Initiativen zur Nachhaltigkeit und Intelligent Document Processing (IDP) – wie soll das bloss zusammen passen? Bestens. Eine Lösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung ist vielleicht nicht das offensichtlichste Beispiel für Nachhaltigkeit, aber sie unterstützt sie in mehrfacher Hinsicht. Wenn Sie zum Beispiel die Energieeffizienz in Ihrem Unternehmen verbessern wollen, ist die Integration einer leistungsstarken IDP-Plattform eine hervorragende Idee.
Die Auswirkungen von Papier auf die Umwelt
Der Begriff ESG (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) folgt meist im gleichen Atemzug mit dem Begriff Nachhaltigkeit. Während ESG-Initiativen klar als Teil der Nachhaltigkeit verstanden werden können, gibt es dennoch Differenzen zwischen den beiden Begriffen: ESG ist ein externer Rahmen, der hilft, die Leistung und das Risiko eines Unternehmens zu bewerten, während Nachhaltigkeit einen internen Rahmen für Investitionen anspricht. In diese zweite Sparte fallen also auch Massnahmen zur Effizienzverbesserung in Unternehmen. Und damit auch Software wie Intelligent Document Processing (IDP) für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung.
Auch wenn es in der Papierindustrie inzwischen einen Trend zur Nachhaltigkeit gibt, so tragen diese Fabriken immer noch massgeblich zu Luft-, Wasser- und Bodenverschmutzung bei. Neben dem hohen Energieverbrauch zur Herstellung, ist ein weiterer Faktor der Auswirkung auf die Umwelt allerdings die des Papierverbrauchs im Unternehmensalltag. Dabei ist nicht nur der Papierverbrauch per se ein Grund für die negativen Auswirkungen auf die Umwelt. Vielmehr ist es auch die Handhabung im gesamten Dokumentenmanagement von Unternehmen, welche den Energieverbrauch, gerade in Grossunternehmen, in die Höhe treibt:
- Dokumente gehen physisch ein. Von dort müssen Sie digitalisiert, das heisst entweder eingescannt oder die Daten von Mitarbeitenden in ein ERP-, DMS- oder ähnliches System eingetippt werden. Die Papierdokumente werden dann entweder physisch archiviert oder geschreddert und entsorgt.
- Gleichzeitig gehen Dokumente über digitale Kanäle ein. Nichtsdestotrotz drucken Mitarbeitende diese Dokumente auch weiterhin aus, um beispielsweise Informationen zu vervollständigen, Waren beizulegen oder die Formulare von Vorgesetzten absegnen zu lassen.
- Kopierer und Drucker, Toner und Druckerpatronen haben Auswirkungen auf den Energieverbrauch in Unternehmen und damit auch auf die Umwelt.
Die Vorteile von Intelligent Document Processing für nachhaltige Initiativen
Zuerst ganz kurz: Was ist Intelligent Document Processing (IDP)? IDP ist eine Kombination aus verschiedenen Technologien, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren, darunter Machine Learning (ML), Computer Vision (CV) und Natural Language Processing (NLP). So können mit dem Verbund der Technologien zu einer Plattform die relevanten Daten aus komplexen Dokumenten in zahlreichen Anwendungsfällen automatisch erfasst und ausgelesen werden. Mit Blick auf die Initiativen zu mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen schafft dies klare Vorteile:
Teure Archive auflösen: Mit IDP digitalisieren Sie nicht nur Ihre laufenden Use Cases in der Dokumentenverarbeitung, sondern machen dasselbe auch mit physischen Archiven und lösen diese nach und nach auf. So sparen Sie auch hier nicht nur Kosten für Archive, sondern ebenso für Strom.
Workflows automatisieren: Statt Dokumente auszudrucken und mit den Kollegen auszutauschen, werden mit IDP Workflows automatisiert und Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf die Daten am richtigen Ort. So sparen Sie einen Prozentsatz Ihrer Druckerpatronen und Toner ein, genauso wie Stromkosten.
Cloud statt On-Premises Mit einer modernen IDP-Plattform, die als SaaS-Lösung in der Cloud betrieben wird, können Sie sich endlich von teuren On-Premises-Lösungen verabschieden. Das spart nicht nur hohe Kosten, Sie verringern damit auch Ihren CO2-Fussabdruck.
