Dokumente und insbesondere die darin enthaltenen Daten sind das wichtigste Gut eines jeden Unternehmens. Trotzdem schlagen sich Organisationen weiterhin mit ineffizientem Dokumentenmanagement, ausgelöst durch unstrukturierte Daten in digitalen und Papierdokumenten, herum. Auch Ihr Unternehmen? Das hat direkte, negative Auswirkungen auf Ihren Geschäftserfolg, was Sie mit den heutigen Möglichkeiten eigentlich vermeiden können. Das Konzept der automatischen Dokumentenverarbeitung ist alles andere als neu. Die Fortschritte der letzten Jahre haben die Leistungsfähigkeit der Lösungen allerdings so weit verbessert, dass die Dokumentenverarbeitung heute grundlegend transformiert ist. Das beste Beispiel hierfür ist Intelligent Document Processing (IDP), mit der Sie alle Ihre Dokumente automatisch und über eine einzige Plattform verarbeiten können.
In diesem Artikel gehen wir auf folgende Punkte ein:
- Welches die verschiedenen Herausforderungen von manueller Dokumentenverarbeitung sind,
- welche Vorteile Sie sich mit automatischer Dokumentenverarbeitung sichern,
- was die Kernelemente der Parashift Intelligent Document Processing-Plattform sind und welche Nutzen sie Ihrem Unternehmen bringt, und
- wie die Zukunft der Dokumentenverarbeitung aussehen könnte.
Die Probleme mit manueller Dokumentenverarbeitung
Die manuelle Dokumentenverarbeitung ist zu einem Grossteil auf fragmentierte IT-Systeme und unstrukturierte, isolierte Daten zurückzuführen. Wenn die Dokumentenbearbeitung in Ihrem Unternehmen manuell abläuft, sind die folgenden nur einige der Probleme, die Sie vor sich sehen:
Langsame und ineffiziente Prozesse: Wenn Ihre Mitarbeitende die Mehrheit ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Daten in Systeme einzugeben, Papierdokumente manuell zu sortieren oder nach verlorenen Dokumenten zu suchen, dann endet das schnell in Verzögerungen bei den Bearbeitungszeiten und zu einer geringeren Produktivität. Ganz zu schweigen von den demotivierenden Arbeiten, mit denen sich Ihre qualifizierten Teams tagtäglich herumschlagen müssen.
Hohe Kosten: Ihre Ressourcen sind begrenzt. Sie wollen die hohen Personalkosten nicht für Prozesse verschwenden, die essenziell sind, Ihnen gleichzeitig aber kaum Mehrwert bieten.
Grosse Sicherheitsrisiken: Die manuelle Dateneingabe ist immer anfällig auf Tippfehler und menschliches Versagen. Das führt nicht nur zu ungenauen Daten in Ihren Systemen und teuren Korrekturen, sondern birgt weitere Sicherheitsrisiken: Sensible Informationen können verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Jegliche Nichteinhaltung von Vorschriften kann schnell eine finanzielle Belastung (durch Bussen) darstellen.
Nicht skalierbar: Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die manuelle Dokumentenverarbeitung zu einem Ding der Unmöglichkeit. Zumindest dann, wenn Sie nicht zusätzliches Personal einstellen, was sich logischerweise negativ auf die Kosten auswirkt.
Die Kundenzufriedenheit leidet: Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist unheimlich zeitaufwändig, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und einer geringeren Produktivität führen kann. Dies kann sich negativ auf die Kundenbeziehung auswirken und unter Umständen den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.
Schauen wir uns drei Beispiele von Branchen an, um die Auswirkungen manueller Dokumentenverarbeitung weiter zu verdeutlichen:
- Ineffizientes Claims Processing für Versicherungen: Versicherungen stützen sich bei der Verwaltung von Versicherungsansprüchen hauptsächlich auf die Dokumentenverarbeitung. Das umfasst papierbasierte Dokumente wie beispielsweise Formulare, Krankenakten und Policen. Läuft die Verarbeitung dieser Dokumente manuell ab, sind Verzögerungen, Fehler, Ineffizienzen und längeren Bearbeitungszeiten die Konsequenz. Das hat wiederum unzufriedene Kunden zur Folge.
- Langsame Hypothekenbearbeitung für Banken und Finanzdienstleister: Hypothekaranträge involvieren eine signifikante Menge an Dokumenten wie Lohnausweise, Katasterpläne und Pensionskassenausweise. Die manuelle Bearbeitung dieser Dokumente bedeutet eine langsame Bearbeitung und endet in verspäteten Abschlussterminen und frustrierten Kunden.
