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Verschwenden Sie kein Geld mehr mit der manuellen Rechnungsverarbeitung – automatisieren Sie mit KI-OCR

Die Rechnungsverarbeitung ist für die Kreditorenbuchhaltung und den Rechnungsworkflow eines jeden Unternehmens von zentraler Bedeutung. Dennoch behindern manuelle Prozesse Mitarbeitende bei der schnellen Erfassung von Rechnungsdaten und der akkuraten Verarbeitung der Rechnungen. Laut einer Studie vom Forschungsunternehmen Ardent Partners ist die grösste Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2022, dass die Rechnungsfreigaben zu lange dauern. Diese Studie mit Blick auf Kundenbeziehungen unterstreicht das: Mit 84,4 % legen Lieferanten den grössten Wert darauf, dass die Zahlungsabwicklung rasch und reibungslos erfolgt.

Nur mit einer KI-gestützten Kreditorenbuchhaltungssoftware ist ein Workflow für Unternehmen möglich, der die Mitarbeiter entlastet. Das verbessert nicht nur die Kundenbeziehungen, sondern auch die betriebliche Effizienz.

Inhalt

1. Die Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung

– Langsamer Eingangsrechnungsprozess
– Risiken durch Fehleranfälligkeit
– Keine fristgerechte Zahlungen

2. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit Intelligent Document Processing

3. 5 Gründe, warum die Parashift IDP Plattform die richtige Lösung für Ihre automatische Rechnungsverarbeitung ist

– Cloud-Lösung für die Invoice OCR
– Vollständig DSGVO-konforme Cloud-Plattform
– Einzigartige Document Swarm Learning-Technologie
– Individuelle Felder auf Rechnungen mit einem Klick konfigurieren
– Optional: Vollvalidierung für Rechnungen

4. Parashift IDP: Exzellent für Ihre Rechnungen und Hunderte andere Geschäftsdokumente


Whitepaper

1. Die Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung

Jeder Prozess im Unternehmen birgt seine eigenen Herausforderungen. Das ist auch beim Rechnungsbearbeitungsprozess nicht anders. Rechnungen digital und in Papierform, in strukturierter oder in unstrukturierter Form führen zu verschiedenen Komplikationen bei der Erfassung und Verarbeitung. Falls Sie bereits eine Automatisierungslösung integriert haben, stehen die Chancen gut, dass diese gar nicht oder nur schlecht funktioniert. Was oft bleibt, ist die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten in ein ERP-System durch Mitarbeitende. Eine Verringerung der betrieblichen Effizienz ist die logische Konsequenz daraus.

Langsamer Eingangsrechnungsprozess

Das Hauptproblem ohne leistungsstarke, digitale Rechnungsverarbeitung ist also, dass Ihre Mitarbeitende Daten aus Rechnungen manuell überprüfen und in ein ERP-System eintippen müssen. Der gesamte Eingangsrechnungsprozess wird sehr langsam und benötigt Unmengen an Ressourcen, meist in Form von zusätzlichen Mitarbeitenden.

Langsamer Eingangsrechnungsprozess = hoher Kosten- und Zeitaufwand

Risiken durch Fehleranfälligkeit

Ein weiteres zentrales Problem bei der manuellen Eingabe von Daten aus Rechnungen ist die hohe Fehleranfälligkeit. Menschen werden nach Dutzenden von eingetippten Rechnungen von Natur aus ungenau. Die Fehleranfälligkeit führt zu hohen Risiken und aufwendigen Korrekturen.

Mehr manuelle Berührungspunkte = höheres Risiko für Ungenauigkeiten und Fehler in der Rechnungsverarbeitung

Keine fristgerechte Zahlungen

Die langsamen Bearbeitungszeiten und der langsame Eingangsrechnungsprozess führt zwangsläufig zu Verzögerungen in der Kreditorenbuchhaltung. Daraus entsteht das Problem, dass Zahlungen nicht fristgerecht getätigt werden. Das bedeutet nicht nur, dass von Skonto nicht profitiert wird, sondern auch, dass teure Verzugszinsen entstehen und das Lieferantenverhältnis darunter leidet.

