Bei der Frage, welcher Unternehmensbereich ein Upgrade vertragen würde, sollte insbesondere die Kreditorenbuchhaltung genauer unter die Lupe genommen werden. Denn oft gibt es dort diverse Spielräume, um mit marginalen Verbesserungen überproportionalen Impact zu generieren. So können etwa Effizienz- und Produktivitätssteigerungen erreicht werden, die wiederum zu relativ tieferen Kosten führen und aufgrund Reallokation von Ressourcen in mehr Wertschaffung für Kunden resultieren können.
In der Kreditorenbuchhaltung werden kontinuierlich eine grosse Menge an Daten von zahlreichen Dokumenten verarbeitet. Bei Rechnungen werden beispielsweise der Lieferant und die Beträge der Einzelposten sowie der finale Betrag in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst und dann im ERP-System mit den jeweiligen Buchungssätzen verknüpft, um die Dunkelverbuchung schrittweise zu erhöhen. Bei einem Grossteil der Unternehmen findet die Erfassung dieser Daten jedoch noch manuell statt. Also Mitarbeiter tippen die relevanten Daten aus den jeweiligen Dokumenten manuell in ein System ein. Das ist nicht nur mühsam, sondern diese Fleissarbeit ist auch äussert zeitintensiv und fehleranfällig. Und eine erfüllende Aufgabe, weder für die Mitarbeiter noch für die Kunden, ist dies auch nicht. Einmal weil es ein roboterhafter Arbeitsprozess ist und zum anderen, weil dies für den Kunden bedeutend höhere Kosten bedeutet.
Mithilfe von Template-basierter OCR kann die manuelle Arbeit und die Fehleranfälligkeit bereits drastisch reduziert werden. Der Nachteil dieser Lösung ist aber, dass die Erstellung und Verwaltung der Templates viel Zeit in Anspruch nimmt. Bei einer geringen Anzahl unterschiedlicher Lieferanten ist das noch halbwegs vertretbar. Doch bedenken wir, dass bereits Kleinstfirmen oftmals Duzende Stakeholder haben, führt das schon rasch einmal zu einer grossen Verwaltungs-Herausforderung, die sehr kostspielig wird. Deshalb sollten Sie auch unbedingt auf einen zukunftsorientierten OCR Software Provider setzen, der Ihnen die Datenextraktion ohne Templates und zu wesentlich billigeren Konditionen ermöglichen kann.
Welche Nachteile hinter einer ineffizienten Kreditorenbuchhaltung stecken und welche Vorteile eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bringen kann, erläutere ich Ihnen nachfolgend.
Mögliche Probleme bei ineffizienter Kreditorenbuchhaltung
Angefangen beim Status Quo kann analysiert werden, was eine nicht automatisierte Rechnungsverarbeitung und somit wenig effiziente Kreditorenbuchhaltung zur Folge haben kann. Da wie schon erwähnt, manuelle Arbeit langsam und fehleranfällig ist, können folgende Probleme auftreten:
- Zu spät bezahlte oder verlorene Rechnungen
- Falsch eingegebene Daten
- Schwierigkeiten beim Abrufen von Rechnungsdaten
- Anfälligkeit für Betrug
- Steigender Kostendruck
Wenn Rechnungen zu spät bezahlt werden oder verloren gehen, werden keine Frühzahlungsrabatte und Skonti gewährt. Wird gar nicht bezahlt, können zusätzliche administrative Gebühren oder gar Strafen die Folge sein. Zudem können dadurch auch Geschäftsbeziehungen nachhaltig in Verruf geraten.
Werden Daten falsch eingegeben kann das negative Auswirkungen auf die Buchhaltung haben. Wird etwa eine Null vergessen und statt 10’000 nur 1’000 übertragen, so kann dies zu Differenzen führen, welche Ihre Mitarbeiter aufgrund ausserordentlichen Aufklärungsarbeiten vom Tagesgeschäft abhalten. Teilweise beansprucht die Bereinigung mehrere Tage und ein oder mehrere Mitarbeiter, die viel Kosten. Ferner der Mitarbeiter in der Kreditorenabteilung können auch andere Mitarbeiter von anderen Abteilungen oder andere Stakeholder im Daily Business behindert werden.
Eine mangelhafte Kreditorenbuchhaltung kann auch für Betrüger attraktiv sein. Es kommt vor, dass organisierte Verbrecherbanden gefälschte Rechnungen an Unternehmen senden, in der Hoffnung die Unternehmen würden diese bezahlen. Laut FBI steigt die weltweite Zahl der Betrüger, die diese Schwachstellen ausnutzen. Google und Facebook wurde vor einiger Zeit auf diese Art über 100 Millionen Dollar gestohlen. Ziemlich crazy, nicht?!
Die genanten Probleme, die auftauchen könnten, illustrieren also die Bedeutung einer effizienten Kreditorenbuchhaltung.
