteile haben. Oder anders ausgedrückt: CIOs und CTOs sind nach wie vor häufig stark hin und her gerissen, wenn es darum geht, zu verstehen, welches Modell sich für ihren spezifischen Fall am besten eignen würde.
Die richtige Wahl hängt also von diversen fallspezifischen Anforderungen, Gegebenheiten und Herausforderungen ab. Für eine zielführende und gute Entscheidung ist es daher von Vorteil, wenn Sie sich mit den signifikantesten Unterschieden dieser beiden Modelle vertraut machen.
Im Vorfeld dazu aber nachstehend erstmals etwas zur Geschichte.
Die Evolution des On-Premise Rechenzentrum hin zur Cloud
Rechenzentren spielten in der Evolution des modernen Business wie wir es heute kennen eine zentrale Rolle. In den späten 50ern des letzten Jahrhunderts kooperierte beispielsweise die American Airlines mit IBM, welche gemeinsam das erste Reservationssystem für Passagiere entwickelten. Das war das erste Mal, wo Computer so miteinander verbunden wurden, dass das Netzwerk von Menschen rund um den Globus verwendet werden konnte, um so Daten einzugeben, Informationen abzurufen und Business zu machen. Womöglich inspiriert durch dieses Projekt trieb IBM die Innovation vorwärts und entwarf die ersten Mainframe Computer (Grossrechner).
Diese Mainframe Computer waren bis hin zur Einführung der Personal Computer (PC) in den 80ern in Bezug auf die Prozessierung von Informationen ganz klar dominierend. In den frühen 90ern begonnen Unternehmungen aber dann mit Mikrocomputern als billigere Alternativen zu Mainframes zu arbeiten. Diese stapelten sie zuhauf aufeinander, damit sie so ähnliche Rechenpower wie die der Mainframe Rechner reproduzieren konnten. Diese nannten sie Rechenzentren. Es ist also nicht sonderlich überraschend, dass all jene Unternehmen, die mit sehr viel Informationen arbeiteten, sukzessive auf diese Art von On-Premise Anlagen umstiegen.
Zwischen 1999 und 2001 folgte dann die nächste Welle an On-Premise Innovation. Verantwortlich dafür war diesmal die Einführung der VMWare Workstation. Mit dieser konnten IT Teams neu virtuelle Server erstellen und so deren Ressourcenverwendung optimieren. Eine weitere einschneidende Entwicklung kam 2002 ins Rollen, als Amazon Web Services (AWS) mit Cloud-basierten Services an den Start ging. Data Hosting entwickelte sich dadurch zu einem komplexeren Konzept. Mit dieser neuen Möglichkeit konnten Firmen nun Rechenpower und Datenspeicher in Anspruch nehmen, ohne jemals selbst eine eigene IT Infrastruktur zu bauen oder diese im Laufe des Betriebs anpassen zu müssen. Da dieses Geschäft sich schnell entwickelte und eine interessante Opportunität darstellte, sprangen andere Technologieunternehmen wie Microsoft und Google auf den Zug auf. Heute haben Unternehmungen eine sehr grosse Auswahl an Möglichkeiten, um ihr Business in der Cloud, On-Premise oder in einer hybriden Form aufzubauen (hybride Formen behandle ich hier in dieser Blogartikel Serie erstmals nicht weiter).
Entscheidungsfindung: Cloud oder On-Premise?
Wenn Sie im Rahmen Ihrer IT Strategie an den Punkt einer wichtigen Entscheidung zu Cloud versus On-Premise kommen, dann sollten Sie bevor Sie über die Art und Weise argumentieren, wie die Software daher kommen muss, sich zwingend Gedanken zu Ihren Daten machen. Die folgenden Fragen mögen Ihnen hier einen Gedankenanstoss geben:
- Haben Sie spezifische Requirements oder Bedürfnisse seitens des Geschäfts?
- Wie gross ist die relevante Datenmenge im Scope Ihres Projektes?
- Reicht die allfällig bereits bestehende Hardware für die Requirements aus?
- Wie sehen die Skalierungsmöglichkeiten in Bezug auf die antizipierte Ramp up Phase aus?
