Als Teil der Kreditorenbuchhaltung nimmt die Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen einen zentralen Stellenwert ein. 2023 wird es mehr denn je von entscheidender Bedeutung sein, schnell die korrekten Erkenntnisse zu gewinnen und diesen Prozess zu automatisieren. Eine effektive Automatisierungsmethode für die digitale Rechnungsverarbeitung heisst Intelligent Document Processing (IDP) und steht auch bei den am häufigsten umgesetzten IDP Use Cases auf Platz 1.
Nichtsdestotrotz sind für Sie womöglich gewisse Dinge der Technologie unklar. Höchste Zeit also, Ihre Fragen rund um die Rechnungsbearbeitung mit Intelligent Document Processing zu klären – und auch einige der Behauptungen über das System zu widerlegen.
Kann Intelligent Document Processing wirklich mit Daten in jeglicher Art von Rechnungen umgehen? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Q&A.
Definition von Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing (IDP) ist ein System, welches fortschrittliche Technologien zur Erfassung von Daten und Automatisierung von Prozessen einsetzt. Darunter befinden sich Technologien Künstlicher Intelligenz (KI) wie Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing und Computer Vision. IDP wird deshalb zum Teil auch KI-OCR (Optical Character Recognition angetrieben durch Künstliche Intelligenz) genannt.
In Ihrem Unternehmen erhalten Sie Rechnungen höchstwahrscheinlich von vielen verschiedenen Lieferanten und damit in einer Vielzahl von Formaten. Fortschrittliche IDP ist in der Lage, automatisch die relevanten Daten darin zu finden und zu extrahieren. Unabhängig vom Layout der Rechnungen.
Im Gegensatz zu herkömmlicher OCR-Software benötigt IDP keine Vorlagen, kaum Konfiguration und bietet dadurch deutlich mehr Flexibilität. Zudem ist das System in der Lage, auf der Grundlage von Daten zu lernen und sich so laufend zu verbessern.
IDP kann für die Automatisierung von jeglichen Dokumenten verwendet werden, unser heutiger Schwerpunkt liegt aber auf Rechnungen.
Q&A: Intelligent Document Processing für die Verarbeitung von Rechnungen
Erhöht IDP die Effizienz und Genauigkeit der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung (und verringert gleichzeitig das Fehlerrisiko)?
Wahr: IDP-Systeme können automatisch alle relevanten Informationen aus Rechnungen extrahieren. So beispielsweise Rechnungssummen, Fälligkeitsdaten und Lieferanteninformationen. Aber auch Detailpositionen in einer Optikerrechnung, wie die Bezeichnung der Brillenfassung. Dadurch fällt die manuelle Dateneingabe weg und das Fehlerrisiko wird erheblich reduziert.
Kann IDP auch handschriftliche Daten in Rechnungen verarbeiten?
Wahr: Je nach Fortschrittlichkeit des IDP-Systems können handschriftliche Daten aus Rechnungen ausgelesen werden. Diese Lösungen liefern hochwertige Ergebnisse und dadurch ein effizienteres Straight-Through Processing. Weitere Details zu den Möglichkeiten von IDP für die handschriftliche Datenextraktion finden Sie hier.
Reduziert IDP wirklich die Kosten der Rechnungsverarbeitung?
Wahr: Absolut. Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung durch IDP verabschieden Sie sich vom mühsamen und teurem Erstellen von Vorlagen. Das reduziert Kosten, genauso wie die effizienten Prozesse, die plötzlich Realität sind.
Kann IDP die Datenorganisation verbessern?
Wahr: IDP-Systeme können die extrahierten Daten automatisch in einem strukturierten Format, wie in einer Tabellenkalkulation oder Datenbank, organisieren. Dies erleichtert Ihren Mitarbeitenden die Verfolgung und Analyse der Rechnungsdaten.
Ist IDP die effektivste Lösung für die Bearbeitung von Rechnungen?
Wahr: Mit IDP kann Ihr Unternehmen Rechnungen viel schneller bearbeiten als wenn Ihre Mitarbeitende dies manuell tun. Ihre Kreditorenbuchhaltung bearbeitet Rechnungen effizienter und bezahlt Lieferanten schneller. Sie profitieren damit von eingehaltenen Zahlungsfristen und je nach Vertrag von Skonto. Gleichzeitig verbessern Sie so auch Ihre Lieferantenbeziehungen.
Hilft IDP bei der Einhaltung von Vorschriften und für die Revision?
