In dieser Blogserie thematisieren wir Procure to Pay (P2P)-Dokumente, die Grossunternehmen im P2P-Prozess verarbeiten. Zukunftsorientierte Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der gängigsten P2P-Dokumente und die Bereitstellung strukturierter Daten, womit Grossunternehmen die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung bedeutend steigern können.

Die Bestellung ist das wichtigste Dokument im gesamten P2P-Prozess. Auf der einen Seite gibt sie dem Verkäufer klare Vorgaben, auf der anderen Seite liefert die Bestellung dem Käufer die genauen Einzelheiten, was zuvor vereinbart wurde. Die Bestellung wird während dem gesamten P2P-Prozess immer wieder verwendet. Gut also, wenn Mitarbeitende in Grossunternehmen Bestellungen nicht manuell auslesen müssen.

Zu einem Grossteil ihrer Lieferanten und Kunden pflegen Grossunternehmen direkte EDI-Schnittstellen. Dennoch bleiben weiterhin Lieferanten und Kunden übrig, die nicht über EDI-Schnittstellen miteinander verbunden sind und Bestellungen über Email, PDF oder gar physisch senden. Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht hier trotzdem die automatische Erfassung von Bestellungen.

Ohne Intelligent Document Processing: Bestellungen müssen manuell ausgelesen werden

Bestellungen machen den gesamten P2P-Prozess sowohl für Käufer als auch für Verkäufer deutlich übersichtlicher. Fehlen direkte Schnittstellen von Grossunternehmen zu Kunden oder Lieferanten, müssen Bestellungen jedoch von Mitarbeitenden manuell erfasst und in ERP-Systeme eingegeben werden. Das bringt einige Nachteile mit sich, darunter unter anderem die folgenden:

  • Statt Mitarbeitende für wertbringende Arbeiten einzusetzen, werden sie für mühsame Tätigkeiten beansprucht.
  • Viele verschiedene Systeme, manuelle Abläufe und die zahlreichen involvierten Mitarbeitenden erhöhen das Risiko auf Fehler bei der Erfassung von Bestellungen.
  • Der P2P-Prozess in Grossunternehmen leidet und eine Steigerung der betrieblichen Effizienz ist so nicht möglich.

Mit Intelligent Document Processing: Positionsdaten in Bestellungen automatisiert auslesen

Bei Kunden und Lieferanten, zu denen Grossunternehmen keine EDI-Schnittstellen haben, kommt Intelligent Document Processing (IDP) zum Zug. Alle relevanten Daten aus den Bestellungen, egal ob diese physisch oder digital eingehen, werden ausgelesen. Selbstverständlich werden alle Kopfdaten und generellen Informationen auf der Bestellung automatisiert extrahiert:

Kopfdaten: Adresse und Angaben des Lieferanten und Empfängers, etc.

Generelle Informationen: Bestellnummer, Datum, Lieferantennummer, MwSt.-Nummer, etc.

Zudem können mit der IDP-Lösung auch sämtliche Positionsdaten auf einer Bestellung automatisch extrahiert werden, damit diese für den Abgleich beispielsweise mit der Auftragsbestätigung, dem Lieferschein oder der Rechnung genutzt werden können.

Wie auf dem Foto von der IDP-Plattform zu sehen, werden alle einzelnen Positionsdaten jedes einzelnen Artikels automatisch ausgelesen. So können sie in strukturierter Form in das ERP-System weitergegeben werden:

Positionsdaten: Artikelposition, Titel und Beschreibung jedes einzelnen Artikels, Lieferanten-Artikelnummer, Kunden-Artikelnummer, Lieferdatum, Menge, Einzelpreis, etc.

Die Integrierung von Intelligent Document Processing im P2P-Prozess führt zu einigen Vorteilen für Grossunternehmen, darunter unter anderem die folgenden:

  • Die IDP-Lösung wird komplementär zu bereits bestehenden P2P-Lösungen integriert und ergänzt damit beispielsweise EDI-Systeme.
  • Die IDP-Lösung funktioniert out-of-the-box und ohne initiales Trainingsprojekt.
  • Die IDP-Lösung steigert die betriebliche Effizienz des gesamten P2P-Prozesses in Grossunternehmen.
  • Mit der IDP-Lösung kann ein sonst womöglich notwendiger Mitarbeiterzuwachs vermieden werden.

P2P-Dokumenttypen innert Minuten anpassen

Damit Grossunternehmen volle Flexibilität haben, können P2P-Dokumente ganz einfach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch Löschen oder Hinzufügen von Feldern werden diese individuell angepasst. Mit der benutzerfreundlichen, No-Code IDP-Plattform erstellen Grossunternehmen so auch eigene Dokumenttypen innert kürzester Zeit selbst.