Unternehmen aller Art und Grösse sehen sich – in unterschiedlichem Masse – mit Herausforderungen im Informationsmanagement konfrontiert. Bereits das durchschnittliche Unternehmen produziert jährlich ein enormes Volumen an Dokumenten. Denn es kann sein, dass nur ein einziger Kunde oder Lieferant diverse Formulare ausfüllen, Rechnungen erstellen, E-Mails versenden und eine Vielzahl von anderen Papieren einreichen muss, um einen Prozess durchzuführen. Und die Digitalisierung scheint entgegen den Erwartungen vieler sogar zu noch höherem Dokumentenvolumen zu führen. Glücklicherweise aber vermehrt in digitaler Natur. Sie können sich also gut vorstellen, welchen «Stapel» an Dokumenten solche Unternehmen im Laufe der Jahre ansammeln.

So haben nun denn auch die meisten Unternehmen inzwischen erkannt, wie wichtig es ist, zielführend mit Dokumentendaten umzugehen. Und nein, niemand will Aktenschränke durchforsten, nur um relevante Details abzurufen, bevor die Anfrage eines Kunden gelöst werden kann. Genau so wenig will niemand stundenlang Belege und Rechnungen abtippen. Zumindest würde ich niemanden kennen, der oder die das wirklich mit Euphorie tut. Und trotzdem müssen ja diese Dokumente auf irgendeine Art digitalisiert werden, um nachgelagerte Prozesse reibungslos durchführen zu können.

Deswegen wollen Unternehmen vermehrt die Dokumentenerfassung nutzen, um Hardcopies in Softcopies umzuwandeln, damit sie Informationen leichter verwalten und allenfalls mit Geschäftspartnern effizient austauschen können. Sobald sich ein Unternehmen dazu entschliesst, seine physischen und digital eintreffenden Dokumente zu digitalisieren beziehungsweise maschinenlesbar zu strukturieren, stellt sich nun die Frage, wie es dies genau umsetzen will.

Eine Möglichkeit besteht darin, das Scannen von Dokumenten als interner Prozess zu regeln. Die Unternehmung besorgt sich einige Spezialgeräte und Software-Lösungen und entwickelt bei Bedarf Ad-hoc-Lösungen, um den jeweiligen Anforderungen gerecht zu werden. Nebst Know-How zur Implementierung und Bedienung der Geräte ist es aber auch eine beträchtliche Investition, solche Anschaffungen zu tätigen. Und mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit müssen intern zusätzlich nach wie vor Ressourcen bereit gestellt werden, um die Extraktion der Belege zu überprüfen und allenfalls Korrekturen der ausgelesenen Werte vorzunehmen. Die Technologien zur Extraktion sind nämlich noch im Reifeprozess. Das Ganze ist also ein ziemliches Unterfangen, wo die meisten Unternehmen, zumindest solange es nicht irgendwie Teil des Kerngeschäfts ist, keine tiefgründigen Kompetenzen haben und somit in der Regel nicht wirklich effizient agieren können.

Daher sind wir der Meinung, dass die Dokumentenerfassung inklusive Nachbearbeitung von maschinellen Extraktionsergebnissen nicht mehr firmenintern durchgeführt werden sollte. Um dieses Statement zu begründen beschreibe ich nachfolgend 5 Gründe, weshalb Sie Ihre Dokumentenverarbeitung unbedingt auslagern sollten.

Fokus auf das Kerngeschäft

Das durchschnittliche Unternehmen hat zahlreiche Interaktionen mit diversen Stakeholdern, durch welche es immer wieder zur Festhaltung von Ereignissen in Form von beispielsweise Korrespondenzen, Verträgen, Rechnungen oder anderen Belegen kommt. Die Verwaltung dieser Dokumente gehört jedoch in den allermeisten Fällen nicht zu den Kernaufgaben des Unternehmens. Und viele dieser Firmen neigen dazu, den Zeit- und Ressourcenaufwand zu unterschätzen, der für die Einrichtung und Verwaltung eines effektiven Arbeitsablaufs zur Dokumentenerfassung erforderlich ist. Zudem ist vielen von ihnen nicht klar, wie viel Ressourcen heute gespart und anderweitig verwendet werden könnten, wenn man denn die Erfassung mit Industriepartnern wie Parashift regeln würde. Für viele ist es halt einfach Teil der Gewohnheit, dass das Auslesen von Dokumenten unternehmensintern gehandhabt wird. Eigentlich schade, bedenken wir die hohen Opportunitätskosten. Die darin gebundenen Ressourcen wären im eigentlichen Kerngeschäft einer Firma viel besser investiert.

Kostenersparnisse

Die Kosten, um beim Thema zu bleiben, spielen offensichtlich eine bedeutende Rolle bei der Entscheidung, welche Optionen eine Organisation wählt, um ihre Probleme zu lösen. In manchen Bereichen wird diese Entscheidungsvariable jedoch weniger stark gewichtet als in anderen. Da der technologische Fortschritt aber zunehmend zu mehr Kostenersparnissen führt, wird der Druck auf mögliche irrationale Entscheidungen erhöht. Genau das ist auch was wir immer mehr im Handling mit Dokumenten sehen. Denn die Kostenunterschiede zwischen Make or Buy in der Datenextraktion von Dokumenten werden immer signifikanter. Einerseits wird diese Arbeit immer teurer und anderseits die Technologie, welche solche Arbeitsprozesse übernehmen kann, immer leistungsstärker und billiger. Wenn also ein Unternehmen seine Dokumentenerfassungsprozesse an eine spezialisierte Drittpartei auslagert, spart es eine enorme Menge an Geld, das sonst in die Beschaffung und den Betrieb eines teuren, modernen und flexiblen Systems fliessen würde.

