„Wenn Sie denken, dass Compliance teuer ist, dann versuchen Sie es mit Non-Compliance.“ Wie präzise der ehemalige stellvertretende US-Generalstaatsanwalt Paul McNulty mit seinen Worten den Nagel auf den Kopf trifft, spiegelt sich in den finanziellen Kosten, welche sich im Durchschnitt auf einen zweistelligen Millionenbereich belaufen, das einem Unternehmen bei Non-Compliance droht, wider. Eng verknüpft mit Compliance ist auch die Sicherheit rund um sensible Daten in einem Unternehmen. Je mehr Daten vorhanden sind, desto besser können bei deren Nutzung spezifische Prozessoptimierungen vorgenommen werden, was für das Unternehmen der Zukunft von enormer Bedeutung ist. Wie so vieles, weist aber selbstverständlich auch diese Angelegenheit eine Kehrseite der Medaille auf: Mehr Daten bedeutet gleichzeitig auch mehr Risiken. Speziell dann, wenn es sich dabei um Daten von Kunden und Partnern handelt. Das heisst, dass immer mehr investiert werden muss, um Sicherheit und Compliance in einem Unternehmen gewährleisten zu können. Ganze Rechtsabteilungen schlagen sich heutzutage mit einer enormen Menge an Daten herum, um ihr Unternehmen möglichst vor allen auftauchenden Risiken zu schützen. Die Richtlinien und Anforderungen sind jedoch dermassen streng, die stetigen Gesetzesänderungen und -anpassungen laufende Prozesse, dass der Workload, wenn manuell ausgeführt, fast ein unbezwingbarer geworden ist. Nur gut, dass die digitale Transformation Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) hervorgebracht hat. Mit Hilfe von RPA können sich die Rechtsabteilungen in einem Unternehmen wieder voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren, in der sie am effektivsten sind – im Praktizieren von Recht.
RPA und dessen rasche Integration hat nicht zuletzt aufgrund der COVID-19-Pandemie für Unternehmen noch einmal massiv an Bedeutung gewonnen. Von den Automatisierungen profitieren auf Mikroebene vor allem die üblichen Verdächtigen, darunter allgemeine Prozessoptimierungen und die Fehlerminimierung durch das Wegfallen manueller Arbeiten. Die Hilfestellung und Entlastung durch RPA ist hier aber noch lange nicht zu Ende. RPA bringt gleichermassen auf der Makroebene für Unternehmen erhebliche Vorteile in der Sicherheit von Daten und Einhaltung der Compliance mit sich, was RPA in diesem Bereich ebenfalls direkt in die Pole Position bringt.
Auch wenn Sicherheit und Compliance seit eh und je wichtige Punkte für Unternehmen darstellen, so haben diese Themen in den letzten Jahren noch einmal an zusätzlicher Brisanz gewonnen. Das hat einerseits damit zu tun, dass es in Vergangenheit immer wieder zu Compliance-Verstössen gekommen ist und andererseits, dass die Komplexität rund um die Vorschriften und Standards weiter zunimmt. Für Unternehmen, gerade auch multinationale, welche den Gesetzen und Richtlinien verschiedener Länder gerecht werden müssen, ist somit die stetige Anpassung der Compliance zu einer Notwendigkeit und damit zu einem ernstzunehmenden und fest integrierten Geschäftsprozess geworden. Denn Non-Compliance zieht nicht nur hohe Geldstrafen nach sich, ein mittel- oder gar langfristiger Imageschaden für das Unternehmen ist oftmals eine der weiteren unrühmlichen Konsequenzen.
RPA eignet sich hier in vielerlei Hinsicht, zur Aufrechterhaltung und Verbesserung von Compliance, der Verhinderung von Non-Compliance und zur Sicherheit und Schutz der riesigen Menge an sensiblen Daten, perfekt. Auf die einzelnen Vorteile der RPA-Integrierung gesehen sieht das folgendermassen aus:
- Erhöhte Sicherheit: Wie zu Beginn erwähnt, ist die grosse Menge an Daten Fluch und Segen zugleich. RPA verdrängt jedoch den Fluch, indem die manuelle Verarbeitung durch Menschen und damit zuvor risiko- und fehleranfällige Arbeiten oder auch das Einsehen von sensiblen Daten wie Zahlungsinformationen und Kundendaten, komplett wegfällt. RPA nimmt die Daten als das, was sie sind und kümmert sich herzlich wenig um alles andere, was auch mit Blick auf den Datenschutz eine erhebliche Sicherheitserhöhung und eine Risikoreduzierung in der Verarbeitung sensibler Daten darstellt
- Bessere Kontrolle: Durch die Integration von RPA können Unternehmen ihre Prozesse intern behalten, was die Kontrolle und Übersicht verbessert
- Compliance: Wie zuvor gesehen, ist für Unternehmen die Einhaltung der Compliance essenziell. Mit RPA lassen sich alle Prozesse in Echtzeit und stets regelkonform durchführen. Bei Revisionen durch den Staat oder auch bei Klagen von Kunden kann ein Unternehmen durch die RPA eine perfekte Compliance vor- und Non-Compliance von sich weisen
- Modernisierung der Compliance: RPA hilft Unternehmen dabei, ihre Compliance stets top-notch zu halten
- Entlastung für Mitarbeiter: Durch die Integration von RPA in den komplexen Prozessen rund um Sicherheit und Compliance werden Mitarbeiter, je nachdem ganze Rechtsabteilungen, massiv entlastet und damit wertvolle Ressourcen für wichtigere Aufgaben geschaffen
RPA schafft also nicht nur bei Mitarbeitern für Entlastung und wird in Zukunft wohl der Rechtsabteilung bester Freund werden, sondern ist für Unternehmen durch die souveräne Bewältigung der Herausforderungen rund um Sicherheit und Compliance darüber hinaus eine wahre Bereicherung.