- Verzögertes Onboarding für HR-Abteilungen: Personalabteilungen sind bei der Verwaltung von Mitarbeiterinformationen wie Bewerbungsformulare und Lebensläufen auf die effiziente Dokumentenverarbeitung angewiesen. Geschieht dies manuell, führt das zu Missverständnissen, verzögertem Onboarding und geringer Produktivität.
Eines ist also klar: Egal, in welcher Branche Ihr Unternehmen unterwegs ist, isolierte Daten bringen keinen Mehrwert. Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist deswegen essenziell für Ihr Unternehmen.
Die Vorteile von automatisierter Dokumentenverarbeitung für Ihr Unternehmen
Im Grunde ist die automatisierte Dokumentenverarbeitung nichts anderes als ein System, welches das Erfassen, Indexieren, Speichern und Zugreifen von Dokumenten, eben in automatischer Art und Weise, ermöglicht. Aber auch hier unterscheiden sich die Lösungen auf dem Markt natürlich stark voneinander. Das fortschrittlichste System ist Intelligent Document Processing (IDP), weil es eine Plattform ist, die mehrere leistungsfähige Technologien kombiniert, um selbst komplexe Dokumente automatisch zu verarbeiten.
Das sind einige der grundlegenden Vorteile von IDP für Ihr Unternehmen:
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung reduzieren Sie Kosten um ein Vielfaches. Das zeigt sich nicht nur, indem Sie weniger Personal aufwenden müssen, sondern auch in dokumentenbasierten Prozessen, die deutlich reibungsloser und schneller ablaufen.
Verbesserte Genauigkeit und erhöhte Effizienz: Intelligent Document Processing nutzt fortschrittliche Technologien wie Machine Learning, Computer Vision und Natural Language Processing, um Daten mit hoher Genauigkeit aus Dokumenten zu extrahieren. Die hohe Genauigkeit ermöglicht Ihnen eine verbesserte Entscheidungsfindung und damit auch effizientere Prozesse.
Fehlerminimierung und verbesserte Compliance: Die genaue Erfassung der Daten minimiert Fehler. Die Daten in Echtzeit in Workflows ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Engpässe zu erkennen, die Leistung zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig hilft die automatisierte Dokumentenverarbeitung Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Damit wird das Risiko vor Compliance-Verstössen und den damit verbundenen hohen Geldstrafen massiv verringert.
Skalierbarkeit: Eine automatisierte Lösung für die Dokumentenverarbeitung wie IDP kann problemlos skaliert werden. Dieses System kann eine grosse Menge von Dokumenten verarbeiten, ohne dass Sie zusätzliche Ressourcen dafür aufwenden müssen. Damit wird Intelligent Document Processing den Anforderungen an Ihr wachsendes Unternehmen mehr als gerecht.
Verbesserte Kundenzufriedenheit: Mit IDP entlasten Sie Ihre Teams und setzen sie stattdessen dafür ein, schneller und präziser auf Kundenanfragen und -wünsche zu reagieren. Mit der Kundenzufriedenheit heben Sie Ihr Unternehmen von der Konkurrenz ab.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Zusammenarbeit: Durch das Wegfallen eines Grossteils der manuellen Dateneingabe verringern Sie die Belastung Ihrer Mitarbeitenden, was zu einer höheren Mitarbeitermoral führt. Des Weiteren verbessert IDP die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem das System ein zentrales Repository für Dokumente und Daten bereitstellt.
Möglich ist, dass Sie bereits eine OCR-Lösung für einen Teil Ihrer Dokumentenextraktion integriert haben. Das bedeutet allerdings nicht, dass dieses System das bestmögliche für Ihre Anforderungen darstellt. Wahrscheinlicher ist, dass die Möglichkeiten dieser Lösungen limitiert sind, denn die meisten:
- sind abhängig von Vorlagen und Regeln,
- ungeeignet für Dokumentvariation und
- deshalb höchst unflexibel.
Die Kernelemente der Parashift Intelligent Document Processing-Plattform und der Nutzen für Ihr Unternehmen
Ein Blick auf diese Weltkarte (gestützt auf die Daten von Analyst Everest Group) zeigt, wie rasant sich der Markt der Intelligent Document Processing (IDP)-Anbieter von 2019 bis 2022 entwickelt hat. Auch wenn die Technologien grundsätzlich die gleichen sind, so unterscheiden sich die verschiedenen Anbieter dennoch im Ansatz ihrer IDP-Plattform. Parashift nutzt beispielsweise einen innovativen Ansatz, indem die Lernmodelle nicht mit bestimmten Dokumententypen verknüpft sind, sondern stattdessen in Extraktionsentitäten unterteilt werden.
