In Teil 1 dieser Serie hat sich alles um die detaillierte Vorbereitung des Business Case für Ihre Automationsinitiative gedreht und was Sie unter anderem beachten müssen, bevor Sie das Gespräch mit Ihrem CFO suchen.

Nun ist die Zeit gekommen, Ihrem CFO die ausgeklügelte Automationsinitiative vorzustellen, um die Ausführung realisieren zu können. Doch Stopp, einen Moment. Die Zeit ist noch nicht reif für Ihre Präsentation. Egal wie raffiniert und durchdacht Ihre Automationsinitiative bereits ist, versetzen wir uns noch einmal in die Position Ihres CFO und dessen Verantwortung hinein, umso mehr noch in einer Situation, wie die der momentanen mit COVID-19. Wir können es drehen und wenden wie wir wollen, am Ende des Tages schwebt Ihrem CFO in grossen Buchstaben das Wort Risiko im Kopf herum. Für Sie als Initiator eines Business Cases zur Automatisierung in Ihrem Unternehmen heisst dies mit anderen Worten: Sie sind des CFO Risiko- und zugleich auch potenzieller Sicherheitsfaktor. Bevor Sie also bei ihm eintrudeln, setzen wir mit einer besseren Darlegung des strategischen Plans zur Risikominderung und optimierten Geschäftsergebnissen im zweiten Teil dieser Serie alles daran, Ihren CFO bestmöglich abzusichern.

Dazu begeben wir uns einmal mehr in dessen Kopf. Die Fragen zu den Risiken hinsichtlich Ihrer Automationsinitiative, die dort herumschwirren, könnten sich folgendermassen anhören:

  • Wie lange wird die Umsetzung dauern, bis wir aus der Automatisierung eine Wertschöpfung realisieren?
  • Wie sicher ist die Automatisierung durchführbar, auch mit Blick auf andere Prioritäten in unserem Unternehmen und auch mit Blick auf unsere Konkurrenz?
  • Wird das Change Management von unseren Mitarbeiter ohne grossen Problematiken akzeptiert und umgesetzt werden können?
  • Wie teuer wird der Change Management Prozess kurzfristig, wie teuer die Entwicklung und Verbesserung mittel- und langfristig?

Eines zeichnet sich hier schnell klar und deutlich ab: Das Risiko für Ihren CFO ist hoch. Andererseits muss gleichzeitig die Frage gestellt werden, welche Risiken in Zukunft drohen, wenn nicht heute in die Automatisierung investiert wird. Das Ziel muss also sein, einen strategischen Plan für die Automatisierung zu entwickeln, bei dem eine Risikominderung mit gleichzeitig optimierten Geschäftsergebnissen im Vergleich zum heutigen Status quo ersichtlich ist.

Der strategische Plan richtet sich an den finanziellen und nicht-finanziellen Leistungsindikatoren (KPI) aus, welche sich in Leistungs- und Mitarbeitermanagement unterteilen lassen, welche wiederum eine nachvollziehbare Sicht auf die gewollte Darstellung der Risikominderung verschafft. Gehen wir dementsprechend im ersten Schritt auf die einzelnen finanziellen Leistungsindikatoren im Leistungsmanagement ein, im zweiten Schritt auf die einzelnen nicht-finanziellen Leistungsindikatoren im Mitarbeitermanagement, mit Blick auf die jeweiligen Schlüsselfunktionen der Automatisierung und schlussendliches Resultat als Risikominderung und optimiertes Geschäftsergebnis:

  • Skalierbarkeit: Durch die Automatisierung werden umfassendere Einsichten gewonnen, was schnellere und genauere Entscheidungen zulässt = hohe Skalierbarkeit Ihres Unternehmens
  • Revenueoptimierungen: Prozessdurchlaufzeiten können durch die Automatisierung signifikant verkürzt werden = Potenzial für Umsatzwachstum durch Ausbau Geschäftsaktivitäten
  • Kostenoptimierungen: Durch die Automatisierung werden zeitaufwändige, zuvor manuell durch Mitarbeiter ausgeführte Arbeiten deutlich schneller und effizienter verarbeitet = Prozess- und Betriebskosten können gesenkt werden
  • Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien und Vorschriften: Durch die automatisierte Prozessverifizierung und -verarbeitung wird die Fehleranfälligkeit minimiert und die gesetzlichen Richtlinien und Vorschriften eingehalten = Risikominderung durch Fehlerresistenz

Vom Leistungsmanagement machen wir den Sprung nahtlos zu den nicht-finanziellen Leistungsindikatoren in das Mitarbeitermanagement und in die operative Implementierung der Automatisierungstechnologie, welche natürlich ebenso wichtig ist. Die Vorteile der Automatisierung für Mitarbeiter sind Ihnen offensichtlich, jedoch nicht unbedingt Ihren Kollegen und Mitarbeitern. Zumindest nicht initial. Stichwort ist hier die Angst vor Arbeitsplatzverlust aufgrund von Nichtwissen, was eine Automatisierung in Zukunft ändert und was nicht und welche Implikationen genau davon ausgehen. Eine klare Kommunikation ist hier essenziell, um ihnen sofort die erste Angst zu nehmen und im Gegenzug gleich auch die Vorteile darzulegen. Grundsätzlich: Mit offenen Karten spielen lohnt sich langfristig immer! Auch Ihr CFO wird diese Punkte nur zu gern aufnehmen, schliesslich ist eine konstruktive und motivierte Arbeitskultur das A und O eines erfolgreichen Unternehmens:

  • Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen: Durch die Automatisierung der mühsamen und langwierigen Arbeiten wird Mitarbeitern Zeit verschafft, die sie für Arbeiten, welche analytisches Denken erfordert, einsetzen können = Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dank fordernder Aufgaben und höherer Wertschätzung
  • Kundenservice verbessern: Durch die durch die Automatisierungen gewonnene Zeit können Mitarbeiter für einen besseren und effizienteren Kundenservice eingesetzt werden = Die Kundenzufriedenheit steigt und Mitarbeiter werden dadurch ebenso beeinflusst
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Durch die Verknüpfung der einzelnen Automatisierungen im Leistungs- und im Mitarbeitermanagement auf abteilungsübergreifender und unternehmensweiter Ebene kann das grosse Bild der umfassenden Automatisierung gezeichnet werden, in welchem die feinen Details zu grossen Unterschieden ersichtlich werden.

Im letzten Teil dieser Serie werden wir uns nun endlich mit der Ausführung Ihrer Automationsinitiative auseinandersetzen und wie dadurch Wertschöpfung für Ihr Unternehmen realisiert wird.