DSGVO, HIPAA, SOC, CCPA, ISO – das sind nur einige der Compliance-Standards, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Denn die Verletzung dieser rechtlichen Bestimmungen und Industriestandards verursacht nicht nur hohe Kosten in Form von Betriebsstörungen und Produktivitätsverlusten, sondern es drohen Ihnen auch empfindliche Strafen und Reputationsschäden.
Die guten Neuigkeiten sind, dass es Software gibt, die Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen. So eine Software ist Intelligent Document Processing (IDP). Erfahren Sie im Folgenden, wie IDP Ihrem Unternehmen hilft, die Compliance-Anforderungen effizient und effektiv zu erfüllen.
Compliance und Datenschutz: wichtig für Unternehmen, aber weshalb?
Compliance dient Unternehmen weltweit als Orientierung und damit das Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend geführt werden kann. Compliance ist demnach ein zentraler Aspekt jeder Unternehmensstrategie. Daten sind die Grundlage für Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe, Anwendungen und letztlich für die Entscheidungsfindung. Als regelkonformes Unternehmen müssen Sie den Rechtsvorschriften nachkommen, sensible Kundendaten schützen und unbedingt Risiken managen können. Die Anforderungen an Compliance in Unternehmen sind hoch und die Prozesse komplex. Für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg ist permanente Compliance allerdings absolut unerlässlich.
Compliance-Standards, die Sie einhalten müssen
Datensicherheit und Compliance sind zu Schlüsselkomponenten für Unternehmen geworden, der sorgfältige Umfang mit sensiblen Kundendaten absolut kritisch. Damit Sie konform sind, ist die Einhaltung von Rechtsvorschriften essenziell. Grundsätzlich müssen Unternehmen weltweit Compliance-Standards einhalten. Nichtsdestotrotz sind einige Branchen wie das Gesundheits- und Finanzwesen stärker von den Bestimmungen betroffen, als andere. Zu den gängigsten internationalen Compliance-Standards, geht es um Datenschutz und Informationssicherheit, gehören die folgenden:
EU-DSGVO: Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Europäische Union (EU) ein Gesetz verabreicht, welches die Privatsphäre und die Kontrolle über personenbezogene Daten schützt. EU-DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von Einzelpersonen in der EU erfassen, speichern und verarbeiten. Die Einhaltung der DSGVO ist für Unternehmen unerlässlich, um erhebliche Strafen zu vermeiden. Andernfalls und bei Nichteinhaltung der EU-DSGVO riskiert Ihr Unternehmen potenzielle Geldbussen von bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder 20 Mio. Euro. Mit Blick auf Intelligent Document Processing und die damit verbundenen Trainings der KI-Modelle mit personenbezogenen Daten müssen IDP-Anbieter und ihre Dienstleister EU-DSGVO einhalten.
CCPA: Als so etwas wie das Pendant zur EU-DSGVO agiert der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA. CCPA bezieht sich auf die Anwendung personenbezogener Daten kalifornischer Bürger. Die Einhaltung des CCPA ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Privatsphäre der Verbraucher zu schützen, einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden.
HIPAA: Mit der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) regelt das US-amerikanische Bundesgesetz den Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit und Vertraulichkeit von Gesundheitsdaten von Einzelpersonen. HIPAA gilt für betroffene Einrichtungen im Gesundheitswesen und ihre Geschäftspartner. Die Einhaltung der Vorschriften beinhaltet die Gewährleistung von Patientenrechten und die Einhaltung standardisierter elektronischer Transaktionen. Ziel des HIPAA ist es, die Privatsphäre der Patienten zu schützen, Gesundheitsinformationen zu sichern und die Effizienz bei Transaktionen im Gesundheitswesen zu fördern. Bei Nichteinhaltung der HIPAA-Verordnung müssen Organisationen im Gesundheitswesen mit harten Sanktionen rechnen.
PCI DSS: Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist Voraussetzung für jedes Unternehmen, das Kreditkarteninformationen verarbeitet, speichert oder überträgt. PCI DSS betrifft also Banken, Händler, Dienstleister und viele weitere Unternehmen. Die PCI-DSS-Anforderungen erstrecken sich auf die physische und digitale Infrastruktur eines Unternehmens. Alle an der Abwicklung von Zahlungen beteiligten Personen müssen ebenfalls den Standard einhalten.
