Die Evolution der Immobilienbranche: Wie Intelligent Document Processing den Umbruch vorantreibt

Der Umgang mit einer Flut von Dokumenten gehört zum Alltag der Immobilienbranche. Die Datenerfassung und -extraktion ist ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess. Besonders dann, wenn dieser manuell abläuft. Dabei ist die schnelle und genaue Verfügbarkeit der Informationen aus der Vielzahl von Dokumenten für den Erfolg für Sie als Immobiliendienstleister, -entwickler, Verwaltung oder Co. absolut entscheidend.

Nur gut also, treiben Lösungen für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung wie Intelligent Document Processing (IDP) endlich den lang ersehnten Umbruch in der Immobilienbranche voran.

Im Folgenden gehen wir auf diese Punkte ein:

• Die Herausforderungen in der Dokumentenverarbeitung für die Real Estate Branche,
• die signifikanten Vorteile durch Intelligent Document Processing,
• Praktische Anwendungsfälle von Intelligent Document Processing für Immobilienunternehmen und
• zukünftige Möglichkeiten von Intelligent Document Processing in der Immobilienbranche.

Die Herausforderungen bei der Bearbeitung von Dokumenten in der Immobilienbranche

Mitunter zu den grössten Herausforderungen überhaupt für Sie als Unternehmen im Immobiliensektor dürften Ineffizienzen rund um die Dokumentenverarbeitung gehören. Diese stammen zu einem Grossteil von einem immensen Dokumentenvolumen, welche Ihre Teams täglich für zahlreiche Anwendungsfälle bearbeiten müssen. Damit werden geschäftskritische Prozesse behindert und stark verlangsamt.

Die Probleme sind dabei allerdings nicht nur auf das insgesamt hohe Volumen mit komplexen Dokumenten wie Mietverträge, Vereinbarungen, Grundstücksurkunden und Jahresabschlüsse zurückzuführen. Neben den offensichtlichen Herausforderungen, ausgelöst durch das Volumen und die Komplexität, gesellen sich weitere signifikante Probleme hinzu:

• Klassifizierung der Dokumente: Unzählige Dokumente aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten sind die Norm. Die zeitnahe und genaue Klassifizierung dieser Dokumente stellt eine Herausforderung dar.
  
• Compliance: Als Immobilienunternehmen unterliegen Sie verschiedenen Vorschriften und müssen unterschiedliche Anforderungen einhalten. Die Sicherstellung, dass alle Dokumente mit diesen Vorschriften übereinstimmen, ist eine komplexe Aufgabe, die Nichteinhaltung dieser Vorschriften zu gesetzlichen Strafen führen.
  
• Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten: Ihre Teams müssen Dokumente wie Verträge und Vereinbarungen prüfen und genehmigen. Dieser Prozess kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere dann, wenn die Dokumente von mehreren Parteien geprüft werden müssen.
  
• Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Kundeninformationen und Finanzdaten gehört für Sie als Immobilienunternehmen zum Tagesgeschäft dazu. Die Sicherheit dieser Daten und ihr Schutz vor unbefugtem Zugriff steht an oberster Stelle.
  
• Datengenauigkeit: Komplexe Dokumente mit unstrukturierten Daten sind die Norm. Die Genauigkeit der Daten ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihren Kunden einen hochwertigen Service zu bieten.
  
• Einhaltung kurzer Durchlaufzeiten: Für Immobilientransaktionen gelten nicht selten enge Fristen. Die Einhaltung dieser Fristen erfordert eine schnelle und genaue Bearbeitung der Dokumente, was ohne die richtigen Tools und Prozesse eine Herausforderung darstellt.

Die Vorteile von Intelligent Document Processing für die Immobilienbranche

Um die zuvor angesprochenen Herausforderungen für die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Immobilienunternehmen zu bewältigen, lohnt sich die nähere Betrachtung einer Automatisierungslösung. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die effektivste Methode hierfür ist allerdings die Implementierung von Intelligent Document Processing (IDP). Das hat mehrere Gründe:

1. IDP kombiniert leistungsstarke Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision (CV) in einem System und auf einer Plattform.
   
