Analysezertifikate bestätigen die Reinheit eines bestimmten Guts, dienen als Garantie und beruhen auf Tests, die als Teil der Qualitätskontrolle einer einzelnen Produktcharge vorgenommen wurde. Analysezertifikate sind diese Dokumente, von denen man hofft, sie nach der Archivierung nie wieder nach vorne suchen zu müssen. Sie dienen einem einzigen bestimmten Zweck. Im Falle einer Anschuldigung können damit Forderungen abgewälzt und die Verantwortung kann aufgrund der Bescheinigung der Garantie abgegeben werden. Für die Hersteller und die Verwender von Gütern ist die Zertifikatsverarbeitung und vor allem deren jahrelange und sorgfältige Archivierung essenziell. Wurden diese Prozesse bis anhin manuell vorgenommen, dann wird es, gerade auch mit Blick auf die Archivierung der Analysezertifikate, höchste Zeit, sie zu automatisieren.

Zu einer einfacheren Demonstration der Zertifikatsverarbeitung und Archivierung der Analysezertifikate nehmen wir zwei praktische Beispiele von Gütern aus zwei unterschiedlichen Branchen, namentlich dem Stahlbau und der Herstellung von Babynahrung.

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Analysezertifikate für den Stahlbauer

Beim Stahlbauer sieht die Sache in der täglichen Praxis auf der Baustelle folgendermassen aus: Für den Bau einer neuen Logistikhalle werden dem Stahlbauer massenhaft Stahlträger geliefert. Zuerst wöchentlich und dann gar täglich kommen die Träger rein, von unterschiedlichen Lieferanten aus dem Stahlsektor zugestellt. Jeder einzelne dieser Stahlträger kommt mit seinem eigenen Analysezertifikat daher, welches die Reinheit des Stahls bezeugt und Garantie dafür gibt. Die Menge an Zertifikaten schiesst so schon nur mit einer einzigen Lieferung rasant in die Höhe. Ein Mitarbeiter muss nun die Daten aus jedem einzelnen Analysezertifikat auslesen, um sie dann sachgemäss archivieren zu können. Also, welcher Hersteller/Lieferant, den Produktnamen mit zugehöriger Identifikationsnummer, die Produktcharge und so weiter und so fort. Diese Arbeit ist enorm zeitaufwendig und fehleranfällig, dennoch muss diese Arbeit penibel ausgeführt werden, denn die Konsequenzen können sonst happig ausfallen. Stellen wir uns vor, die Zertifikatsverarbeitung und die Archivierung wird während dem Bau der Logistikhalle nur nachlässig vorgenommen. Und dann tritt das Worst-Case-Szenario ein. Zwanzig Jahre nach dem Bau der Logistikhalle stürzen mehrere Stahlträger ein, es kommt zu einem erheblichen Personen- und Sachschaden. Der Stahlbauer wird als Konstrukteur der Logistikhalle zur Verantwortung gezogen. Fehlen nun aufgrund der unsachgemässen Archivierung von vor zwanzig Jahren die Analysezertifikate zu den eingestürzten Bauträgern x, y und z, dann ist der Schuldige schnell ausgemacht, der Ruf des Stahlbauers ruiniert und eine Anklage hat er auch noch am Hals. Eine mehr als unangenehme Vorstellung.

Wieso also nicht genau diese Prozesse der Zertifikatsverarbeitung inklusive der exakten Archivierung aller Analysezertifikate automatisieren, damit es gar nicht erst zu einem solchen Fiasko kommen kann? Anstatt bei jeder Lieferung, die je nach Umfang mit der Menge x an Analysezertifikaten daher kommt, manuell einem Projekt oder einem Auftrag zuordnen zu müssen, werden diese Schritte nun vollständig automatisiert. KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) übernimmt das Auslesen dieser nicht nur mit einer Geschwindigkeit, wie sie manuell unvorstellbar ist, sondern auch noch mit einer Exaktheit und demnach mit einer Sicherheit, die ihresgleichen sucht. Die intelligente, KI-basierte OCR extrahiert alle relevanten Daten aus jedem einzelnen Analysezertifikat, also den Hersteller/Lieferanten, den Produktnamen mit zugehöriger Identifikationsnummer und die Produktcharge und gibt diese in aufbereiteter Qualität automatisch an das System, beispielsweise ein Dokumentenmanagement-System (DMS), zur Archivierung weiter. Infolge der hochwertigen Datenextraktion durch die OCR-Software wird die gewissenhafte Archivierung der Analysezertifikate jedes einzelnen Stahlträgers Tatsache, was in einem Worst-Case-Szenario wie zuvor beschrieben ausschlaggebend ist und über Schuld oder Unschuld entscheidet. Mit der akribischen Archivierung aller relevanter Daten aus den Analysezertifikaten kann der Stahlbauer beweisen, dass der von ihm verbaute Stahl den Anforderungen entsprochen hatte, dass er vor zwanzig Jahren bei der Lieferung der nun eingestürzten Stahlträger x, y und z die Garantie vom Stahllieferanten über die Reinheit und Qualität des Stahls bestätigt bekommen hatte.

Die Herstellung von Babynahrung

Ein Gut aus einem ganz anderen Sektor als der Stahlbau mit einer ganz ähnlichen Handhabung der Analysezertifikate, gilt auch bei der Herstellung von Babynahrung. Aufgrund des Verhältnisses von Nahrungsaufnahme zu Körpergewicht müssen Säuglinge und Kleinkinder besonders geschützt werden. Dies zeigt sich in den strengen Auflagen und Anforderungen an die Hersteller. Toxische Rückstände in verwendeten Rohstoffen wie beispielsweise Pestizide, so klein diese Rückstände auch sein mögen, sind ein absolutes No-Go. Für die Hersteller von Babynahrung ist es demnach unabdingbar, für jeden einzelnen Rohstoff, den sie in ihren Produkten verarbeiten, ein Analysezertifikat vorweisen zu können, indem vom jeweiligen Rohstofflieferanten die Reinheit des Rohstoffes garantiert wird.

Egal, ob Stahlbauer, Hersteller von Babynahrung oder Güter aus anderen Branchen, dank der automatisierten Extraktion aller relevanter Daten mittels OCR-Lösung aus den Analysezertifikaten und der nachfolgenden automatischen Archivierung profitieren sie alle von fehlerfreien Prozessen. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiter massiv von manuellen Arbeiten, sondern gibt dem Unternehmen vor allem auch die notwendige Sicherheit.

Haben Sie Zertifikate, welche Sie automatisiert verarbeiten wollen? Dann lassen Sie uns Ihren spezifischen Fall gemeinsam anschauen und einen passenden Lösungsansatz erarbeiten. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!