SOC 1/2/3: Die System and Organization Controls (SOC) sind international anerkannte Prüfungsstandards für Dienstleistungsanbieter, welche sensible Kundendaten verarbeiten. Zum Beispiel ist ein SOC 2 zertifizierte Intelligent Document Processing-Anbieter ein Unternehmen, das in der Lage ist, seine Kunden bei der Erfüllung ihrer Compliance-Verpflichtungen zu unterstützen und dabei Risiken zu reduzieren, indem es sichere, intelligente Automatisierungslösungen anbietet.
ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018: Diese von der International Organization for Standardization (ISO) und der International Electrotechnical Commission (IEC) herausgegebenen ISO-Nummern ist eine Reihe von Standards zur Informationssicherheit. Damit können Sie Ihren Kunden zeigen, dass Sie zertifiziert sind, um Informationen sicher und geschützt zu verwalten.
CSA STAR: Die Zertifizierung der Cloud Security Alliance (CSA), Security Trust, Assurance and Risk (STAR) weist nach, dass ein Anbieter von Cloud-Diensten wie Intelligent Document Processing die geltenden Verordnungen der ISO 27001 erfüllt und die Sicherheitspraktiken den Anforderungen entsprechen.
KYC & AML: Know Your Customer (KYC) und Anti Money Laundering (AML) sind Verordnungen, die vor allem für Unternehmen im Banken- und Finanzdienstleistungssektor Pflicht sind. Die regulatorischen Prozesse werden zur Kontrolle und Minimierung von Betrug, Geldwäsche und Finanzkriminalität eingesetzt. Banken und Finanzdienstleister führen einen KYC-Prozess durch, um die Identität neuer Kunden zu überprüfen und um Betrug zu verhindern. Der KYC-Process ist Teil der AML-Bestimmungen.
Informationssicherheit und Compliance sind zu Schlüsselkomponenten für Unternehmen geworden, und wir glauben, dass sich dieser Trend nur noch weiter beschleunigen wird. – Alain Veuve, Gründer und CEO von Parashift
Herausforderungen mit Compliance-Standards
Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen kann einige Herausforderungen für Unternehmen bergen:
Komplexer regulatorischer Rahmen: Das regulatorische Umfeld für Compliance ist komplex und entwickelt sich ständig weiter. Unternehmen müssen sich mit einer Vielzahl von Gesetzen, Vorschriften und Branchenstandards auseinandersetzen, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Die rechtlichen Rahmenbedingungen variieren, je nachdem, in welchem Raum Ihr Unternehmen tätig ist (wie DSGVO und CCPA oder beide).
Beschränkte Ressourcen: Die Einhaltung der Verordnungen benötigt erhebliche Ressourcen, und das nicht nur in finanzieller, sondern auch technischer und personeller Hinsicht. Gerade für kleinere Unternehmen kann es schwierig sein, diese Ressourcen bereitzustellen.
Komplexes Datenmanagement: Grosse Datenmengen aus verschiedenen Quellen und in zahlreichen unterschiedlichen Formaten machen die Datenverwaltung zu einer komplexen Angelegenheit. Und damit auch die Einhaltung von Verordnungen zu einer Herausforderung.
Parashift hat sich den heutigen regulatorischen Herausforderungen angenommen, indem es in alle möglichen Funktionen und Technologien investiert hat, um sein grosses und schnell wachsendes Datennetzwerk im Dokumentenbereich zu nutzen und dabei gleichzeitig hohe Standards in Bezug auf Informationssicherheit und Compliance einzuhalten. – Alain Veuve, Gründer und CEO von Parashift
Was geschieht, wenn Ihr Unternehmen die Compliance-Standards nicht einhält?
