Spezialisierte Dokumentenautomatisierungslösungen sind oft komplex und teuer. Zudem sind sie in ihren Anwendungsfällen stark eingeschränkt. Ganz anders sieht es mit Intelligent Document Processing (IDP) aus: Statt nur wenige Anwendungsfälle weist diese KI-gestützte Dokumentenverarbeitung eine enorme Vielseitigkeit auf. Das minimiert Betriebskosten und Prozesskomplexität, ganz gleich, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist.
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Inhalt
- Das Konzept von Intelligent Document Processing
- Use Cases mit Intelligent Document Processing
- A) Rechnungsverarbeitung für Buchhaltungsabteilungen
- B) Vertragsmanagement für Rechtsabteilungen
- C) Bearbeitung von Lebensläufen für Personalabteilungen
- D) Formularbearbeitung für Behörden
- E) Verarbeitung von Patientenakten für Gesundheitsdienstleister
- No-Code Plattform für schnelle Anpassungen
- Sicherheit und Compliance
- Der Mehrwert von IDP
1. Das Konzept von Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing (IDP) verarbeitet sämtliche Ihrer Dokumente auf intelligente Art und Weise. Dazu baut das System auf fortschrittliche Technologien, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Diese Technologien heissen Machine Learning, Deep Learning, Optical Character Recognition (OCR), Natural Language Processing und Computer Vision. IDP wird deshalb manchmal auch KI-OCR genannt.
Die Kombination ermöglicht die Fähigkeit, den Kontext der Daten aus Dokumenten zu verstehen. Egal, ob die Daten unstrukturiert und die Dokumente komplex sind. Das System klassifiziert die Dokumente und erfasst die Daten daraus, um sie dann in strukturierter Form in nachgelagerte Systeme auszuspielen. Des Weiteren lernt die IDP durch die KI-Technologien kontinuierlich mit jedem verarbeiteten Dokument dazu.
Neben dem Wegfallen von manuellen Arbeiten werden ausserdem neue Datenquellen erschlossen und die End-to-End Automatisierung in Unternehmen wird möglich. Erhöhte Effizienz und Kosteneinsparungen sind nur zwei der Vorteile, welche IDP Ihrem Unternehmen bringt.
2. Use Cases mit Intelligent Document Processing
Um Ihnen eine bessere Übersicht zu geben, welche Use Cases für Ihr Unternehmen von Relevanz sind, gehen wir im Folgenden auf einige davon ein.
A) Rechnungsverarbeitung für Buchhaltungsabteilungen
Das Erfassen von Rechnungsdaten gehört zu den alltäglichen Geschäftsprozessen von jedem Unternehmen dazu. Durch die oft manuelle Herangehensweise an diese Aufgaben wird Ihre Buchhaltungsabteilung allerdings unnötig überlastet. Sie tun also gut daran, Ihre hochqualifizierten Buchhaltungsteams davon loszulösen und stattdessen für wertvollere Arbeiten als die Rechnungserfassung einzusetzen.
Deshalb ist der Use Case schlechthin für Intelligent Document Processing derjenige der Rechnungen. Mit der KI-OCR entfallen teure Einrichtungs- und Trainingszeiten bei Änderungen von Lieferantendaten. Sie automatisieren mit der Out-of-the-Box-Lösung direkt ab Tag eins.
Haben Sie zusätzliche Fragen betreffend IDP für Rechnungen? Hier finden Sie alle Antworten darauf.
Vorteile mit IDP für die Rechnungsbearbeitung: Mit der KI-OCR reduzieren Sie Fehler und erhöhen gleichzeitig die Effizienz. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung sparen Sie bis zu 90% des manuellen Aufwands ein und Ihre Buchhaltungsteams gewinnen Agilität zurück.
B) Vertragsmanagement für Rechtsabteilungen
Das Vertragsmanagement ist eine knifflige Angelegenheit und kann bei falscher Handhabung für Ihr Unternehmen sehr schnell zu Problemen führen. Eines der grössten Probleme ist die mangelnde Sichtbarkeit von Daten für Ihre Rechtsteams, um schnell und präzise Entscheidungen zu treffen.
Auf der anderen Seite kann IDP zur automatischen Klassifizierung, intelligenten Datenextraktion und Speicherung der Daten in einem strukturierten Format verwendet werden. Das erleichtert Ihren Rechtsteams die Verfolgung und die Verwaltung der Verträge durch proaktives Handeln.
Vorteile mit IDP für das Vertragsmanagement: Mit IDP automatisieren Sie stark zeit- und arbeitsintensive Aufgaben wie die Erfassung von Vertragsdaten oder die Überprüfung der Verträge. Damit erhöhen Sie nicht nur die Effizienz erheblich und senken die Kosten, sondern minimieren auch das Risiko vor Fehler.
