Ihren CFO von Ihrer Automationsinitiative überzeugen zu können, kann ein schwieriges Unterfangen sein. Insbesondere dann, wenn allgemein bereits ein starker Fokus auf Kostenoptimierungen gelegt wird. In dieser mehrteiligen Serie gehen wir spezifisch darauf ein, wie Sie es trotz aller Hürden schaffen können, Ihren CFO von Ihrer Automationsinitiative zu überzeugen.

Im ersten Teil schauen wir uns an, warum Sie in den Kopf Ihres CFO kommen und welche Punkte Sie besonders gut vorbereiten müssen, um Ihre Automationsinitiative überzeugend gestalten zu können, bevor Sie überhaupt das erste Gespräch mit Ihrem CFO suchen.

Dass eine möglichst umfassende und vollständige Automatisierung in Zukunft zu einer essenziellen Triebkraft der Produktivität in Unternehmen werden wird, mag für Sie als Initiator selbstverständlich sein, Ihr CFO schlägt sich jedoch noch mit ganz anderen Problemen herum. Für Sie ist es deshalb unerlässlich, Ihre Initiative souverän vorzubereiten, denn Ihr Ziel ist es, nach einem Budget zu fragen, das womöglich so noch nicht besteht.

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Diese Souveränität erreichen Sie, indem Sie sich möglichst genau in die Position Ihres CFO hineinversetzen. Sie müssen seine Perspektive und Denkweise einnehmen und sich fragen: Mit welcher Sichtweise geht unser CFO an Projekte ran, woher kommt er, wohin will er, worauf basieren seine Entscheidungen? Jeder CFO hat einen unterschiedlichen Hintergrund, was sich wiederum auf seine Tendenzen in der gesamten Entscheidungsfindung widerspiegeln wird. Kommt Ihr CFO aus einem operativen Aufgabenbereich, dann wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch seine Denkweise sehr operativ orientiert sein, beispielsweise, dass er genau wissen will, welche Effizienzsteigerung mit einer Automatisierung erreicht werden kann und inwiefern diese durch die kulturellen und organisatorischen Gegebenheiten unterstützt beziehungsweise umsetzbar ist. Hat Ihr CFO dagegen einen buchhalterischen Hintergrund, dann wird seine Sichtweise vermutlich stärker auf mögliche Risiken, die eine Automatisierung mit sich bringen kann, gerichtet sein. Bei einem CFO mit einem analytischen Hintergrund wird die Denkweise komplex, perspektivisch divers und datenorientiert sein. Je besser Sie Ihren CFO und dessen Neigungen in der Entscheidungsfindung bei neuen Projekten kennen, desto präziser werden Sie sich vorbereiten können und desto wahrscheinlicher werden Sie mit Ihrer Automationsinitiative überzeugend sein. Was alle CFO, ganz gleich welchen Hintergrunds, verbindet, ist, dass sie alle Kostenoptimierungen und ein Umsatzwachstum, gekoppelt mit möglichst wenig Risiko für das Unternehmen anstreben.

Ausschlaggebend ist natürlich die Unternehmensgrösse, aber in den seltensten Fällen ist der CFO alleiniger Entscheidungsträger, wenn es um grossflächige Projekte, wie das der Automatisierung geht. Dazu kommen andere Geschäftsbereiche, wie beispielsweise die IT, welche ebenfalls in die Entscheidungsfindung involviert ist. Gute Argumente für Veränderungen des bestehenden Geschäftsmodells sind entscheidend, weshalb Sie auf die folgenden Fragen genaue Antworten bereit halten müssen, immer im Hinterkopf die Hauptsorgen Ihres CFO namentlich Umsatzwachstum, Kostenoptimierungen, qualitative Verbesserungen und Risikominderung:

  • Wieso überhaupt Automatisierung?

Der erste und wichtigste Punkt in der Vorbereitung Ihrer Initiative ist, wieso überhaupt eine Automatisierung berücksichtigt werden sollte. Am besten kommen sie mit einem direkten Vergleich zwischen dem Status quo und was mit einer umfassenden Automatisierung erreicht werden kann. Haben Sie empirische Daten um Annahmen und Aussagen belastbar zu machen, sehr gut! So schaffen Sie Bewusstsein und wecken das Interesse am Thema.

  • Wieso die Automatisierung genau zum jetzigen Zeitpunkt?

Durch COVID-19 und deren Folgen scheint für Unternehmen eine Automatisierung nur noch an Gewicht gewonnen zu haben. Hier dürfen Sie ruhig mit einer gewissen Dringlichkeit argumentieren, um neben dem CFO auch weitere Bereiche der Geschäftsleitung von Ihrer Initiative zu überzeugen und der Budgetierung die Tore zu öffnen.

  • Wieso gerade Ihre Automatisierung?

Mit grösster Wahrscheinlichkeit hat Ihr CFO nicht auf Sie und Ihre Automationsinitiative gewartet beziehungsweise kommen gleichzeitig auch schon andere Projekte in Frage. Hier kommt es folglich wieder darauf an, wie umfassend und ausgeklügelt Ihre Automatisierung ist, welche abteilungsübergreifenden und komplexen Prozesse sie mit einschliessen kann und wie Sie das bezüglich Umsatzwachstum, Kostenoptimierungen, qualitativen Verbesserungen von Prozessen und Risikominderung präsentieren können.

Im zweiten Teil gehen wir auf die Ausführung Ihrer Automationsinitiative ein und wie damit Wertschöpfung und Umsatzoptimierungen mittel- und langfristig erreicht werden können.