Keine fristgerechten Zahlungen = Skonto wird nicht genutzt

2. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit IDP

Die Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung sind allgegenwärtig und die Integration einer Automatisierungslösung ist für Ihr Unternehmen unumgänglich. Anbieter für die digitale Rechnungsverarbeitung gibt es einige auf dem Markt. Die Frage, welche Lösung die beste Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist, erübrigt sich angesichts der Vorteile von KI OCR, auch Intelligent Document Processing (IDP) genannt, schnell.

IDP verbindet verschiedene KI-Technologien wie Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing und Computer Vision miteinander. Die IDP-Lösung erfasst automatisch Daten aus Rechnungen mit unterschiedlichen Dokumentenlayouts. Diese gibt sie, wiederum automatisiert, in Systeme wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics und Sage weiter.

Im Gegensatz zu herkömmlicher Rechnungsverarbeitung OCR bietet IDP so deutlich mehr Flexibilität bei der Erfassung von Rechnungen. Egal ob diese in strukturierter, semi-strukturierter oder komplett unstrukturierter Form in Ihrem Unternehmen eingehen und ist zudem in der Lage, auf Grundlage von Daten zu lernen und sich so automatisch laufend zu verbessern.

Intelligent Document Processing verbindet umfassende KI-Technologien, die den Kontext aus Dokumenten verstehen. Die automatische Verarbeitung von strukturierten, semi-strukturierten und unstrukturierten Dokumenten ermöglicht Unternehmen so eine End-to-End-Automatisierung.

Blick auf die UI: So einfach nutzen Sie die Parashift IDP Plattform

3. 5 Gründe, warum die Parashift IDP Plattform die richtige Lösung für Ihre automatische Rechnungsverarbeitung ist

Intelligent Document Processing ist die Lösung für Ihre automatische Rechnungsverarbeitung. IDP ist aber nicht gleich IDP. Die Anbieter von digitalen Rechnungsverarbeitungen unterscheiden sich stark, was Möglichkeiten und Funktionen angeht. Die IDP-Lösung von Parashift nutzt verschiedene KI-Technologien und einzigartige Features, um die gesammelten Daten sinnvoll zu nutzen und die bestmögliche Extraktionsleistung für die Rechnungsbearbeitung zu erzielen.

Im Folgenden gehen wir auf die immensen Vorteile und einzigartigen Funktionen der Parashift IDP Plattform für Ihre automatische Eingangsrechnungsverarbeitung ein:

1- Cloud-Lösung für die Invoice OCR

Die Parashift IDP Plattform ist eine Cloud-first-Lösung, weil die Cloud-Infrastruktur das zuverlässigste Medium. So profitieren Sie von einer global skalierbaren Lösung, die mit einem Höchstmass an Sicherheit durch die kontinuierlichen Softwareverbesserungen daherkommt. Ihr Unternehmen wird bei Dokumenterweiterungen und Verbesserung der Extraktionsperformance dank des Cloud-first-Ansatzes von langen Projektarbeiten verschont.

Zudem hängt die erfolgreiche Anwendung der leistungsstarken KI-Technologien stark von einem konstanten und nahtlosen Kommunikationsfluss zwischen Benutzern und Server ab, wofür einzig eine Cloud-Lösung in Frage kommt.

2- Vollständig DSGVO-konforme Cloud-Plattform

Die moderne Cloud-Infrastruktur von Parashift ist vollständig DSGVO-konform, was sie für Unternehmen jeder Branche und weltweit sicher macht. ISO27001- und HIPAA-konforme Rechenzentren machen Parashift zu einem sicheren Anbieter für digitale Rechnungsverarbeitung. Nähere Informationen betreffend Sicherheit und Compliance finden Sie hier.

3- Einzigartige Document Swarm Learning-Technologie

Das Herzstück der Parashift IDP Plattform ist die proprietäre Document Swarm Learning-Technologie. Dieser neuartige Ansatz zur Lösung der Dokumentenextraktion ist der erste seiner Art auf dem Markt. Durch modernste KI-Technologien für die Erfassung, Klassifikation und Extraktion unstrukturierter Dokumente wie Rechnungen, verbunden mit dem Cloud-first-Ansatz, wird ein globales KI-Training über alle Kunden und über Milliarden von Datenpunkten hinweg erreicht. Das garantiert eine kontinuierlich besser werdende Rechnungsverarbeitung OCR.