C) Bearbeitung von Lebensläufen für Personalabteilungen
Personalabteilungen erhalten oft ein beachtliches Volumen an Lebensläufen auf offene Stellen. Wenn die Überprüfung dieser durch die HR-Teams manuell erfolgt, ist dieser Prozess enorm zeitaufwendig und fehleranfällig. Hinzu kommt, dass Sie Ihre HR-Spezialisten möglichst für die persönlichen Interaktionen mit Kandidaten einsetzen möchten und nicht für triviale Erfassungsarbeiten.
Mit KI-OCR wird die Bearbeitung von Lebensläufen deutlich effizienter gestaltet. Damit kann Ihre Personalabteilung für die naheliegenden, zwischenmenschlichen Aufgaben eingesetzt werden.
Vorteile mit IDP für das Personalmanagement: Die automatische Erfassung aller relevanter Daten von Lebensläufen mit IDP hilft Ihrem HR-Team dabei, schnell und einfach qualifizierte Leute zu finden.
D) Formularbearbeitung für Behörden
Die Bevölkerung erwartet heute vom öffentlichen Sektor genauso schnelle Prozesse, wie sie das im Privatsektor gewohnt ist. Die Realität ist aber oft immer noch, dass manuelle Arbeiten diese Prozesse verlangsamen. So auch bei der Verarbeitung von Formularen. Mit KI-OCR hingegen können die Daten aus den Formularen und anderen Applikationen automatisch extrahiert und verarbeitet werden.
Vorteile mit IDP für Behörden: Mit IDP profitieren Behörden von Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen, was ein grosses Plus in der Bearbeitung von Formularen ist. Ausserdem können sich Mitarbeitende so wieder vermehrt auf den Kontakt und die Beziehung zu den Bürgern konzentrieren, was ein wichtiger Faktor darstellt.
Lesen Sie diese Case Study um zu erfahren, wie eine Behörde IDP nutzt, um Baugenehmigungen zu automatisieren.
E) Verarbeitung von Patientenakten für Gesundheitsdienstleister
Ein enormes Volumen an Dokumenten in sowohl Papier als auch in elektronischer Form hindert Sie als Gesundheitsdienstleister bei der effizienten Verarbeitung von Patientenakten. Hinzu kommt, dass verschiedene Formate die Bearbeitung mit einer herkömmlichen Automatisierungslösung verunmöglichen.
Erst mit der leistungsstarken IDP-Lösung können Sie alle relevanten Daten aus den Patientenakten automatisch erfassen und in strukturierter Form ausgeben.
Vorteile mit IDP für die Verarbeitung von Patientenakten: Mit IDP können die essenziellen Daten aus den Patientenakten mit erhöhter Genauigkeit und Effizienz extrahiert werden. Dadurch können Gesundheitsdienstleister bessere klinische Entscheidungen treffen und eine bessere Patientenversorgung gewährleisten.
Lesen Sie diese Case Study um zu erfahren, wie ein Krankenversicherer IDP einsetzt, um die Prozessgenauigkeit zu erhöhen.
3. No-Code Plattform für schnelle Anpassungen
Die Parashift IDP-Plattform ist nach dem No-Code-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie für die Bedienung der Plattform keine Programmierkenntnisse benötigen, was ein grosses Plus ist. Falls Sie neben den hunderten Standard Dokumenttypen zusätzlich individuelle Dokumenttypen brauchen, klicken Sie diese ganz einfach selbst zusammen. Über die moderne Benutzeroberfläche der No-Code Plattform können Sie Dokumententypen entweder von Grund auf neu erstellen oder auf Basis der Standard Dokumententypen umändern.
Das bedeutet, dass Standard-Datenpunkte wie beispielsweise Sender und Empfänger oder Dokumenttdatum via Drag & Drop zu einem neuen, individuellen Dokumententypen konfiguriert werden können. Damit verkürzen Sie die Time-to-Value signifikant und sorgen für einen schnellen ROI.
So passen Sie Dokumente nach Bedarf mit wenigen Klicks und ohne IT-Kenntnisse an.
4. Sicherheit und Compliance
Da Sie in Ihrem Unternehmen sensible Dokumente mit sensiblen Daten verarbeiten, sind Sicherheit und Compliance das Allerwichtigste. Das ist es auch für Parashift:
Parashifts moderne Cloud-Infrastruktur ist vollständig EU-DSGVO-konform. Kunden weltweit nutzen Parashift für ihre sensibelsten Daten. EU-DSGVO und Datensicherheit sind deshalb zwei der wichtigsten Eigenschaften von Parashift. Die Plattform läuft in ISO27001, ISO27017, ISO27110, ISO27018, SOC 1/2/3, PCI DSS, CSA STAR und HIPAA-konformen Rechenzentren, was sie zu einem sicheren Anbieter für Ihre Dokumentenextraktion macht. Weitere Informationen betreffend Sicherheit und Compliance finden Sie hier.
5. Der Mehrwert von IDP
Ganz egal also, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, mit Intelligent Document Processing verbessern Sie Ihre Prozesse gewaltig. Integrieren Sie die vielseitigste Dokumentenextraktionsplattform in Ihr Unternehmen und minimieren Sie sowohl die Betriebskosten als auch die Komplexität der Prozesse deutlich.