Auf diese Weise muss sich ein Unternehmen auch keine Sorgen mehr über die Aufrüstung der Software auf mindestens die neuesten Industriestandards machen. Diese Weiterentwicklungen und Updates werden von uns übernommen. Als Technologie verstehen wir es nämlich als unsere wichtigste Aufgabe, Ihre Dokumente so effizient und kostengünstig wie möglich zu extrahieren. 

Für jene unter Ihnen, die schon Projekterfahrungen mit OCR-Anbietern haben, gilt es hier separat was anzumerken: Die Welt ändert sich auch hier zunehmend rasant. OCR-Projekte waren in den Vergangenheit nicht immer einfach, geschweige denn kostentechnisch schnell mal attraktiv – in Kurzform ein „No Brainer“. Zu komplex war das Thema, zu viel individuelle Konfiguration notwendig. So war es denn auch nicht selten, dass solche Projekte eine Unmenge an Geld verschlungen haben. Aber eben… Auch die OCR-Welt verändert sich. Heute gibt es Angebote, wo Sie mit bedeutend weniger Komplexität zum gewünschten Ziel kommen. Angebote, die im Pricing auch um ein Vielfaches simpler gestaltet sind und vielmehr Flexibilität bieten. Konkret: Hohe Anschaffungskosten, Lizenzgebühren und kostspielige Wartungs- und Supportkosten werden von Pay-as-You-Go Modellen abgelöst. Dadurch werden OCR-Technologien wie die unseren nicht nur für grosse Unternehmen, sondern auch für kleinere Unternehmen zugänglich. Ein Game-Changer für die Kostenstrukturen vieler Firmen.

Prozesseffizienz

Ein anderer wesentlicher Teil, welcher per se natürlich stark im Kontext mit dem Fokus auf das Kerngeschäft sowie den Kostenersparnissen steht, ist die Prozesseffizienz. Es ist ziemlich offensichtlich, dass wenn Sie die Technologie und zusätzlichen Dienstleistungen, die wir Ihnen bieten (d.h. die Nachkontrolle und -bearbeitung von Extraktionsresultaten), in Anspruch nehmen, Ihre Dokumente wesentlich effizientere Prozesse durchlaufen, als wenn Sie diese selbst organisieren würden. Dies daher, da unser Setup, technologisch sowie auch in der Annotation der extrahierten Werte, extrem flexibel ist und somit beliebig skaliert werden kann. Dadurch können ausserordentliche Dokumentmengen ohne speziellen Planungen und Vorkehrungen Ihrerseits trotzdem innerhalb der offiziellen SLA-Regelungen schnell und kostengünstig bewältigt werden. Die gelösten Ressourcen und gewonnen Kapazitäten können Sie somit alternativ einsetzen und an anderen wichtigen Bottlenecks arbeiten, sodass weitere Prozesseffizienz gewonnen werden kann und Sie Ihren Kunden letztlich mehr Mehrwerte schaffen können.

Vorteile von top-notch Software

Durch die Inanspruchnahme von „Dokumentenextraktion-as-a-Service“ profitieren Sie als Kunde ausserdem wie schon kurz angedeutet von unseren Technologie- und Prozesskompetenzen. Sie erhalten so nicht nur den Zugang zu performanter Software, sondern auch zu Parashifts Kompetenzen rund um dieses Thema, was sich letztlich in bessere und kostengünstigere Software beziehungsweise Dokumentenverarbeitung übersetzen lässt. Und dazu müssen Sie nicht einmal selbst spezielle Investitionen tätigen. Stattdessen nehmen Sie einfach das angebotene Produkt und unsere Dienstleistungen in Anspruch – transaktionsbasiert. Et voilà.

Mitarbeiterzufriedenheit

Eine andere Dimension, welche mit der Auslagerung von Dokumentenerfassungsprozessen einhergeht, ist die Dimension der Mitarbeiterzufriedenheit. Die hier verlinkte Studie ist in diesem Sinne zwar nur anekdotisch zu bewerten, aber findet nach unseren Erfahrungen hier ebenso ihre Gültigkeit. Machen Sie sich doch selbst einmal Gedanken zu diesem Thema. Sie werden schnell realisieren, dass Ihre Mitarbeiter wohl ziemlich wenig Genugtuung in der Arbeit, welche mit der Datenextraktion von Dokumenten verbunden ist, finden können. Zu monoton und repetitiv sind die Arbeitsschritte. So ist es denn auch nicht sonderlich überraschend, dass viele Mitarbeiter unserer Kunden durch die Einführung einer automatisierten Dokumentenextraktion positiv beeinflusst werden konnten und folge dessen ihre Mitarbeiterzufriedenheit gestiegen ist. Sie sehen, eine Win-Win-Situation auf diversen ebenen.

Genug der Worte, nun ans Eingemachte

Wenn Sie nicht nur an Worten, sondern auch an eigentlicher Substanz interessiert sind, registrieren Sie sich doch bei uns auf der Plattform und laden Sie ein paar Duzend Dokumente (ACHTUNG: aktuell unterstützen wir lediglich die Verarbeitung von Dokumenten aus dem Einkaufsprozess) hoch. So machen Sie sich selbst ein Bild dessen, was wir tun und wie wir Ihnen Unterstützung bieten können. Gerne beraten wir Sie im Anschluss auch spezifisch auf Ihren Anwendungsfall bezogen. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!