Zudem eröffnet sich dank dem innovativen Ansatz die Möglichkeit der Kosten- und Aufwandsverteilung mit allen anderen Benutzern der IDP Plattform. Die technologischen Fortschritte der KI-OCR werden fortlaufend durch alle in der Cloud verarbeiteten Dokumente erzielt und unmittelbar mit allen Kunden im Netzwerk geteilt. Das plattformweite Lernen bringt drei Hauptvorteile für Ihren digitalen Rechnungseingang hervor:

  • Höchste Erkennungsraten für komplett unbekannte Rechnungen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumentenlayouts (egal, ob strukturiert oder komplett unstrukturiert)
  • Die KI-OCR verbessert sich kontinuierlich durch die Eingangsrechnungsverarbeitung aller Kunden
  • Mehr Trainingsdaten generieren eine immer bessere Rechnungsverarbeitung OCR

4- Individuelle Felder auf Rechnungen mit einem Klick konfigurieren

Die Parashift IDP Plattform ist strikt nach dem No-Code-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitende für die Bedienung der Plattform keine Programmierkenntnisse haben müssen. Wenn Sie Rechnungen haben, bei denen Sie individuelle Felder konfigurieren wollen, machen Sie das direkt auf der Plattform und mit ein paar wenigen Klicks.

5- Optional: Vollvalidierung für Rechnungen

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in den Buchhaltungs-Teams nicht nur von sämtlichen manuellen Arbeiten in der Rechnungsbearbeitung, sondern auch jeglicher Validierung von Rechnungsdaten loslösen wollen, bietet Parashift die Option der Vollvalidierung. Damit beziehen Sie durch einen Parashift BPO Partner vollständig validierte Rechnungsdaten über die API. So sichern Sie sich die 100%ige Eliminierung aller manuellen Arbeiten und Straight-Through-Processing (STP) für Ihre Rechnungen.

In der Übersicht: Vorteile für Sie mit der Integration der Parashift IDP Plattform:

  • Setzen Sie hochqualifizierte Mitarbeiter für wichtige Arbeiten ein: Mit der Parashift IDP-Lösung lösen Sie Ihre hochqualifizierten Mitarbeitenden von mühsamen und fehleranfälligem Abtippen von Rechnungsdaten los und setzen sie stattdessen für wichtigere Arbeiten ein.
  • Einfache Bedienung der IDP Plattform: Individuelle Felder für Ihre Rechnungen konfigurieren Sie mit einem Klick direkt auf der Plattform. Dank No-Code ohne, dass Sie dafür IT-affin sein müssen.
  • Document Swarm Learning: Durch die einzigartige Document Swarm Learning-Technologie werden maximale Lernsynergien über alle Rechnungen und weiteren Dokumente hinweg erreicht. In Zahlen bedeutet dies 15x schneller und 30x bessere Resultate für Ihre automatisierte Rechnungsverarbeitung.
  • Maximale Flexibilität und Agilität: Die IDP-Lösung in der Cloud bringt Ihnen maximale Flexibilität und Agilität, was die Skalierung ihrer Anforderungen betrifft.
  • Minimale Time-to-Solution: Integrieren Sie die Parashift IDP Plattform ganz einfach in eines der gewünschten Drittsysteme. Oder alternativ über die REST-API in Ihre eigene Anwendung.
  • Stets transparente Betriebskosten: Keine versteckten Gebühren und keine jährlichen Wartungskosten – Sie bezahlen nur für das, was Sie auch nutzen.

Unternehmen, welche die Parashift IDP Plattform zu ihrer strategischen Zentrale für die Rechnungsbearbeitung und alles Weitere rund um die Dokumentenextraktion machen, beschleunigen ihre End-to-End-Automatisierungsbemühungen erheblich.

4. Parashift IDP: Exzellent für Ihre Rechnungen und Hunderte andere Geschäftsdokumente

Parashift ist nicht nur eine hervorragende Automatisierungslösung für Ihre Rechnungsverarbeitung, sondern eignet sich ebenfalls bestens für die automatisierte Verarbeitung von Hunderten anderen Geschäftsdokumenten. Darunter finden sich beispielsweise BestellungenPensionskassenausweiseLieferscheine sowie viele weitere. Zögern Sie also nicht, uns von Ihrem Automatisierungsprojekt zu erzählen; wir helfen Ihnen gerne weiter.

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