In dieser Blogserie thematisieren wir Procure to Pay (P2P)-Dokumente, die Grossunternehmen im P2P-Prozess verarbeiten. Zukunftsorientierte Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der gängigsten P2P-Dokumente und die Bereitstellung strukturierter Daten, womit Grossunternehmen die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung bedeutend steigern können.

Eines der am meist verarbeiteten Dokumente im Procure to Pay (P2P)-Prozess in Grossunternehmen ist und bleibt die Rechnung. Genau hier ist dann auch das Risiko von Fehlern im Prozess und grossen Ineffizienzen in der gesamten Rechnungsverarbeitung am höchsten, was zu unerwünschten Kosten führt.

Mit der Integration von leistungsstarker Intelligent Document Processing (IDP) in die bereits bestehende Softwarelandschaft können Grossunternehmen hingegen aus sämtlichen Rechnungen alle relevanten Daten automatisch in strukturierter Form auslesen. Zudem ist die Möglichkeit der optionalen Vollvalidierung ein weiteres Plus mit enormem Mehrwert. So ist eine durchgängige Rechnungsverarbeitung möglich, was Agilität und betriebliche Effizienz in den P2P-Prozess von Grossunternehmen zurückbringt.

Ohne Intelligent Document Processing: Probleme mit Rechnungen im P2P-Prozess von Grossunternehmen

Die genaue Extraktion der relevanten Daten aus Rechnungen heraus ist fundamental für den P2P-Prozess und die Kreditorenbuchhaltung von Grossunternehmen. Verschiedene Faktoren, darunter unter anderem die folgenden, beeinträchtigen jedoch eine effiziente Rechnungsverarbeitung:

– Komplexität im P2P-Prozess: Ausgelöst durch die vielen einzelnen Prozesse, die in Grossunternehmen ablaufen und an denen zahlreiche Mitarbeitende beteiligt sind, erhöht sich die Komplexität.

– Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung sind zwei unterschiedliche Abteilungen: Das kann zu Missverständnissen, potenziellen Fehlern und grossen Ineffizienzen im P2P-Prozess führen.

– Herkömmliche Automatisierungslösungen: Bei herkömmlichen oder nur teils vorhandenen Automatisierungslösungen wird das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten in ERP-Systeme zur kostspieligen Angelegenheit.

Mit Intelligent Document Processing: Grossunternehmen lesen Rechnungen automatisiert aus

Mit leistungsstarker Intelligent Document Processing (IDP) war die Rechnungsextraktion noch nie einfacher. Grossunternehmen integrieren die IDP-Lösung nahtlos in ihre bestehende Softwarelandschaft (RPA, ERP, BPM, etc.). Basierend auf den exakt extrahierten Positionsdaten sind Grossunternehmen im Stande, die Rechnungen vollautomatisch durchbuchen zu können. Alternativ ermöglichen die Positionsdaten beispielsweise ebenfalls, die Rechnung direkt gegen die interne Bestellung abzugleichen und zu kontrollieren, ob der Lieferant auch wirklich zu den Konditionen verrechnet hat, zu denen bestellt wurde.

Wie im Beispielfoto von der IDP-Plattform zu sehen, können Grossunternehmen sämtliche relevanten Informationen aus Rechnungen im P2P-Prozess automatisiert auslesen. Neben Adressen und generellen Informationen können mit der IDP-Lösung auch alle Positionsdaten aus den Rechnungen automatisiert extrahiert werden:

Positionsdaten: Bezeichnung, Artikelnummer, Einheit, Menge, Einzelbetrag, Totalbetrag, etc.

Mit Vollvalidierung: Maximale Reduzierung des Arbeitsaufwands

Die IDP-Lösung liefert Grossunternehmen alle relevanten Daten aus den Rechnungen in strukturierter Form und bester Qualität. Um den Arbeitsaufwand maximal zu reduzieren, haben Grossunternehmen bei Rechnungen die Möglichkeit, optional die Vollvalidierung zu wählen.

Damit entfällt jegliche Datenvalidierung. Die Kreditorenbuchhaltung in Grossunternehmen wird so mit perfekter Genauigkeit neu definiert.

P2P-Dokumenttypen innert Minuten anpassen

Damit Grossunternehmen volle Flexibilität haben, können Standard-Dokumenttypen wie P2P-Dokumente ganz einfach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch Löschen oder Hinzufügen von Feldern werden diese individuell abgeändert. Dank der benutzerfreundlichen Plattform können Grossunternehmen so auch eigene Dokumenttypen innert kürzester Zeit selbst erstellen.

In Teil 3 der P2P-Blogserie befassen wir uns mit der automatisierten Erfassung und Verarbeitung von Angeboten mit Intelligent Document Processing.