Die digitale Transformation ist weltweit in vollem Gange. Im Jahr 2022 erreichen die Ausgaben für Technologien und Dienstleistungen in diesem Bereich $1,6 Billionen und bis 2026 voraussichtlich sogar $3,4 Billionen. Ein elementarer Schritt in der Unternehmensdigitalisierung ist die Dokumentenverarbeitung und damit die Umwandlung von physischen in elektronische Dokumente. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: durch die manuelle Erfassung Ihrer Mitarbeitenden oder mit einer Automatisierungslösung.
Wenn Sie diese Zeilen lesen, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie Prozesse nur teils oder noch gar nicht automatisiert haben. Der Zeitpunkt für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung war nie günstiger, denn: bis 2023 werden digital transformierte Unternehmen vermutlich mehr als die Hälfte des globalen BIP erwirtschaften.
In diesem Artikel gehen wir auf zwei unterschiedliche Ausgangspositionen und neun positive Auswirkungen ein, die die automatisierte Dokumentenverarbeitung auf Ihr Unternehmen hat:
1. Ausgangsposition: In Ihrem Unternehmen erfassen und verarbeiten Mitarbeitende die Daten manuell.
2. Ausgangsposition: Sie haben eine OCR-Lösung implementiert, die Daten aus einem Dokument wie z.B. aus einer Rechnung automatisch erfasst.
Inhalt
- Ihr Unternehmen verarbeitet Dokumente manuell: Was wird sich durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung verändern?
- A- Kosten reduzieren
- B- Zeit einsparen
- C- Effizienz steigern
- D- Kundenzufriedenheit erhöhen
- E- Missbrauch verringern
- Ihr Unternehmen verarbeitet Dokumente mit einer OCR-Lösung: Was wird sich durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung verändern?
- A- Erhöhte Flexibilität
- B- Verkürzte Time-to-Value
- C- Schnellere Durchlaufzeiten
- D- Deutlich ökonomischer
- Was ist die beste Lösung für die Dokumentenautomatisierung?
- A- Intelligent Document Processing (IDP)
- Wie wählen Sie die beste IDP-Lösung für Ihr Unternehmen aus?
- Warum Parashift IDP die leistungsfähigste Lösung auf dem Markt ist?
- Automatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung mit einer Plattform
1. Ihr Unternehmen verarbeitet Dokumente manuell: Was wird sich durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung verändern?
Praktisch alle Geschäftsprozesse involvieren Dokumente in irgendeiner Form. Ob die Dokumente bei Ihnen digital als PDF oder über den physischen Weg eingehen – mit einer manuellen Verarbeitung ist das Resultat in beiden Fällen ein ähnliches:
- Langsamer und ineffizienter Prozess: Egal, ob es Rechnungen oder sonstige Dokumente sind, aus denen Ihre Mitarbeitende die Daten abtippen müssen: wenn das manuell geschieht, ist der Prozess garantiert langsam und ineffizient.
- Mühsame Arbeiten: Repetitive Arbeiten sind mühsam und demotivieren Ihre Mitarbeitenden. Sie wollen Ihre qualifizierten und teuren Mitarbeitende nicht für solche Aufgaben einsetzen.
- Fehleranfälligkeit: Manuelles Abtippen aus Dokumenten ist fehleranfällig. Wenn nun die Qualität der Dokumente, die Ihre Mitarbeitenden erfassen müssen, auch noch schlecht ist, erhöht sich die Fehleranfälligkeit umso mehr. Und dies führt zu ungenauen Daten in den nachfolgenden Prozessen und damit wiederum zu hohen Korrekturkosten.
Wenn Ihr Unternehmen also noch Dokumente manuell verarbeitet – und Sie sind bei Weitem nicht alleine – ist jetzt der beste Zeitpunkt gekommen, zu wechseln.
Die digitale Dokumentenverarbeitung wird in Ihrem Unternehmen Folgendes zum Positiven ändern:
A- Kosten reduzieren
Klar, eine Dokumentenverarbeitung Software ist eine Investition. Eine, die sich aber lohnen wird. Damit lösen Sie nämlich Ihre Mitarbeitenden von manuellen Arbeiten los und setzen sie stattdessen für wertbringendere Arbeiten ein, womit Sie wiederum Kosten einsparen werden. Dokumentenverarbeitung digitalisieren, Kosten reduzieren.
