Nun ist es bald so weiter. Am 30. Juni wird die QR-Rechnung die zwei bisherigen Schweizer Einzahlungsscheine in Farbe Rot und Orange ablösen. Eine Ära geht zu Ende und eine neue beginnt. Der neue Schweizer Standard enthält einen Barcode mit den relevantesten Zahlungsinformationen, welcher es Empfängern ermöglicht, diverse Prozesse in ihrer Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Folge dessen ist es nun sehr wichtig, dass Sie ganz egal, ob Sie ein Unternehmen mit einer Buchhaltungsabteilung oder der Anbieter einer ERP- oder Buchhaltungssoftware sind, sicherstellen, dass Ihre Hard- wie auch Software die neuen Finanzdokumente reibungslos verarbeiten kann.

Beispiel einer Schweizer QR-Code Rechnung

qr-code-invoice

Der QR-Code enthält insgesamt 42 Felder, darunter Informationen zu den Dimensionen

  • Kreditor
  • Debitor
  • Rechnungsbetrag und Währung
  • Zahlungsreferenz
  • sowie zusätzliche Informationen (z.B. unstrukturierte Nachrichten beziehungsweise Referenzangaben)

Was Sie als Debitor beachten müssen

Die wichtigsten Aspekte, welche in diesem Zusammenhang für Sie als zahlungsleistende Person hervorzuheben sind, können wie folgt zusammengefasst werden:

  • Ab dem 30. Juni muss Ihre Finanzsoftware wie auch Ihre Hardware in der Lage sein, QR-Codes scannen zu können
  • Die neue Schweizer QR-Rechnung enthält einen maschinenlesbaren Barcode mit allen relevanten Zahlungsinformationen, um die Lieferantenzahlung auszulösen
  • Eine manuelle Eingabe der Rechnungsinformationen wird nicht mehr erforderlich sein
  • Sie können Ihre Kreditorenprozesse vollständig automatisieren

Warum Sie moderne OCR Software zur Verarbeitung verwenden sollten?

Wenn Sie nach Scanning-Lösungen suchen, die mit QR-Codes zu recht kommen, werden Sie nach kurzer Google-Suche schnell fündig werden. Doch Achtung: Die meisten dieser Lösungen können die gezogenen Daten nicht einfach so automatisiert in irgendeine beliebige Business Software wie beispielsweise Ihr ERP einspielen. Ganz anders sieht das aus, wenn Sie mit Parashift arbeiten. Denn dank unserem Ansatz, Dokumentenextraktion so einfach wie möglich konsumierbar zu machen, verfügen Sie über die Möglichkeit QR-Scanning-Funktionalitäten einfach via REST API an Ihr führendes Finanzsystem anzubinden. Somit haben Sie innert Kürze ein leistungsstarkes Setup, mit welchem Sie blitzschnell Zahlungsinformationen aus Belegen extrahieren und automatisiert weiterverarbeiten können.

Unsere Dokumentenextraktions-Engine unterstützt übrigens sowohl die automatische Datenextraktion von Schweizer QR-Rechnungen als auch weitere internationale Rechnungsformate, welche nicht diesem Rechnungsstandard unterliegen. Wie Sie sich denken können, bietet das insbesondere dann wichtige Mehrwerte, wenn Ihr Unternehmen mit internationalen Lieferanten arbeitet und so eine hohe Flexibilität in Bezug auf die Fähigkeiten zur Verarbeitung all dieser Rechnungsdokumente voraussetzt.

In anderen Worten können Sie sich durch eine Implementierung der Parashift OCR Software jegliche manuelle Arbeit zur Belegerfassung für Ihre Buchhaltung sparen, was dementsprechend einen signifikanten Effekt auf Ihre Kapazität und Kosten hat. Diese gesparten Ressourcen sind nämlich an anderen Stellen in Ihrem Unternehmen wesentlich zielführender investiert. Dies ist zumindest die Erfahrung, welche unsere Kunden mit uns teilen.

Wie OCR Daten aus dem Schweizer QR-Code und anderen Rechnungsformaten extrahiert 

OCR Technologie, welche optische Zeichenerkennung automatisieren kann, ist eine Technologie, die den Inhalt jeglicher Rechnungen oder aber auch allerlei anderer Dokumente erkennt, kategorisieren kann und Ihnen die daraus relevanten Informationen in einem strukturierten Format (in unserem Fall JSON) ausspielt. 

Die «Magie» der Parashift OCR-Lösung ist also die Umwandlung unstrukturierter Dokumente in maschinenlesbaren Text sowie die Interpretation und Strukturierung des Textes in relevante Informationen wie Name und Adresse des Lieferanten und Rechnungsempfängers, Rechnungsnummer, Lieferdatum, allerlei Positionsdaten, Rechnungsbeträge, Mehrwertsteuersätze und -beträge und weitere relevante Metadaten. Die extrahierten Informationen spielen wir anschliessend als JSON-Datei an Ihre ERP Software aus. Wenn Sie keine Schnittstelle bauen wollen, können Sie natürlich auf einen Import via CSV vornehmen. Kein Problem. Im Falle der Schweizer QR-Rechnung erhalten Sie mit dem Zusatz des Barcodes auch die ergänzenden 42 Felder, die im QR-Code codiert sind.

Welche Felder wir extrahieren

Die wichtigsten Felder in regulären wie auch QR-Rechnungen, die Ihnen Parashift zurückspielt, sind:

  • Lieferanteninformationen
  • Umsatzsteuer/Mehrwertssteuer-Identifikationsnummer
  • Empfängerinformationen (bzw. Mandanten)
  • Dokumentendatum
  • Dokumentennummer
  • Lieferdatum
  • Rechnungs- oder Bestellnummer (PO)
  • Referenznummer
  • Zahlungsbeträge (Gesamtbeträge, Mehrwertsteuer, Währung jeweils inkl. Teilbeträge)
  • Zahlungskonditionen (eine oder mehrere)
  • Zahlungsfrist
  • Zahlungsart
  • Zahlungsinformationen (IBAN, BIC und Kontonummer) 
  • Einzelpositionen
  • Sowie jedes individuelle Feld auf Anfrage

Automatisierte Verarbeitung von QR-Rechnungen 

Gespräche mit unseren Schweizer Kunden haben klar gezeigt, dass ein Bedarf für eine einheitliche OCR-Lösung besteht, die sowohl Schweizer QR-Rechnungen als auch ergänzende internationale Rechnungsformate unterstützt. Dies haben wir bei Parashift entsprechend umgesetzt und können unseren Partnern und Kunden dadurch eine umfassende Lösung zur Rechnungsextraktion (aber auch anderer Dokumenttypen) bieten, die eine sehr grosse Vielfalt an Formaten innerhalb Sekunden mit einer minimalen Fehlerquote automatisch verarbeiten kann. Dies befähigt Sie zur Automatisierung von Prozessen in Ihrer Kreditorenbuchhaltung und führt somit zu schlankeren Geschäftsprozessen, die Ihnen manuelle Arbeit und Gemeinkosten einsparen. 

Wollen Sie erfahren, wie wir Sie unterstützen können oder wie die Parashift Plattform in Ihre Kreditorenprozesse integriert werden kann? Wir empfehlen Ihnen, eine kostenlose Online-Demo mit einem unserer Produktspezialisten zu vereinbaren. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail mit Ihren Fragen schicken oder uns einfach direkt unter +41 61 508 77 77 anrufen.