In dieser Blogserie thematisieren wir Procure to Pay (P2P)-Dokumente, die Grossunternehmen im P2P-Prozess verarbeiten. Zukunftsorientierte Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der gängigsten P2P-Dokumente und die Bereitstellung strukturierter Daten, womit Grossunternehmen die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung bedeutend steigern können.

Die Bestellung ist das wahrscheinlich wichtigste Dokument im P2P-Prozess (aus Sicht der Kreditorenbuchhaltung die Rechnung). Damit ein Grossunternehmen bestellen kann, braucht es natürlich erst einmal verschiedene Angebote von verschiedenen Lieferanten. Während ein Teil der Lieferanten mit dem Grossunternehmen über direkte Schnittstellen verbunden ist, bleibt immer noch ein Teil übrig, die ihre Angebote als PDFs über E-Mail oder gar per Post senden.

Ist dem so, kommen Mitarbeitende im P2P-Prozess nicht an der manuellen Erfassung der Angebote und dem Abgleichen vorbei. Zumindest dann nicht, wenn Grossunternehmen keine intelligenten Automatisierungslösungen wie Intelligent Document Processing (IDP) für die Erfassung und Verarbeitung der Angebote berücksichtigen.

Im zweiten Teil der P2P Blogserie sind wir auf die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen in Grossunternehmen eingegangen.

Angebote manuell erfassen = zeit- & kostenaufwendig

Ein Kunden- oder Fertigungsauftrag geht im Grossunternehmen ein. Nun müssen Anfragen an Lieferanten ausgesendet werden, damit Angebote von Lieferanten reingeholt werden können, welche nicht auf direktem Weg mit dem Grossunternehmen verbunden sind. So können verschiedene Angebote basierend auf Prioritäten wie:

  • Preise
  • Liefertermine
  • etc.

verglichen, der gewünschte Lieferant mit den besten Konditionen ausgewählt und die Bestellung erstellt werden.

Das Problem dabei: Die Angebote von Lieferanten reinzuholen und dann miteinander abzugleichen ist nicht nur ein mühsames und wiederkehrendes Unterfangen für Mitarbeitende, sondern auch äusserst zeit- und kostenaufwendig. Nicht das, was Grossunternehmen heute in einem modernen P2P-Prozess wollen. Und auch nicht das, was mit relativ wenig finanziellem und zeitlichem Aufwand eigentlich möglich ist. Die Rede ist von Intelligent Document Processing (IDP) für die automatische Erfassung, Verarbeitung und Abgleichen der eingehenden Angebote.

Mit IDP: Angebote automatisch auslesen und abgleichen

Mit Intelligent Document Processing (IDP) wird genau das für Grossunternehmen im P2P-Prozess möglich. Statt manuelles Erfassen und Abgleichen lautet die Devise automatisieren.

Wie auf dem Foto von der IDP-Plattform zu erkennen, werden dabei sämtlichen relevanten Daten aus den Angeboten ausgelesen. Das gilt ebenfalls für komplett unstrukturierte und handschriftliche Dokumente. Neben den Kopfdaten werden alle Positionsdaten wie folgt automatisch ausgelesen:

Positionsdaten: Artikel, Beschreibung, Lieferantenartikelnummer, Kundenartikelnummer, Einheit, Menge, Preis/Einheit, Rabatt, Gesamtbetrag, etc.

Mit den strukturierten Daten aus den verschiedenen Angeboten können Grossunternehmen nun, ebenfalls automatisiert, die Angebote im ERP-System miteinander abgleichen. Damit kann der beste Lieferant innert kürzester Zeit identifiziert und die Bestellung erstellt werden.

P2P-Dokumenttypen innert Minuten anpassen

Damit Grossunternehmen volle Flexibilität haben, können P2P-Dokumente ganz einfach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch Löschen oder Hinzufügen von Feldern werden diese individuell angepasst. Mit der benutzerfreundlichen No-Code IDP-Plattform erstellen Grossunternehmen so auch eigene Dokumenttypen innert kürzester Zeit selbst.

In Teil 4 der P2P Blogserie gehen wir auf die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Intelligent Document Processing ein.