Das sind ein paar der Eigenschaften und Fähigkeiten, welche die Parashift IDP-Plattform von anderen Lösungen auf dem Markt unterscheidet:
Künstliche Intelligenz der nächsten Generation: Das Kernkonzept der Parashift IDP-Plattform ist das proprietäre Document Swarm Learning. Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, automatisch Hunderte von Dokumententypen zu klassifizieren und Dokumentendaten zu extrahieren. Die Machine Learning Algorithmen, welche das Document Swarm Learning antreiben, trainieren auf Milliarden von Datenpunkten und lernen kontinuierlich dazu – mit jedem Dokument, von jedem Kunden und aus jeder Industrie. Dazu werden die Dokumenttypen in einzelne Felder zerlegt, wodurch ein globales Datennetzwerk für beispiellose Out-of-the-Box-Funktionen entsteht. Die geteilten Learnings über alle Dokumenttypen, Kunden und Branchen hinweg sorgen für maximale Effizienz. Das stellt eine einzigartige Funktion in der IDP-Branche dar. Mit der KI-basierten Plattform von Parashift befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von mühsamen Arbeiten, senken Kosten und reduzieren Durchlaufzeiten.
Nahtlose Integration in Ihre Systeme: Die Parashift Plattform integrieren Sie nahtlos in Ihre bestehende Anwendungslandschaft. Intelligent Document Processing agiert dabei nie als Konkurrent zu anderen Lösungen, sondern verbessert vielmehr die vorhandenen Geschäftsanwendungen, Workflows und Dokumentenmanagementsysteme. Das Ergebnis: Ihre Anwendungen können plötzlich viel schneller und mit weniger Aufwand mit komplexen Dokumenten und unstrukturierten Daten arbeiten.
Sichere, DSGVO-konforme Cloud-SaaS-Lösung: DSGVO ist zentraler Bestandteil von allem, was Parashift macht. Deswegen ist die moderne Cloud-Infrastruktur vollständig DSGVO-konform. ISO27001- und HIPAA-konforme Rechenzentren machen Parashift zu einem sicheren IDP-Anbieter für Ihr Unternehmen, egal in welcher Industrie oder wo auf der Welt Sie sich befinden. Durch die Cloud-SaaS-Lösung kann Ihnen ein globaler Service mit einem Höchstmass an Sicherheit und kontinuierlichen Softwareverbesserungen garantiert werden.
No-Code Plattform: Neben den vortrainierten und direkt einsatzbereiten Standard Dokumenttypen, die Sie mit einem Klick aktivieren, erstellen Sie individuelle Dokumententypen einfach selbst. Und das dank dem No-Code-Ansatz komplett ohne die Hilfe von Experten oder Entwickler.
Für weit mehr als nur für Rechnungen: Die Rechnungsverarbeitung ist der gängigste Use Case. Während die Parashift IDP-Plattform selbstverständlich mit jeglichen Rechnungen umgehen kann, ist das bei weitem nicht die Grenze. Sie können damit genauso Verträge, Firmenpost, Fahrzeugscheine, Transportaufträge, Kreditanträge, Beschwerden, Patientenakten und viele weitere automatisiert erfassen und verarbeiten. Die Parashift Intelligent Document Processing wurde speziell für ständig variierende Layouts entwickelt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der IDP-Plattform von Parashift einen enormen Einfluss auf Ihren Geschäftserfolg hat:
- Sie integrieren die leistungsstarke Technologie einfach in ihre Softwarelandschaften, ohne dass Sie Ihre bewährten Geschäftsanwendungen ersetzen müssen.
- Sie verarbeiten in Zukunft hunderte verschiedene Dokumententypen automatisch – mit einer einzigen Lösung, über eine einzige Plattform.
- Dabei extrahieren Sie jeweils nur die für Sie relevanten Daten aus Dokumenten, darunter auch Positionsdaten.
- Individuelle Dokumenttypen konfigurieren Sie dank der einfach zu bedienenden No-Code Plattform praktisch ohne Aufwand – und komplett ohne IT-Spezialisten.
- Das globale Datennetzwerk (Document Swarm Learning) ermöglicht ein kontinuierliches Lernen über alle Dokumente und Kunden hinweg. Die Genauigkeit der Datenerfassung verbessert sich damit laufend und auf vollautomatische Weise.
Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung
Das Datenvolumen wird auch Zukunft nur noch weiter zunehmen. Somit steht jedes Unternehmen auch zukünftig vor der Herausforderung, auf unstrukturierte Daten zugreifen und diese verarbeiten zu müssen, um Geschäftsabläufe effizient voranzubringen. Nur mit einer Automatisierungslösung, die intelligent und fortschrittlich ist, können diese Herausforderungen gemeistert werden. Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung liegt in der weiteren Umsetzung und Adaption der intelligenten und fortschrittlichen Technologien.