- Was sind die allfälligen Datenkosten, die Sie heute schon haben (d.h. Hosting Fees, IT Infrastruktur, Wartung & Support und andere interne Kostenarten)?
- Wie viele Users brauchen an welchen Touchpoints Daten?
- etc.
Direktvergleich
Schauen wir uns nun die konkreten Eigenschaften der beiden Infrastrukturmodelle kategorisiert nach einiger der wichtigsten Aspekte genauer an.
Kosten
Vergleichen wir die Anschaffungskosten von Cloud- und On-Premise-Lösungen, stellen wir schnell fest, dass diejenigen der Cloud Services wesentlich tiefer sind. Teilweise sogar massiv tiefer. Genau wegen dieser Kosteneffizienz sind diese auch sehr interessant für kleine und mittelgrosse Firmen. Dass wir bei KMU einen Trend hin zur Cloud beobachten können, ist deshalb nicht erstaunlich. Dennoch ist es eine spannende Bewegung, wenn wir bedenken, dass SaaS einmal exklusiv für Big Corporates war. Nichtsdestotrotz muss ich bei diesem Thema fairerweise anmerken, dass bei einigen Services die jährlichen Kosten für die Subscription hoch sind und langfristig gesehen, rein nominal betrachtet, die Kosten von On-Premise-Lösungen übersteigen können. Für viele ist aber die grosse Flexibilität, die durch die Cloud gewonnen wird, eben genau das wert. Zudem nutzen diese Unternehmungen die Cloud-Vorzüge, um Kosten für interne IT Ressourcen zu minimieren und den ganzen IT Support an den Cloud-Provider auszulagern. Ein weiterer Benefit dieses Approaches ist die Reduktion der Komplexität im Budgeting, da eine sehr gute Prognostizierbarkeit der Kosten möglich ist, womit Sie auch Ihren CFO glücklich machen können.
Die Anschaffungskosten von On-Premise sind wie bereits angedeutet verhältnismässig höher. Dazu kommen jährliche Kosten für Wartung & Support (in der Regel irgendwo zwischen 15 und 20 Prozent der Anschaffungskosten), Dienstleistungskosten für Setup sowie Konfiguration, regelmässige Beratung zu Updates und Co., Kosten für die interne IT Wartung und natürlich auch Kosten für Server Hardware und Lizenzen.
Speziell in unserem Business, der Dokumentenverarbeitung, fallen hier bei On-Premise-Lösungen noch weitere und höhere Ausgaben an, da Sie für neue Dokumenttypen eine Setup- und Trainingsphase benötigen und für OCR-Verbesserungen auf permanente Beratung angewiesen sind. Im Teil 2 dieser Serie werden Sie dazu mehr Details erfahren.
Implementierung und Integrationen
Was die Implementierung anbelangt, brauchen Cloud-Lösungen bedeutend weniger Zeit fürs Aufsetzen. Normalerweise können Kunden unmittelbar nach dem Sign up mit dem Betrieb starten. Das heisst, solche Dienste leveragen ihre existierende Plattform, die sie bereits implementiert, provisioniert und getestet haben und boarden einfach weitere Kunden darauf auf. Ein anderer Vorteil durch deren Beschaffenheit ist, dass Sie grundsätzlich schnell verschiedene Software Integrationen bauen können und so diverse Services und Geschäftsprozesse miteinander verbinden beziehungsweise optimieren können.
Für die Implementierung von On-Premise braucht es dagegen physische Präsenz von unterschiedlichen Mitarbeitern des Providers. Das ganze Prozedere kann dann einige Tage oder gar Wochen dauern und nimmt folge dessen auch mehr Geld in Anspruch. Integrationen zu anderen Services ist zwar auch möglich aber tendenziell mit mehr Aufwand verbunden.
Individuelle Konfiguration der Lösung
Was die Konfiguration anbelangt, sind Cloud-Lösungen grundsätzlich stark limitiert und Users können in der Regel, wenn überhaupt, nur minimale Anpassungen vornehmen. Sind Anpassungen möglich, sind diese allerdings schnell und einfach im Alleingang umgesetzt.
