Unternehmen verarbeiten täglich eine Unmenge an Dokumenten. Meist werden die Dokumente heutzutage dabei digital archiviert und nicht mehr in Papierformat aufbewahrt. Nach wie vor verwenden aber viele Unternehmen die physischen Dokumente für die Bearbeitung der Informationen auf den Dokumenten und digitalisieren sie erst nach diesem Prozessschritt für die Archivierung. Doch eigentlich könnten diese auch schon auf einer vorgelagerten Stufe digitalisiert werden. So wird nur noch die digitale Kopie für die weitere Verarbeitung verwendet und anschliessend archiviert. Neben dieser einfacheren Verschiebung von Bits anstatt Papier kann nach der Digitalisierung auch moderne Software genutzt werden, um in verschiedenen Stadien des Dokumentenzyklus zusätzlich erheblich Zeit zu sparen. Was genau unter den Begriffen Early und Late Scanning zu verstehen ist und welche Vorteile Early Scanning bietet, lesen Sie in den folgenden Abschnitten.
Late Scanning
Es werden grundsätzlich zwei Ansätze bezüglich dem Scanning von Dokumenten unterschieden: Das Early und das Late Scanning. Als erstes schauen wir uns das Late Scanning an. Wie eingangs beschrieben, verwenden nach wie vor viele Unternehmen die physischen Dokumente für die Bearbeitung und digitalisieren sie erst für später die Archivierung. Anhand eines Beispiels wird schnell deutlich, wie aufwändig dieser Prozess ist. Es kommt eine Rechnung eines Lieferanten rein, entweder schon auf Papier oder als PDF in einem E-Mail-Anhang. Falls ein PDF vorliegt, wird dieses oftmals erst ausgedruckt. Nachdem eine papierbasierte Rechnung vorliegt, wird diese von der Buchhaltung zuerst kontiert. Danach wird sie von Bearbeitern noch sachlich geprüft, worauf dann der Rechnungsbetrag freigegeben wird. Anschliessend wird die Rechnung im System verbucht und das Buchhaltungssystem gibt eine Buchungsnummer aus, welche dann etwa als Barcode ausgedruckt wird. Letztlich wird dieser Barcode auf die erste Seite der Rechnung geklebt und sie wird für die Archivierung bereitgelegt. Jemand holt dann täglich alle verarbeiteten Rechnungen ab und scannt sie zur Archivierung ein. Mithilfe des Barcodes auf der ersten Seite kann die Rechnung mit der Buchung verknüpft werden. Somit können die Metadaten der Buchung ebenfalls archiviert und die Zuordnung zur Transaktion gemacht werden.
Da das Scanning erst nach der Verarbeitung der Rechnung gemacht wird, nennt man das Late Scanning. Die Digitalisierung der Dokumente findet bei diesem Ansatz also erst recht spät statt.
Early Scanning
Im Gegensatz zum Late Scanning wird beim Early Scanning – oh, welch Überraschung – das Dokument in der Prozesskette früh gescannt. Je früher, desto besser. Nachfolgendes Beispiel soll wiederum der Veranschaulichung des Prozesses dienen. Die Ausgangslage ist dieselbe: Eine Rechnung kommt entweder auf Papier oder als PDF in einem E-Mail-Anhang rein. Der erste Schritt beim Early Scanning ist bereits das Scanning. Erst dann kommen die Kontierung und alle anderen nachgelagerten Schritte. Darin besteht denn auch der entscheidende Vorteil des Early Scanning. Denn die digitalisierte Rechnung kann nun über eine Schnittstelle an eine Dokumentenextraktions-Lösung (OCR Software) weitergeleitet werden. Diese Software ist im Stande, die Rechnung als solche zu erkennen, also zu klassifizieren, und dann die basierend darauf die wichtigsten Daten von der Rechnung auszulesen. Nicht nur als Volltext, sondern eben so strukturiert, dass die nachgelagerten Prozesse grösstenteils automatisiert werden können. Die extrahierten Daten können etwa die Freigabeprozesse erleichtern und genutzt werden, um zu bestimmen, wohin in der Unternehmung die Rechnung geroutet werden muss. Zusätzlich kann der Bestellabgleich automatisiert gemacht und die Buchung direkt erstellt werden, wenn ein entsprechendes, gut gepflegtes Regelwerk vorhanden ist. So brauchen Sie keine Sachbearbeiter mehr, die mühselig die Bestellung im System mit der Rechnung vergleicht und Differenzen aufspürt und gewinnen wertvolle Kapazität für wesentlichere Arbeiten mit mehr Wertschöpfung für Ihre Kunden.
Gehen wir noch einmal zurück zum Big Picture. Beim Late Scanning ist der Ablauf noch sehr manuell und mit grossem Aufwand verbunden. Late Scanning ist aber trotzdem noch der bessere Ansatz als die Aufbewahrung der physischen Dokumente für Archivierungszwecke. Dies ist übrigens noch öfters die Realität, als Sie nun womöglich erahnen. Das Early Scanning hingegen, kann sehr viel Zeit einsparen, was folge dessen zu geringeren Kosten führt.
Wenn die Dokumente sowieso für die Archivierung gescannt werden, ist es daher eine Überlegung wert, vom Late Scanning auf das Early Scanning umzusteigen und so bedeutendes Potenzial zur Prozessoptimierung zu realisieren.
Wollen Sie selbst die Vorteile des Early Scannings erleben und nicht weiterhin manuell und aufwändig Dokumente verarbeiten wollen, dann registrieren Sie sich doch über den nachstehenden Banner für einen 14-tägigen, kostenlosen Testaccount und überzeugen Sie sich selbst von der Effektivität einer modernen Extraktionslösung, die Ihnen zu mehr Operational Excellence verhilft.