2. Durch die leistungsstarke Kombination auf einer Plattform erübrigen sich einzelne weitere Automatisierungslösungen für die Datenerfassung und Datenextraktion. Sie integrieren die IDP-Plattform einfach mit Ihrer bereits bestehenden Softwarelandschaft und Workflow-, CRM-, DMS-, ERP- und RPA-Lösungen. So können Sie Nischenlösungen für dedizierte Anwendungsfälle schrittweise ablösen und damit Komplexität und Betriebskosten minimieren.
   
3. Des Weiteren kann eine zukunftsorientierte IDP-Lösung mit unstrukturierten Daten und komplexen Dokumenten umgehen und basiert nicht auf Vorlagen und Regeln. Als Unternehmen in der Immobilienbranche ist dieser Faktor für Sie ein besonders wertvoller, seitdem Sie meist mit unstrukturierten Daten umgehen müssen.
   
4. Dank dem branchenweit einzigartigen Document Swarm Learning-Ansatz maximiert Parashift’s Intelligent Document Processing-Lösung das kontinuierliche KI-basierte Lernen über alle Anwendungsfälle und Kunden hinweg. All dies während dem Betrieb und selbstverständlich auf eine vollständig DSGVO-konforme Weise.

Eine fortschrittliche IDP-Lösung wie die von Parashift bietet klare Vorteile, von denen Sie als Immobiliendienstleister profitieren, darunter:

• Klassifizierung der Dokumente: IDP hat die Kapazität, alle möglichen Arten von Dokumenten automatisch zu klassifizieren. Das hilft dabei, Dokumente effizient zu verwalten und in die richtigen Workflows weiterzuleiten.
  
• Extraktion von Schlüsseldaten: Mit IDP wird für Sie die automatische Extraktion von relevanten Daten aus wichtigen Dokumenten wie Verträge und Mietverzeichnisse Realität. Durch die Automatisierung dieser Prozesse reduzieren Sie die zeitaufwändige und fehleranfällige, manuelle Dateneingabe.
  
• Einblicke in Echtzeit: Mit IDP werden Einblicke in Echtzeit in die Arbeitsabläufe der Dokumentenverarbeitung möglich. So treffen Sie nicht nur datengestützte Entscheidungen, sondern erkennen Engpässe und Ineffizienzen frühzeitig. Ähnlich Wertvolles gilt für Fehler oder Betrug: IDP kann Unstimmigkeiten in Dokumenten identifizieren und für Ihre Teams kennzeichnen. Zudem hilft IDP dabei, den Prozess der Dokumentenprüfung und -genehmigung zu automatisieren, indem wichtige Bereiche in den Dokumenten erkannt und zur weiteren Prüfung hervorgehoben werden.
  
• Automatisierung der Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverarbeitung: IDP automatisiert und rationalisiert die Dokumentenverarbeitung. Damit reduzieren Sie auch den Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeitenden.
  
• Kosten reduzieren: Durch die Automatisierung der Datenextraktion und Dokumentenverarbeitung können sich Ihre Mitarbeitenden von manuellen Aufgaben loslösen. Damit senken Sie die damit verbundenen Kosten erheblich.
  
• Kundenanforderungen werden erfüllt: IDP hilft Ihnen dabei, die Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kunden an ein digitales und reibungsloses Erlebnis zu erfüllen. Dank IDP bieten Sie Ihren Kunden schnellere Bearbeitungszeiten und einen genaueren und effizienteren Service an. Das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Praktische Anwendungsfälle von Intelligent Document Processing für Immobilienfirmen

Die grössten Immobiliendienstleister, Verwaltungen, Asset Manager und Immobilienentwickler nutzen die Parashift IDP Platform, um ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Mit Intelligent Document Processing ergeben sich unter anderem und nicht abschliessend folgende Anwendungsfälle:

• Eingangsrechnungen: Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen stellt ein wichtiger Anwendungsfall für Ihr Immobiliengeschäft dar. Mit Parashift benötigen Sie für neue Kunden keine langen Einrichtungs- und Trainingszeiten: Dank der Out-of-the-Box-Lösung für Eingangsrechnungen, die bereits vortrainiert sind, lesen Sie Rechnungen unabhängig von Layout oder Sprache ab Tag eins automatisch aus.
  
