atenerfassung mittels KI-basierter OCR-Technologien (Optical Character Recognition) statt. Die OCR-Software erkennt und extrahiert automatisch alle relevanten Daten, was folglich einige immense Vorteile für den Workflow Ihrer Mitarbeiter und dadurch natürlich auch ganz im Allgemeinen für Ihr Unternehmen zur Folge hat:
Weniger Papier
Im Jahr 2020 sollte es eigentlich müssig sein, über das Papierthema sprechen zu müssen. Und dies nicht nur aus ökologischer, sondern auch aus Workflow-Sicht heraus. Die Unmengen an Papierdokumenten, die in einem Unternehmen zwischen Mitarbeitern hin und her wandern, tragen wohl kaum viel Gutes zu einem ungestörten, effizienten Workflow bei. Dazu kommt die Aufbewahrung von Akten und danach deren Vernichtung. Kurz gesagt: Workflows leiden massiv unter Papier.
Die automatisierte Datenerfassung mittels OCR-Software, idealerweise möglichst früh im Prozess, kreiert hier ein deutlich freundlicheres Bild. Nicht nur wird dem Papierberg auf dem Schreibtisch physisch ein Ende gesetzt, die digitalen Dokumente lassen sich zusätzlich automatisch bei den Mitarbeitern einspielen, wo sie auch hin müssen. Und das alles sehr zeitnah nach dem Eingang.
Eliminierung manueller Eingaben
Eines der grössten Workflow-Probleme in Unternehmen ist nach wie vor manuelle Arbeiten, die sehr zeitraubend und fehleranfällig sind, wenig unmittelbarer Mehrwert bieten und gleichzeitig aber notwendig sind, sei dies das manuelle Überprüfen und die Eingabe von Rechnungen und Verträgen oder sei es die manuelle Suche nach Dokumenten und einzelnen Dateien. Mit der automatisierten Datenerfassung werden all diese Elemente stark reduziert oder gar eliminiert, die Fehleranfälligkeit sinkt enorm und gesamte Prozesse werden signifikant beschleunigt. Davon profitieren bereits KMU und erst recht Grossunternehmen, lässt sich die Automatisierung der Datenerfassung einfach skalieren.
Schnelle Erfassung von elektronischen Dokumenten
Die Extraktionssoftware erfasst und extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus allen erdenklichen Dokumenten und Formaten, bringt sie auf eine strukturierte Ebene und lässt alte Workflow-Probleme, wie das manuelle Herumschieben der Dokumente beispielsweise via Email, alt aussehen.
Genauigkeit, Geschwindigkeit und Anwendungsgebiete
Mit weniger Papier, respektive hoffentlich bald keinem mehr, ohne manuelle Eingaben und mit einer automatisierten Datenerfassung ist eine gute Basis für mehr Genauigkeit und Geschwindigkeit in den Workflows auf operativer Ebene geschaffen. Die Fehleranfälligkeit nimmt ab, die Genauigkeit zu. So simpel, wie es sich liest, ist es auch. Durch die Automatisierung werden Fehler direkt bei der Erfassung erkannt und können nach Bedarf korrigiert werden, um die nachgelagerten Prozess nicht zu behindern.
Mit schnelleren und kontinuierlicheren Workflows können Unternehmen steigenden Anforderungen gerecht werden. Dies kommt beispielsweise besonders gut in der Eingangsrechnungsverarbeitung zur Geltung, wo durch eine schnellere Verarbeitung hohe Kosten eingespart werden können. Ein zufriedenstellender ROI wird in Windeseile erreicht. Weitere branchenübergreifende Beispiele von Anwendungsgebieten, die von der automatisierten Datenerfassung via KI-basierter OCR und damit von vorteilhaften Workflows profitieren, sind:
- Versicherungswesen: bei Schadenabwicklungen/Versicherungsforderungen
- Finanzwesen: bei Kunden-Onboardings sowie Darlehens- und Kreditprozessen
- Personalmanagement: bei Lohnabrechnungen und Vertragsänderungen
- Staat: bei Steuerrückerstattungen
Tiefere Einblicke dank mehr Data
Gleichzeitig eröffnen sich den Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen dank der durch die automatisierte Erfassung gewonnenen Data tiefe Realtime Einblicke in die komplexen Prozesse Ihres Unternehmens und Sie können zuvor versperrten Business Value freisetzen. Zudem kann Ihr Team nach und nach weitere Massnahmen zur Verbesserung der Abläufe vornehmen.
Die Flexibilität und Skalierbarkeit der automatisierten Datenerfassung via moderner OCR-Software ist ausgesprochen hoch. Durch die Integrierung in ein bereits bestehendes ERP, DMS, ECM-System oder auch sonstige Business Software lassen sich die Kosten vergleichsweise tief halten und Implementierungen schnell umsetzen. Damit stehen die Chancen optimal, dass auch in Ihrem Unternehmen die Workflow-Probleme angegangen und sukzessive gelöst werden können.