Wahr: Rechnungen, in denen erforderliche Informationen fehlen oder solche, die Fehler aufweisen, werden automatisch von der IDP-Lösung gekennzeichnet. Das hilft Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus verfügen viele IDP-Systeme über integrierte Audit-Funktionen, mit denen Sie Änderungen an Rechnungen nachverfolgen können. Das kreiert ein zusätzliches Mass an Kontrolle.
Kann IDP wirklich mit unstrukturierten Daten in Rechnungen umgehen?
Wahr: Eines der Hauptmerkmale von leistungsstarken IDP-Lösungen ist, dass sie nicht nur mit strukturierten und semi-strukturierten Daten, sondern mit komplett unstrukturierten Daten umgehen können. Am Ende des Tages sind es oft gerade die Rechnungen mit unstrukturierten Daten, die Sie automatisieren wollen.
Lässt sich IDP einfach skalieren?
Wahr: Ohne Automatisierungslösung und um mit dem weiter steigenden Rechnungsvolumen klarzukommen, benötigen Sie zusätzliches Personal. Mit IDP hingegen, die heutzutage praktisch immer in der Cloud läuft, skalieren Sie stufenlos. Damit halten Sie mit jeder Nachfrage Schritt.
Ist mit IDP tatsächlich eine 100%-ige Eliminierung der manuellen Dateneingabe möglich?
Wahr: Je nach IDP-Lösung auf dem Markt ist das wahr. So auch bei Parashift: Mit Upload-and-Forget übernehmen Parashift BPO-Partner für Sie auch die Nachbearbeitung der extrahierten Daten. Damit konsumieren Sie vollständig validierte Dokumentdaten über eine einzige API und optimieren den digitalen Rechnungsworkflow.
Verbessert sich das System kontinuierlich?
Wahr: Der einzigartige Ansatz des Document Swarm Learning sorgt dafür, dass die IDP-Lösung höchste Erkennungsraten für komplett unbekannte Rechnungen mit komplett unterschiedlichen Layouts aufweist. Dieser Ansatz ermöglicht ein globales KI-Training über alle Kunden und über Milliarden von Datenpunkten hinweg, ohne dass dabei die eigentlichen Daten geteilt werden. Mehr Trainingsdaten generieren eine stetig verbesserte Rechnungsverarbeitung OCR.
(Falsche) Behauptungen über IDP
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist zwar weniger effektiv als mit IDP, dafür aber billiger.
Falsch: Die manuelle Datenerfassung ist nicht nur weniger effektiv, sondern auch teuer, seitdem Sie dafür Ihre hochqualifizierten Mitarbeitenden einsetzen. Ausserdem verzögert die langsame Rechnungsverarbeitung ganze Prozesse. Mit IDP entfällt das. Zudem müssen Sie mit der Technologie keine versteckten Gebühren fürchten und auch nicht für jährliche Wartungskosten aufkommen. Die Betriebskosten sind stets transparent.
Bei inkorrekten Rechnungsdaten wird IDP zum Hindernis.
Falsch: Wenn sich die KI nicht sicher ist, dass sie die richtigen Informationen aus den Rechnungen erfasst hat, greift sie auf den Human in the Loop zur Nachkontrolle zurück. Für beste Extraktionsresultate wird so die KI-basierte Datenextraktionstechnologie mit menschlichen Validierern (Human in the Loop) kombiniert.
Die Bedienung einer IDP-Plattform ist komplex.
Falsch: Moderne Systeme sind oft nach dem No-Code-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass die Plattform so kreiert ist, dass auch Business-Fachleute ohne IT-Kenntnisse damit umgehen können. Wenn Sie Rechnungen haben, bei denen Sie individuelle Felder konfigurieren wollen, erledigen Sie das mit wenigen Klicks.
IDP kann nur für den Use Case der Rechnungen eingesetzt werden.
Falsch: Parashifts IDP-Plattform ist für alle Dokumente in allen Prozessen konzipiert. Entweder direkt durch die zahlreichen vorhandenen Standard Dokumenttypen oder als individuelle Dokumenttypen.
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Sind Sie es müde, Ihre hochqualifizierten Mitarbeitenden für die Eingangsrechnungsverarbeitung einzusetzen? Integrieren Sie Intelligent Document Processing in ihre bestehende Systemlandschaft und automatisieren Sie mit der weltweit genauesten und vielseitigsten Invoice OCR API.
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