Dass Unternehmen ihre Compliance-Standars auch einhalten, dafür sorgen verschiedene Aufsichtsbehörden. In der EU und für die Überwachung und Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist es beispielsweise die Datenschutzbehörde. Deren Hauptaufgabe besteht darin, Unternehmen zu beraten, Beschwerden zu bearbeiten und Prüfungen durchzuführen. Dazu gehört auch das Verhängen von Geldstrafen, wenn Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten. Die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Compliance für Ihr Unternehmen gehen aber weit über Geldstrafen hinaus und können fatal sein:
Geschäftliche Auswirkungen: Der möglichst ungestörte Betrieb ist das, was Sie sich für Ihr Unternehmen wünschen. Eine Nichteinhaltung von Compliance kann allerdings beachtliche Auswirkungen auf den operativen Betrieb haben und sogar zu einer vorübergehenden Schliessung Ihres Unternehmens führen. Als Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) nicht einhält, kann dies dazu führen, dass Sie keine Zahlungen mehr per Kreditkarten akzeptieren können.
Finanzielle Auswirkungen: Bei Nichteinhaltung der Compliance können die finanziellen Auswirkungen sehr rasch sehr gravierend werden. Hohe Kosten für Bussgelder aber auch Einnahmeverluste können fatale Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben.
Rechtliche Auswirkungen: Neben den finanziellen Auswirkungen wie Umsatzeinbussen folgen bei Nichteinhaltung der Compliance zusätzlich rechtliche Sanktionen gegen Ihr Unternehmen. Diese Schritte können in weiteren hohen Gebühren, Geld- oder Haftstrafen oder auch dem Ausschluss von Eigentum führen. Falls die hohen Kosten der rechtlichen Schritte nicht getragen werden können, kann dies in einer Schliessung des Unternehmens enden.
Rufschädigende Auswirkungen: Und nicht zuletzt leidet bei Nichteinhaltung der Compliance-Standards die Reputation Ihres Unternehmens enorm. Das kann nicht zu unterschätzende Auswirkungen auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben.
Die rigorose Einhaltung von Compliance hat also höchste Priorität, die Nichteinhaltung kommt mit düsteren Konsequenzen und Kosten. Da ein Grossteil der Vorschriften dokumenten- und datenbasierte Prozesse betrifft, hilft die Integration einer Intelligent Document Processing-Lösung für Konformität.
Wie Ihr Unternehmen dank Intelligent Document Processing (IDP) Compliance einhält
Intelligent Document Processing (IPD) ist ein System, das auf intelligenten, KI-basierten Technologien aufbaut. Eine moderne und fortschrittliche IDP-Lösung nutzt diese Technologien, um automatisch Daten aus Dokumenten zu erfassen, zu klassifizieren, zu extrahieren und dann in einer strukturierten Form in ein nachgelagertes System (wie zum Beispiel Ihr ERP-System oder auch ein DMS, CMS oder RPA) zu exportieren. Die Fähigkeiten von IDP helfen massiv bei der Einhaltung der Rechtsvorschriften und Industriestandards und bieten klare Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Fehlerminimierung durch Eliminierung manueller Eingaben: Mit IDP fallen manuelle Dateneingaben aus Dokumenten in Zukunft zu einem Grossteil weg. Dank der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung mit IDP müssen Ihre Mitarbeitenden nur noch bei Ausnahmen manuell eingreifen. Das kann bei komplexen Fällen sein oder dort, wo sich das System der Genauigkeit der Daten noch unsicher ist der Fall sein. Dieser Aufwand ist allerdings von minimaler Natur und die Fehlerreduzierung durch eine Mehrheit der Eliminierung der manuellen Eingaben enorm. Beispielsweise im Gesundheitswesen fällt damit die ansonsten manuelle Eingabe von Kundendaten sowohl aus maschinen- als auch aus handgeschriebenen Formularen weg. Das ist mit Blick auf HIPAA-Bestimmungen von grundlegendem Vorteil.
- Automatische Klassifizierung und Datenextraktion sämtlicher Dokumenttypen: Mit einer modernen IDP-Lösung sind Sie in der Lage, sämtliche Dokumenttypen automatisch zu klassifizieren und die Daten daraus zu extrahieren. Das sorgt weiter für weniger manuelle Berührungspunkte und wirkt sich positiv auf Compliance-Bestimmungen und Datensicherheit aus.
- Verkürzung von internen und externen Audits: Dank der genauen und konsistenten Datenextraktion durch das IDP-System werden sich sowohl Ihre internen als auch externen Audits in Zukunft erheblich verkürzen. Das weist sich positiv sowohl auf Aufwand als auch auf Kosten aus.