• Posteingangsverarbeitung: Ihr Posteingang wird pausenlos von unzähligen Dokumenten geflutet: Verträge, Formulare, Schadensberichte, Protokolle, Mietverträge, Beschwerden, Anfragen, Informationen, Genehmigungen und sonstige Korrespondenz sind nur ein paar davon. Mit dem digitalen Posteingang kreieren Sie ein virtuelles Drehkreuz für die Geschäftspost. Die Integration der IDP-Lösung automatisiert den kompletten Posteingang für Ihr Immobilienunternehmen. Dabei werden hunderte Dokumenttypen automatisch klassifiziert und sämtliche relevanten Daten aus diesen extrahiert. Die Daten werden strukturiert in nachgelagerte Systeme weitergegeben und ermöglichen so die Automatisierung der Prozesse.
  
• Berichte: Ob die Beurteilung einer Immobilie vor dem Kauf oder Verkauf oder die Überprüfung von Finanzausweisen und Steuerunterlagen: Sie müssen sicherstellen, dass die Daten in den Berichten korrekt erfasst und an die zuständigen Personen oder Behörden weitergeleitet werden. Mit Intelligent Document Processing lesen Sie sämtliche dieser notwendigen Daten automatisch aus.
  
• Verwaltung von Immobilien: IDP automatisiert die Verfolgung von Wartungsanfragen und die Verwaltung der Mieterkommunikation. Auf diese Weise können Sie als gewerbliches Immobilienunternehmen ihren Mietern einen besseren Service bieten und sicherstellen, dass ihre Immobilien optimal instand gehalten werden.
  
• Investitionsanalyse: Intelligent Document Processing hilft bei der Automatisierung von Aufgaben der Investitionsanalyse. Das beinhaltet beispielsweise die Prüfung von Immobilienbewertungen, Marktberichten und Finanzprognosen. Auf diese Weise können Sie bessere Entscheidungen treffen und ihre Portfolios effektiver verwalten.

Zukünftige Möglichkeiten mit IDP für den Real Estate Sektor

Die Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und Machine Learning werden die Fähigkeiten von Intelligent Document Processing weiter vorantreiben. In der Immobilienbranche könnte das zuweilen die Ermöglichung und Automatisierung von immer komplexeren sowie vorausschauenden Dokumentenanalysen bedeuten.

Zudem ist die Kombination von Large Language Models (LLMs) mit Intelligent Document Processing in aller Munde. Das bringt ebenfalls neue und bessere Anwendungsfälle für Unternehmen, so auch für den Immobiliensektor, mit sich. Auch Parashift hat kürzlich eine Reihe neuere Features bekanntgegeben, die in den nächsten Monaten schrittweise integriert werden. Darunter sind unter anderem eben auch vollständig EU-DSGVO-konforme LLMs. Diese Modelle nutzen das zuvor angesprochene Document Swarm Learning und bieten eine einzigartige Mischung aus radikaler Innovation, Datenschutz und Sicherheit. Durch generative KI kann eine Vielzahl neuer Anwendungsfälle auf der IDP-Ebene gelöst werden, womit Sie profitieren: Ihre Mitarbeitenden können beispielsweise mit einem Klick die Zusammenfassung des jeweiligen Dokuments anfordern. Gleichzeitig kann eine Interpretation des Kontexts ebenfalls mit einem Klick ausgegeben werden. Das bedeutet, dass nicht nur der Ton des Dokuments (z.B. formal), sondern auch der Dokumententyp (z.B. Korrespondenz) selbst automatisch erkannt wird.

Für eine detaillierte Übersicht der neuen Features von Parashift lesen Sie den Blogartikel von Gründer und CEO, Alain Veuve.

Testen Sie Intelligent Document Processing für Ihr Immobilienunternehmen noch heute, automatisieren und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und heben Sie sich von der Konkurrenz ab.