On-Premise-Lösungen haben hier einen klaren Vorteil. Sie bieten eine sehr hohe Flexibilität und können beinahe komplett auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Somit entsteht auch mehr Kontextwissen und Kontrolle über die Art und Weise wie Prozesse abgewickelt und Informationen gespeichert oder dargestellt werden.
Unterhalt & Support
Da Cloud-Provider die Verantwortung für die konsistente Verfügbarkeit des Services übernehmen, die Security und mögliche Recovery Massnahmen ebenfalls abdecken, brauchen Sie sich zu diesen Themen keine grossen Gedanken zu machen. Wenn hier was anfällt, dann wird das mit grosser Wahrscheinlichkeit auf die Validierungsreview oder allfällige Individualkonfiguration limitiert sein.
Bei On-Premise verhält sich das ein wenig anders. Denn die Instandhaltung, Garantie zur fortlaufenden Verfügbarkeit, Security und Recovery muss intern organisiert werden. Im Gegenzug hat eine Unternehmung, die von einer solchen Lösung Gebrauch macht, Ownership der Daten und so zumindest theoretisch mehr Kontrolle.
Skalierbarkeit
Während Cloud-Lösungen sozusagen unlimitiert skaliert und somit stets den Bedürfnissen einer Unternehmung angepasst werden können, benötigt On-Premise vorzeitige Planung. Für Unternehmen die Volatilität in ihrem Business haben, sind diese dadurch nicht wirklich geeignet.
Updates
Auch hier sind die Vorteile klar aufseiten der Cloud Services. Updates werden fortlaufend und nur sehr selten mit internem IT Involvement eingespielt. Und das Ganze in Normalfall ohne direkte Zusatzkosten.
Wollen Sie dagegen Ihre On-Premise-Lösung updaten, müssen Sie dies vorsichtig und in längerer Projektarbeit planen. Dazu kommt, dass Sie mit weiteren Kosten für die Aktualisierung rechnen müssen und Ihre IT die Verantwortung für das Deployment und die Validierung des Updates hat.
Security und Compliance
Security ist in diesem Kontext hier ein sehr spannendes Thema und mag für viele kontraintuitiv sein. Denn eine verhältnismässig kleinere oder auch mittlere On-Premise Anlage ist nur sehr selten das Ziel von Cyberangriffen. Dennoch müssen Sie diese schützen, da trotzdem ein Gefahrenpotenzial besteht und möglicherweise Ihr Unternehmen auf dem Spiel steht. Das heisst nichts anderes, als dass Sie trotzdem zusätzliche Zeit und Ressourcen für diese Dinge einplanen und mobilisieren müssen. Dazu kommt die Compliance Arbeit, die Sie ebenfalls selbst übernehmen müssen. Da Ihr Team aber die komplette Kontrolle über die IT Umgebung hat, sollte dies eigentlich ziemlich einfach zu erledigen sein.
Bei Cloud-Lösungen, insbesondere bei den High-End Providern, bekommen Sie top-notch Security Talente, die die Supervision über Server und Netzwerk übernehmen und Sie stets vor allerlei Angriffen zu schützen versuchen. Dazu haben diese natürlich auch entsprechend viele Ressourcen zur Verfügung. Von top Talenten werden Sie dort profitieren können, da je grösser und wertvoller die verwaltete Datenmenge dieser Services ist, diese für Hacker auch ein wesentlich interessanteres Ziel darstellt. Und ohne angemessene Schutzmassnahmen wäre das Business des Cloud-Providers stark gefährdet. Was die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften anbelangt, bieten die Cloudbetreiber einen klar definierten Service. Viele arbeiten in diesem Kontext mit dem SSAE 16 (SAS70) Audit.
Im nächsten Teil dieser Blogartikel Serie gehe ich konkret auf die Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premise-Lösungen im OCR Bereich ein, erläutere unser Vorgehen zu einer globalen Dokumentenplattform und versuche ein Fazit zu den in beiden Artikeln behandelten Themen zu ziehen.
