Egal, wie gross das Unternehmen, Verträge und deren spezifische Bedingungen bilden praktisch immer die Basis von bestehenden und zukünftigen Geschäftsbeziehungen. Dementsprechend lohnt es sich für Unternehmen, einen umfassenden Blick auf das gesamte Vertragsmanagement zu werfen, von der Vertragserstellung über die Vertragsverwaltung und -organisation hin zu Vertragsänderungen und -erneuerungen. Selbst im Jahr 2020 wird immer noch ein erstaunlicher Teil aller Verträge manuell und in Papierform verarbeitet. Doch gerade auch in Zeiten von COVID-19 gilt mehr denn je und überall, wo nur möglich, die Kosten zu senken und gleichzeitig möglichst auch die Einnahmen zu erhöhen. Umso wichtiger ist es, eine Möglichkeit zu haben, Verträge, und vor allem die relevanten Informationen und Daten in den Verträgen, einfach, schnell und kostengünstig extrahieren zu können. Wie moderne Dokumentenextraktion dies übernimmt, lesen Sie in diesem Artikel.

Aktenschränke voll mit Unterlagen, darunter unzählige Verträge, schaffen so manch einem Unternehmen, vor allem den Mitarbeitern in diesem Bereich, Kopfzerbrechen. Das Archiv kann noch so penibel strukturiert und aufgeräumt sein, bei einer etwaigen Suche vergeht dennoch nur schon eine halbe Ewigkeit, bis der gewünschte Vertrag, geschweige denn, die gewünschten Informationen im Vertrag gefunden werden. Zugegeben, dieses Bild ist wohl ein wenig übertrieben dargestellt. Nichtsdestotrotz sieht auch das folgende nicht gerade rosig aus: In etwas fortschrittlicheren Unternehmen werden Verträge in Papierform gescannt und digital abgelegt, sind so zwar wenigstens im System und lokalisierbar, was die Situation aber nicht wirklich verbessert. Denn auch so ist die Vertragsverwaltung eine unnötig mühsame Arbeit und verbraucht viel Zeitressourcen, was weder effektiv noch effizient ist.

In Zeiten von COVID und dem Bemühen von vielen Unternehmen, die Kosten zu senken oder möglichst tief zu halten, scheint es allenfalls auf den ersten Blick der falsche Zeitpunkt zu sein, sich von altbewährten Methoden im Vertragsmanagement zu entfernen. Dem ist aber nicht so. Es ist durchaus der richtige Zeitpunkt, diese Arbeiten moderner Technologie zu überlassen und die wichtigen Fachkräfte für andere bedeutende Aufgaben einsetzen zu können. Die Technologie, die hier ins Spiel kommt, ist eine flexible OCR (Optical Character Recognition) Software, welche erhebliche Vorteile rund um das Vertragsmanagement von Unternehmen bietet, darunter die folgenden:

  • Kontext aus Content: Mit OCR können alle spezifischen und wertvollen Daten und Informationen aus den Vertragsdokumenten extrahiert werden, also auch alle rechtsspezifischen und juristischen Fachbegriffe
  • Vertragsorganisation: Durch die Extraktion mit OCR werden alle Daten so strukturiert für Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Vertragsmanagement-System ausgespielt, wie sie strukturiert sein müssen: schnell und spezifisch lokalisier- und für alle Involvierten aufrufbar. Manuelle (Papier-)Suche im Aktenraum adé
  • Vertragsüberprüfung: Bestehende Verträge werden mit OCR überprüft und einfach auf einzelne relevante Daten durchsucht. Das heisst auch, dass Verträge nicht einfach automatisch verlängert werden, sondern dass Sie beispielsweise unter den von Ihnen vorgegebenen Bedingungen benachrichtigt werden, damit Sie Anpassungen einfach und schnell vornehmen können
  • Doppelarbeit fällt weg: Je nach Grösse des Unternehmens sind verschiedene Abteilungen im Vertragsmanagement involviert, was bei manueller Verarbeitung immer zu Gefahr führt, dass sich Arbeiten überkreuzen und dadurch ineffizient werden. Mit modernem Dokumentenmanagement, wo die Extraktion ein Herzstück ist, fällt dieses Problem weg
  • Höhere Sicherheit: Durch die leistungsstarke OCR wird die Fehleranfälligkeit, wie sie bei der manuellen Verarbeitung eine Problematik ist, lückenlos umgangen. Zudem sehen wesentlich weniger menschliche Augen die Dokumente und deren teils sensiblen Informationen = höhere Compliance und dadurch verminderte Risiken
  • Produktivität: Mit OCR werden Dokumente exakt, kostengünstig und super schnell verarbeitet, was ganz allgemein eine bedeutend schnellere Durchlaufzeit zur Folge hat, als wenn manuell verarbeitet
  • Handschriftenerkennung: Durch OCR und HTR (Handwritten Text Recognition; darüber können Sie hier mehr lesen) können alte Verträge in Papierform, nachgereichte Dokumente, handsignierte Dokumente usw. erkannt und extrahiert werden

Die Vorteile zum Einsatz moderner Dokumentenextraktion in der Vertragsverwaltung liegen also auf der Hand. Sorgen von Mitarbeiter in diesem Segment, je nach Unternehmensgrösse ganze Sachbearbeiter, überflüssig zu werden, sind aber unbegründet. Die softwaregestützte Dokumentenextraktion entlastet diese Teams lediglich bei mühsamer und repetitiver Arbeit, namentlich beim Überprüfen und Bearbeiten von Verträgen, und schafft Raum, damit sie sich komplexeren rechtlichen Angelegenheiten widmen können.