Mitarbeiter aller Arten von Organisationen haben täglich mit Dokumenten und Textdaten zu tun. Die häufigsten Arten sind pdf-Dokumente wie Korrespondenzen, Rechnungen, Bestellungen, etc. Viele Organisationen müssen sich jedoch auch nach wie vor mit papierbasierten und von Hand ausgefüllten Dokumenten wie Kassenbons, Formularen, handschriftlichen Belegen und Ähnlichem auseinandersetzen. Sie müssen aus diesen Dokumenten nicht nur Informationen entnehmen, sondern sie auch für die nachstehenden Prozesse aufbereiten. Bei der Erfassung solcher Dokumente sind also maschinelle Techniken unerlässlich. Die Kosten sind für die reine manuelle Erfassung sind schlicht und einfach zu hoch. Dazu kommt, dass Unternehmen Dokumente über unterschiedliche Kanäle erhalten. Es braucht aufgrund dessen ein speditives Setup, wo Dokumente schnell und kosteneffizient maschinenlesbar erfasst und unmittelbar an die richtige Stelle weitergeleitet werden können.

Über welche Kanäle erhalten Firmen Daten?

Viele Unternehmen arbeiten mit Dokumenten, die von ihren Kunden in Form von Bilddateien über unternehmenseigene Portale hochgeladen werden. Dies können zum Beispiel Identifikationsnachweise, Wohnsitzbestätigungen, Steuerbelege, Gehaltsabrechnungen, usw. sein. Anstatt in diesen Dokumenten manuell nach den erforderlichen Informationen wie Name, Geburtsdatum, Gehalt und Steuerbeträge zu suchen, ist es sinnvoll, eine moderne OCR Software einzusetzen, die diese Dokumente direkt nach dem Upload übernimmt, analysiert und die erforderlichen Feldwerte im Handumdrehen extrahieren kann, die dann wiederum an führende Systeme übergeben kann.

Eine andere Quelle für Dokumente, sind natürlich die heutzutage nicht mehr wegzudenkenden  E-Mails. Denn sehr häufig enthalten diese Anhänge mit pdf-Dokumenten oder Bildern, die relevante Informationen beinhalten und weiterverarbeitet werden müssen. Und obwohl die Welt zunehmend digitaler wird, haben wir immer noch eine Unmenge Papierkram der hin und her versendet wird. Ob Sie es glauben oder nicht, aber fast die Hälfte aller Rechnungen werden noch per Fax zugestellt und benötigen eine Woche oder noch länger, bis sie bearbeitet werden. Irrsinnig, nicht?!

Nachstehend finden Sie eine illustrierende Übersicht, was es sonst noch für Quellen gibt, wo Unternehmen Dokumente herhaben.

integration scenario

Wie eingangs erwähnt, bedingt eine kostengünstige und schnelle Prozessgestaltung von Dokumenten-lastigen Prozessen ein spezifisches Setup, das Dokumente dezentral aufgreifen, verarbeiten und unternehmensweit an die richtigen Abteilungen und Mitarbeiter ausspielen kann. Diesen Anforderungen gerecht werden kann eine Cloud-basierte Multichannel-Dokumentenverarbeitungs-Software.

Die Implementierung eines solchen Extraktionssystems kann sich als wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen einem guten Unternehmen und einem Top-Unternehmen herausstellen.

Wieso KI-OCR Software den Unternehmensalltag einfacher macht

KI-basierte Cloud-OCR Software ist heute Dank modernen Machine Learning und Deep Learning Technologien beziehungsweise fortgeschrittenen Architekturen in der Lage, allerlei Informationen aus noch so unstrukturierten Dokumenten herauszulesen und eben strukturiert wiederzugeben. Auch etwa hangeschriebene Texte können damit relativ robust prozessiert werden. Die so extrahierten und möglicherweise noch nachvalidierten Daten können anschliessend in beispielsweise ein zentrales Document Management-System oder eine ERP- oder CRM-Software eingespeist werden. Die Tatsache, das solche Systeme von Erfahrungen und Annotationen lernen können, führt über die Zeit dazu, dass immer weniger menschliche Interaktionen notwendig sind, was weitere erhebliche Kosteneinsparungen zur Folge haben wird.

Welche Vorteile Cloud-Infrastruktur für OCR bieten kann

Dezentrale und unterschiedliche Datenquellen, zeitnahe Verarbeitung und kostengünstige sowie performante OCR-Datenextraktion sind genau die Dimensionen, welche die Verarbeitung von Dokumenten auf einer Cloud-basierten Plattform abdecken kann. Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht, dass Ihre Dokumente sofort nach ihrem Eingang automatisiert verarbeitet werden. Ganz egal wie viel Dokumente Sie auch hochladen. Im Gegensatz zu lokal betriebener OCR kann also ein beliebig grosses Volumen an Dokumenten in Realtime extrahiert werden und bietet somit eine optimale Lösung für die effiziente Erfassung und Bereitstellung der Daten für nachgelagerte Prozesse. Zudem adressieren Sie auch die Fehleranfälligkeit, die durch die manuelle Bearbeitung entsteht.

Solche in der Cloud gehosteten Multichannel-Dokumentenverarbeitungs-Systeme lassen sich ausserdem super leicht via API in andere Systeme integrieren, wo die Informationen weiter bearbeitet werden. Somit gestalten Sie Geschäftsprozesse fliessender und sichern sich durch Systemübergreifende Prozessautomation beziehungsweise Schnittstellenreduktion weitere Effizienzgewinne.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl Papier- als auch elektronische Dokumente reichhaltige Informationsquellen darstellen, die wenn kostengünstig und schell weiterverwertbar gemacht, viel Wert bringen können. In dieser Hinsicht haben Multikanal-Dokumentenverarbeitungs-Systeme die Fähigkeit, Dokumente unmittelbar automatisiert zu klassifizieren, die Art der darin enthaltenen Informationen zu verstehen, diese strukturiert auszugeben und sie an angebundene Systeme weiter zu reichen, so dass sie von Sachbearbeitern, Datenmanagern, Analysten und weiteren Mitarbeitenden weiter genutzt werden können.

Wenn Sie selbst Daten aus verschiedenen Quellen beziehen müssen und diese Prozesse gerne automatisieren würden, dann registrieren Sie sich doch über den nachstehenden Banner für einen 14-tägigen Testaccount.

Achtung: Die aktuelle Software-Version unterstützt lediglich die Extraktion von Dokumenten, die im Einkaufsprozess relevant sind ohne Konfiguration.