Dokumentenverarbeitung optimieren: Mit einer modernen IDP-Lösung optimieren Sie die Dokumentenverarbeitung und Ihre operative Effizienz nachhaltig. Die Reduktion beim Papiergebrauch und die Nutzung einer Cloud-basierten Lösung zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung hilft Ihnen dabei, Ihren CO2-Fussabdruck zu verringern.
Auch wenn Sie vielleicht das Gefühl haben, diese einzelnen Punkte machen nur einen kleinen Unterschied auf Nachhaltigkeitsinitiativen aus: In Kombination und gerade in mittleren bis grossen Unternehmen können Sie damit sehr wohl beachtliche Mengen an Strom (und Kosten) einsparen.
Wie Sie die geeignete IDP-Lösung auswählen
Bleibt also noch die Frage nach der geeigneten Intelligent Document Processing-Plattform für Ihr Unternehmen. Mit den Nachhaltigkeitsinitiativen im Hinterkopf ist es auch hier nur logisch, eine möglichst umfassende Lösung für die Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitung auszuwählen. Je nachdem, in welcher Branche sich Ihr Unternehmen befindet, können Sie gleich von Beginn weg gewisse IDP-Systeme ausschliessen. Allerdings sollte eine moderne, leistungsfähige Lösung mit den Gegebenheiten der Dokumentenvielfalt und den damit verbundenen Anforderungen klarkommen – auch branchenübergreifend. So können sich unter anderem die folgenden Fragen ergeben, die Sie sich bei der Evaluierung einer Intelligent Document Processing-Lösung stellen:
- Können Sie die IDP-Lösung in der Cloud betreiben? Ein entscheidender Punkt mit dem Blick auf die Nachhaltigkeitsinitiative ist, dass die IDP-Plattform nicht bei Ihnen vor Ort installiert werden muss, sondern vielmehr in der Cloud läuft. Eine Cloud-basierte SaaS-Lösung von führenden IDP-Anbietern sollte in der Lage sein, auch sensible Daten wie im Bank- und Gesundheitswesen sicher und konform zu verarbeiten.
- Können Sie die IDP-Plattform einfach integrieren? Ein weiterer wichtiger Faktor mit Blick auf die Nachhaltigkeit ist, dass Sie die Lösung mit Ihren bestehenden Systemen und ERP- und DMS-Lösungen integrieren können und die Kompatibilität gegeben ist.
- Können Sie mit der IDP-Lösung alle notwendigen Dokumente erfassen? Auch mit der Leistungsfähigkeit der IDP-Lösung geht der Blick in Richtung Nachhaltigkeit. Eine leistungsfähige Lösung muss in der Lage sein, mit der Komplexität und der Variation der Dokumente zurechtzukommen. Das schliesst, dank KI-basierten Technologien und Human in the Loop-Funktionen, die kontinuierliche Verbesserung der IDP-Lösung mit ein.
- Können Sie, falls nötig, selber Dokumenttypen hinzufügen? Bei einer modernen IDP-Plattform sollten Sie in der Lage sein, diese zu bedienen, auch ohne ein IT-Spezialist zu sein. Das kann das Hinzufügen von Dokumenttypen per Drag & Drop-Funktionen einschliessen.
- Welche weiteren Mehrwerte bringt die IDP-Lösung mit? Wiederum mit Blick auf Ihre Nachhaltigkeitsinitiativen, welche zusätzlichen Mehrwerte bring die Lösung mit? Ist die Plattform schnell und einfach skalierbar? Welche Vision verfolgt der IDP-Anbieter mit der Plattform? Steckt er kontinuierlich Ressourcen in Verbesserungen und neue Funktionen?
Das Potenzial einer Intelligent Document Processing-Lösung ist also riesig und unterstützt Ihre Nachhaltigkeitsinitiativen in vielerlei Hinsicht. Treiben Sie Ihre Initiativen mit der Parashift Intelligent Document Processing-Plattform weiter voran. Kontaktieren Sie uns, wir zeigen Ihnen gerne wie.