Vorteile einer effizienten Kreditorenbuchhaltung
Dank moderner Technologien können genau diese Probleme stark minimiert oder gar verhindert werden und die Kreditorenbuchhaltung effizienter gestaltet werden.
Dazu müssen zuerst die bei Ihnen vorliegenden Ineffizienzen identifiziert werden, um ein klares Bild von den Verbesserungsmöglichkeiten festzuhalten. Fast ausnahmslos wird aber eben eine dieser Verbesserungsmöglichkeiten in der Datenextraktion zu finden sein. Mit Parashifts versatiler Plattform zur Dokumentenextraktion können Sie hier bedeutende Schritte nach vorne machen und signifikant Kapazitäten Ihrer wertvollen Buchhalter zurückgewinnen und Kosten senken, wobei Sie die Basis dazu schaffen, umfassendere Prozessautomatismen aufzubauen.
Kleiner Exkurs: Während der Corona-Krise hat die Anzahl Firmen, die von manuellen zu automatisierten Prozessen umsteigen, sprunghaft zugenommen. Laut dem Automationsforscher Mark Muro zeigt auch die wissenschaftliche Literatur, dass solche Investitionen insbesondere in Krisenzeiten getätigt werden. Bei Parashift verspürten wir den Effekt dieser Krise noch mehr, da wir den Kunden auch die Hemmnisse einer hohe Investition durch unsere Transaktions-basierte Verrechnung abnehmen.
Kosten- und Zeiteinsparungen
Ein wesentlicher Vorteil unserer Machine Learning-basierten Datenextraktionslösung sind die bedeutenden Kosteneinsparungen. Genauso wie die obengenannten Ineffizienzen, die die Kosten der Kreditorenbuchhaltung in die Höhe treiben können, kann eine Effizienzsteigerung die Kosten senken. Parashift kann Buchhaltern mehrere Wochen an Arbeitsstunden ersparen, die sie zuvor möglicherweise für Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungsvorlagen, die Dateneingabe und Bestell- oder Rechnungsabgleiche aufgewendet haben. Die gewonnene Zeit kann in bedeutungsvollere, wirklich Mehrwert stiftende Arbeiten investiert und somit die Mitarbeiterzufriedenheit tendenziell klar erhöht werden.
Durch die Parashift Plattform erhalten Sie also automatisiert die Daten der Einzelposten einer Rechnung, wodurch Sie diese mit den Einzelposten der dazugehörigen Bestellung automatisch abgleichen und potenzielle Differenzen aufspüren können. Das ist insbesondere wertvoll bei komplexen Bestellprozessen mit aufwändigen Abgleichen. Wir machen die Erfahrung, dass im Speziellen in der Industrie eine solche Lösung besonders viel Zeit einsparen und zudem für einen reibungslosen und kosteneffektiven Ablauf der nachgelagerten Prozesse sorgen kann.
Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung führt ausserdem bei Lieferanten, die Frühzahlungsrabatte und Skonti anbieten, aufgrund frühzeitig erfolgter Zahlung zur Realisierung dieses Kosteneinsparungspotenzialls. Doch hier sollen die Kosteneinsparungen nicht aufhören. Laut einer Studie von McKinsey sind die Kosten der Automation (oh Wunder!) weiterhin zunehmend fallend, was in Zukunft zu noch einmal weiteren Kosteneinsparungen führen dürfte.
Vereinfachter Informationsaustausch
Mithilfe einer zentralisierten, Cloud-basierten Rechnungsverarbeitungslösung kann auch der Informationsaustausch verbessert werden. Das mühselige Suchen von Dokumenten fällt weg. Wenn verspätete oder versäumte Forderungen überprüft werden müssen oder eine Rückerstattung gewährt werden muss, bedarf dies keiner langwierigen Suche in einem Wirrwarr von Dokumenten mehr. Und andere Systeme, in welchen aufbauende Prozesse konfiguriert sind, können einfach via Schnittstelle angebunden werden.
Zusammengefasst kann die Implementierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitungs-Lösung zu folgenden Vorteilen führen:
- Zeit- und Kosteinsparung
- Schneller Return on Investment (ROI)
- Ressourceneinsparung/Ausbau Wertschöpfung
- Prozessoptimierung
Eine Cloud-basierte OCR-Software trägt letztendlich dazu bei, dass Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens besseren orchestrieren und einsetzen können und so Ihre strategischen Ziele erreichen beziehungsweise Sie sich wertvolle Wettbewerbsvorteile verschaffen können.
Am besten machen Sie sich gleich Ihr eigenes Bild und überzeugen sich selbst davon, wie Sie die Prozesse Ihrer Kreditorenabteilung mit Parashift optimieren können. Dafür klicken Sie einfach auf das nachstehende Banner, registrieren sich für einen 14-tägigen Testaccount und laden ein Dutzend repräsentative Dokumente hoch. PS. Die Nachbearbeitung der Resultate findet jeweils an Werktagen zwischen 08:00 und 17:00 Uhr innerhalb von 3 Stunden statt. Have fun!
