In der Seefrachtbranche ist laut Gartner, eine von zehn Rechnungen inkorrekt. Die hohe Komplexität der Frachtrechnungen ist ein Grund dafür, die manuelle Erstellung ein weiterer. Die logische Konsequenz daraus ist, dass Unternehmen 1-2 % der gesamten Seefrachtausgaben zu viel bezahlen, was schnell horrende Summen ausmacht. Um die Abweichungen identifizieren zu können, ist die Extraktion der relevanten Daten aus den Seefrachtrechnungen und den Frachtraten für den exakten Datenabgleich entscheidend. MARTIN & SORBO (M&S) mit ihrem umfangreichen Branchen-Know-how kombiniert mit Machine Learning-basierter Intelligent Document Processing (IDP) Software von Parashift bilden das perfekte Fundament für gründliche Prüfungen und für allfällige Rückforderungen von zu viel bezahlten Seefrachtgebühren.
Das Wichtigste in der Übersicht
- Ein Mix aus komplexen Seefrachtrechnungen und manuellen Prozessen führt zu einer ungenauen Rechnungsstellung.
- Die Folge davon sind zu viel bezahlte Seefrachtgebühren.
- MARTIN & SORBO und Parashift verhelfen Kunden mit digitalen Seefrachtprüfungen mittels KI-basierter Dokumentenerfassung zur Rückgewinnung der Ausgaben. Und das bis zu 3 Jahre zurück.
Verschiedene Schwierigkeiten in der Seefrachtbranche
Die überhöhten Frachtgebühren resultieren aus verschiedenen Problemen der folgenden involvierten Parteien:
1. Aus Sicht des Seefrachtführers und Spediteurs: Manuelle Erstellung der Seefrachtrechnungen, falsche Vertrags- oder Tarifraten, Misskommunikation, etc.
2. Aus Sicht des Frachtzahlers oder -eigentümers: Mangelnde Kenntnisse der Abläufe (in der Buchhaltung), nur manuelle Stichprobenkontrolle der Rechnungen, Fokus der Ressourcen auf den Containervertrieb, etc.
3. Allgemeine Gründe für falsche Rechnungen: Terminüberschneidung bei der Fracht, doppelte Rechnungsstellung aufgrund Änderungen, Unstimmigkeiten aufgrund mehrerer Währungen oder Zusatzgebühren, nicht übereinstimmende Menge der in Rechnung gestellten mit den tatsächlich beförderten Container, falsches Lesen der komplexen Frachtverträge, etc.
Eine effektive Automatisierungslösung für die Seefrachtbranche
Für die Prüfung stellen Seefrachtunternehmen M&S die Frachtraten (Verträge), Frachtrechnungen und, falls vorhanden, Gutschriften zur Verfügung. Die IDP-Plattform von Parashift extrahiert die relevanten Daten aus den Seefrachtrechnungen. Darunter sind alle industrietypischen Informationen wie beispielsweise der Verlade- und Entladehafen, Abfahrtsdatum, Containergrösse und Bunkergebühren, welche als strukturierte Daten ausgelesen werden.
Auf Basis der extrahierten Daten verfasst M&S eine Versandhistorie der letzen bis zu 3 Jahre. Im nächsten Schritt erstellt M&S dann einen Seefrachttarif mit der Unbeständigkeit der Verträge, dem Verladehafen, dem Entladehafen, den Ausrüstungen und den Zusatzkosten.
Abweichungen aufdecken und die zu viel berechneten Beträge zurückverlangen
Auf dieser Datengrundlage wird die Differenz der Frachtrechnung und der Tarifkarte berechnet. Die digitale Frachtprüfung erfolgt schliesslich auf Basis der Transaktionen und der Tarifkarten. Jede einzelne Rechnung wird auf Basis der Anzahl der versendeten Container und des ermittelten Transportwertes berechnet, welcher dann mit dem Rechnungswert verglichen wird. Dank der durch die Intelligent Document Processing (IDP)-Plattform in Echtzeit extrahierten Daten wird direkt ersichtlich, ob es Abweichungen in den Seefrachtgebühren gibt oder nicht. Falls ja, setzt sich M&S mit dem Transportunternehmen in Verbindung, um den zu viel berechneten Betrag zurückzufordern.
Mit viel Branchen-Know-how und mit State of the Art Intelligent Document Processing kreieren M&S und Parashift eine exakte Automatisierungslösung für Kunden in der Seefrachtindustrie, um die zu viel bezahlten Seefrachtausgaben zu beanstanden.
