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Blogserie P2P: Grossunternehmen automatisieren ihren P2P-Prozess mit Intelligent Document Processing (IDP) – Lieferscheine

In dieser Blogserie thematisieren wir Procure to Pay (P2P)-Dokumente, die Grossunternehmen im P2P-Prozess verarbeiten. Zukunftsorientierte Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der gängigsten P2P-Dokumente und die Bereitstellung strukturierter Daten, womit Grossunternehmen die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung bedeutend steigern können.

Nach einer Bestellung geht die Ware beim Grossunternehmen ein – zusammen mit dem Lieferschein. Ein Mitarbeitender muss diesen nun mit der Bestellung abgleichen und kontrollieren, ob die Daten übereinstimmen. Wenn das in Grossunternehmen manuell abläuft, führt dies nicht nur zu überhöhter Fehleranfälligkeit, es verlangsamt zudem den gesamten P2P-Prozess unnötig.

Unnötig deshalb, weil mit Intelligent Document Processing (IDP) eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung verfügbar ist. Damit werden Mitarbeitende in Grossunternehmen vom manuellen Abgleich des Lieferscheins mit der Bestellung befreit und nur noch bei Abweichungen gezielt informiert. Dank der leistungsstarken KI-Technologien ist mit IDP die automatische Erfassung und der automatische Abgleich des Lieferscheins mit der Bestellung möglich.

Im vierten Teil der P2P Blogserie sind wir auf die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in Grossunternehmen eingegangen.

Lieferschein als entscheidendes Dokument im P2P-Prozess

Der Lieferschein gibt Grossunternehmen einen genauen Überblick darüber, ob die richtigen Waren aus der ursprünglichen Bestellung in der Lieferung enthalten sind oder auch, ob zu wenig oder zu viel geliefert wurde. Um sicherzustellen, dass die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt, müssen die Daten auf dem Lieferschein mit der Bestellung abgeglichen werden.

Der Abgleich erfolgt in vielen Grossunternehmen manuell, weil Automatisierungslösungen fehlen, die mit den zahlreichen verschiedenen Dokumenttypen im P2P-Prozess zurechtkommen. Dementsprechend ist dieser Prozessschritt einerseits mit einem erheblichen Aufwand für Mitarbeitende verbunden, andererseits ist das Risiko des Übersehens von Abweichungen gross.

Lieferscheine mit Intelligent Document Processing automatisieren

Mit der Automatisierung durch Intelligent Document Processing (IDP) hingegen werden manuelle Eingriffe auf ein absolutes Minimum reduziert. Bei Abweichungen von Daten auf dem Lieferschein zur eigentlichen Bestellung poppt automatisch eine Nachricht im System auf und benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter. So können die Fehler ganz gezielt ausgemacht und Lieferanten informiert werden.

Mit IDP können neben den wichtigen Kopfdaten auf dem Lieferschein wie Lieferschein- und Bestellnummer auch alle Positionsdaten automatisch extrahiert werden. Gerade die Menge der gelieferten Artikel und die Einheit ist dabei für Grossunternehmen natürlich essenziell. Wie auf dem Foto von der Parashift IDP-Plattform zu sehen, sind das unter anderem folgende Positionsdaten, die mit IDP automatisch aus den Lieferscheinen ausgelesen werden:

Positionsdaten: Lieferdatum, Titel und Beschreibung, Artikelnummer, Kundenartikelnummer, Menge, Einheit, etc.

Jede einzelnen Positionsdaten werden mit IDP in strukturierter Form aus den Lieferscheinen ausgelesen und können automatisch mit der Bestellung abgeglichen werden. Mit den zuvor bereits automatisierten und in strukturierter Form vorhandenen Angeboten und Rechnungenkönnen Grossunternehmen ihren P2P-Prozess so durchgängig automatisieren.

P2P-Dokumenttypen innert Minuten anpassen

Damit Grossunternehmen volle Flexibilität haben, können P2P-Dokumente ganz einfach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch Löschen oder Hinzufügen von Feldern werden diese individuell angepasst. Mit der benutzerfreundlichen No-Code IDP-Plattform erstellen Grossunternehmen so auch eigene Dokumenttypen innert kürzester Zeit selbst.

Teil 1 der P2P Blogserie verpasst? Den Artikel über Bestellungen können Sie hier nachlesen.

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