- Schutz vor Betrug: Die Intelligent Document Processing-Lösung kennzeichnet alle Unstimmigkeiten und Unregelmässigkeiten, die sie bei der Klassifikation, Erfassung und Extraktion der Daten entdeckt. Dank der Automatisierung dieser Aufgaben können beispielsweise Banken die Möglichkeiten zur Betrugserkennung deutlich verbessern. Mitarbeitende werden bei nicht konformen Aktivitäten automatisch benachrichtigt. Der proaktive Ansatz hilft Unternehmen, Compliance-Verstösse zu vermeiden und Risiken zu minimieren.
- Effizientes Datenmanagement: Nie war das Verwalten und Organisieren von relevanten Daten einfacher als mit IDP. Die zentralisierte Datenverwaltung erleichtert das schnelle Auffinden von Daten und unterstützt die Anforderungen an die Compliance-Berichterstattung. Zudem ermöglicht IDP die effiziente Durchsuchung von Daten zur einfachen und konformen Entfernung von Kundeninformationen.
- Moderne und sichere Cloud-Infrastruktur:Führungskräfte, die aufgrund von Datensicherheits- und Compliance-Anforderungen Bedenken hinsichtlich der Implementierung von Cloud-basierten Systemen wie IDP-Lösungen in ihrem Unternehmen hegen, können diese Bedenken als unbegründet ansehen. Erstens sind die in der Cloud gespeicherten Daten dank fortschrittlichem Cloud Computing heute sicherer denn je. Und zweitens gehören für seriöse Intelligent Document Processing-Anbieter in der Cloud Compliance-Standards, Datenschutz und Datensicherheit zu den allerhöchsten Prioritäten.
- EU-DSGVO-konforme Large Language Models für Text-Interpretation: Mit der Kombination von Intelligent Document Processing und Large Language Models (LLMs) kann Ihr Unternehmen die IDP-Lösung zum Beispiel nutzen, um zu überprüfen, ob Verträge bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen oder ob Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten. Die Zusammenfassung von Dokumenten und Interpretation des Kontexts ist dank der Verknüpfung von IDP mit LLMs ohne Weiteres möglich.
Versicherer und Banken können unsere Cloud IDP-Plattform für ihre kundenidentifizierenden Daten (CID) nur nutzen, weil wir uns auf Compliance und Informationssicherheit konzentrieren. – Alain Veuve, Gründer und CEO von Parashift
Der geeignete Intelligent Document Processing-Anbieter
Bleibt also nur noch die Frage nach der besten Intelligent Document Processing-Lösung. Ein Anbieter wie Parashift deckt mit seiner IDP-Plattform sämtliche der im vorherigen Kapitel beschriebenen Vorteile mit Blick auf Compliance-Standards ab: Kunden weltweit nutzen Parashift für ihre sensibelsten Kundendaten. Die Plattform ist vollständig EU-DSGVO-konform und wurde unter Berücksichtigung von Datenschutz und Sicherheit entwickelt. Sie läuft in ISO27001, ISO27017, ISO27110, ISO27018, SOC 1/2/3, PCI DSS, CSA STAR und HIPAA-konformen Rechenzentren, was Parashift zu einem sicheren Cloud-IDP-Anbieter macht. Ihr Unternehmen profitiert durch die Cloud-SaaS-Lösung von einem globalen Service mit einem Höchstmass an Sicherheit und kontinuierlichen Softwareverbesserungen.
Des Weiteren basiert Parashift auf der proprietären Document Swarm Learning-Technologie, die das kontinuierliche KI-basierte Lernen über alle Anwendungsfälle und Kunden hinweg auf eine vollständig DSGVO-konforme Weise maximiert. Während andere IDP-Lösungen erst einmal aus Hunderten Ihrer Dokumente lernen müssen, hat Parashift bereits aus Millionen von Dokumenten gelernt – Sie profitieren also von einer massiv reduzierten Time to Value.
Parashift ist es sich gewohnt, mit Compliance-Anliegen und Governance umzugehen. Sprechen Sie mit einem unserer Berater über Ihre spezifischen Datenschutzanforderungen. Oder buchen Sie eine Demo der IDP-Plattform und machen Sie sich gleich selbst ein Bild der sicheren und simplen Bedienung.
