Die Menge an unterschiedlichen Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten, die bei Immobilienverwaltungen über die Jahre hinweg eingehen und in unterschiedlichen Softwaresystemen gespeichert sind, ist immens. Will nun ein Eigentümer die Verwaltung seiner Objekte zu einer anderen Immobilienverwaltung transferieren, resultiert daraus ein restloser Wechsel der Datenbestände. Oft gilt: Je grösser die Immobilienverwaltung, desto mehr Eigentümer, desto mehr Objekte, desto mehr Objektübernahmen, desto mehr Dokumente, desto grösser vorprogrammiertes Chaos. Wie der gesamte Ablauf rund um Objektübernahmen zwischen Immobilienverwaltungen auch geordneter über die Bühne gehen kann, soll dieser Artikel beleuchten.
Erhebliche Unterschiede in der Vorgehensweise
Eine der Visionen und Ziele einer Immobilienverwaltung dürfte sich mit ziemlicher Sicherheit um die strukturierte, detailgetreue Ablage aller Informationen rund um ihre Objekte drehen. Ein Albtraum eines jeden Immobilienverwalters hingegen ist eine unstrukturierte, unübersichtliche und gleichwohl hohe Anzahl an Dokumenten für ein oder mehrere Objekte. Dort ist es auch, wo sich die Spreu vom Weizen trennt. Besonders dann, wenn es um die Vorgehensweise und Nutzung von zeitgemässer Technologie bei Objektübernahmen zwischen Immobilienverwaltungen, und damit um den strukturierten Datenimport, geht.
Bei einer Objektübernahme durch eine Immobilienverwaltung werden sämtliche Datenbestände von der alten Immobilienverwaltung übernommen. Diese Datenbestände sind selbst bei kleineren und mittleren Immobilienverwaltungen mit kleinen bis mittleren Objekten, namentlich einzelnen Wohnhäusern, beachtlich. Je grösser und damit meistens auch ganz allgemein komplexer das Objekt, beispielsweise Wohnareale, grosse Einkaufszentren oder Mixed-Use Sites, desto grösser sind in der Regel auch die Datenbestände, desto grösser ist auch die Gefahr des Transfers von unstrukturierten Dokumenten und dadurch Verlust von wichtigen Teildaten und Informationen.
Wie schon kurz erwähnt, können bereits bei einzelnen Wohnhäusern die Anzahl der Dokumente und damit die Datenbestände rapide in die Höhe schiessen. Dies nimmt mit der Grösse und der Menge von Objekten logischerweise nur zu, die Dokumentenanzahl kann schnell in die mehrere Zehntausend reichen. Müssen diese Dokumente dann von der neuen Immobilienverwaltung den Objekten zugeordnet werden, ist dies vielleicht noch knapp machbar. Wenn es aber darum geht, jede einzelne Korrespondenz, die in der Vergangenheit, möglicherweise über Jahre oder gar Jahrzehnte, zwischen der alten Immobilienverwaltung und dem einzelnen Mieter ausgetauscht wurde, zuzuordnen, dann wird das zu einem beinahe unmöglichen Unterfangen. Der Aufwand ist extrem. Und dies schon nur bei einem einzelnen Mieter und einem einzelnen Objekt, geschweige denn bei Hunderten von Mietern und mehreren Objekten. Die Problematik ist hier, wichtige Detailinformationen aus den einzelnen Dokumenten zu verlieren, da keine Immobilienverwaltung die zeitlichen Ressourcen hat, einen solch immensen manuellen Aufwand betreiben zu können.
KI-basierte OCR als Brückenbauer bei Objektübernahmen
Die diversen Softwaresysteme, welche Immobilienverwaltungen nutzen, machen die Objektübernahme oftmals nicht praktischer, obwohl eigentlich genau auch dies zu deren Aufgaben gehören würde. KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) hingegen spielt hier in einer anderen Liga und gibt die Möglichkeit zum Durchatmen. Die Software durchforstet nicht nur Dokumente aller Art und damit das gesamte Archiv und die kompletten Datenbestände, sie klassifiziert und bereitet die Daten auch auf. Alle relevanten Daten, wie die für die Immobilienverwaltungen so essenziellen Details über jeden einzelnen Mieter mit genauem Betreff, wie beispielsweise alle über die Jahre eingegangenen Beschwerden, Schadenfälle oder sonstige Besonderheiten, werden extrahiert. Die Detailinformationen, welche sonst höchstwahrscheinlich verloren wären, sind per OCR-Lösung nicht nur gesichert, sondern im System der neuen Immobilienverwaltung auch perfekt strukturiert abgelegt. Wie wertvoll eben genau diese strukturiert abgelegten Detailinformationen von jedem einzelnen Mieter für die neue Immobilienverwaltung sind, zeigt sich spätestens dann, wenn irgendwelche Auskünfte aus vergangenen Korrespondenzen nicht gefunden werden können und mühsam und aufwendig beim Mieter nachgefragt werden muss. Welcher Mieter schlägt sich schon gerne mit solchen Dingen herum?
Um die strukturierte Objektübernahme zwischen Immobilienverwaltungen, bei der schliesslich alle Parteien profitieren, möglich zu machen, sollte also auf eine zeitgemässe Technologie, wie die KI-basierte OCR gesetzt werden. Nur so ist ein nahtloser Übergang der Objekte zwischen den Immobilienverwaltungen mit gleichzeitig kleinstmöglichem Aufwand gewährleistet.
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