B- Zeit einsparen
Mit der Integration einer Automatisierungslösung gewinnen Sie einen Teil Ihrer wertvollen Zeitressourcen zurück. Diese können Sie effektiver in anderen essenziellen Geschäftsteilen einsetzen.
C- Effizienz steigern
Indem Sie die Dokumentenverarbeitung digitalisieren und automatisieren, steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse im Allgemeinen.
D- Kundenzufriedenheit erhöhen
Die Faktoren Zeitersparnis und Effizienzsteigerung münden in besseren Prozessen und in der Fähigkeit, schneller auf Kundenwünsche und -anforderungen reagieren zu können.
E- Missbrauch verringern
Je weniger Mitarbeitende manuell mit Daten interagieren müssen, desto geringer ist das Risiko vor Missbrauch, auch vor ungewolltem.
2. Ihr Unternehmen verarbeitet Dokumente mit einer OCR-Lösung: Was wird sich durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung verändern?
Viele, gerade grosse Unternehmen nutzen bereits eine herkömmliche Optical Character Recognition (OCR)-Lösung, mit der Teile von Dokumentenprozesse automatisch verarbeitet werden.
Sie ebenfalls? Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie mit dem OCR Dokumentenmanagement das bestmögliche System implementiert haben. Vielmehr sind die Möglichkeiten einer herkömmlichen Dokumentenmanagement OCR stark limitiert, denn sie:
- sind abhängig von Templates und Regeln,
- ungeeignet für Dokumentvariation,
- dadurch sehr unflexibel und
- teuer in der Wartung.
Zu den im ersten Kapitel angesprochenen Vorteile gegenüber einer vollständig manuellen Dokumentenverarbeitung, also:
- Kosten reduzieren,
- Zeit einsparen,
- Effizienz steigern,
- Kundenzufriedenheit erhöhen und
- Missbrauch verringern
Werden sich mit der Integration einer leistungsstarken, intelligenten Dokumentenautomatisierungslösung in Ihrem Unternehmen zusätzlich die folgenden Punkte verbessern:
A- Erhöhte Flexibilität
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen OCR-Lösung sind mit einer intelligenten, KI-basierten Lösung verschiedene Dokumentenlayouts kein Hindernis mehr. Dieses System basiert nicht auf Vorlagen und nicht auf Regeln, was die Flexibilität exponentiell erhöht.
B- Verkürzte Time-to-Value
Eine schnelle Implementierung, ein Repository an sofort verfügbaren Dokumenttypen, kaum Konfiguration und kein Training verkürzt die Time-to-Value signifikant.
C- Schnellere Durchlaufzeiten
Durch die leistungsfähige Lösung werden auch unstrukturierte Daten mit einer hohen Genauigkeit ausgelesen, womit sich die Durchlaufzeiten massiv reduzieren.
D- Deutlich ökonomischer
Im Gegensatz zu Legacy OCR-Lösungen müssen Sie mit einer intelligenten Dokumentenautomatisierung keine hohen Kosten für Einrichtungs- und Trainingszeiten aufwenden. Für neue Use Cases brauchen Sie keine Spezialisten, was diese Lösung deutlich ökonomischer macht.
3. Was ist die beste Lösung für die Dokumentenautomatisierung?
Wie bereits kurz im vorherigen Kapitel angetönt, muss ein fähiges System für das Unternehmen der Zukunft in die intelligente Richtung gehen. Für die Vielfalt und Komplexität der Geschäftsdokumente, die Sie auf täglicher Basis bearbeiten, eignet sich nur eine intelligente Lösung.
A- Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligent Document Processing (IDP) (intelligente Dokumentenverarbeitung) oder auch KI-OCR genannt (Optical Character Recognition gestützt auf Künstlicher Intelligenz) ist die am besten geeignete Lösung für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. Die Datenerfassungssoftware ist enorm flexibel, benötigt keine Vorlagen, kaum Konfiguration und ist fähig, auf der Grundlage von Daten zu lernen. KI-OCR ist ein integraler Teil von intelligenter Automatisierung.
Dank der Kombination fortschrittlicher KI-Technologien eignet sich IDP damit perfekt für die automatische Dokumentenverarbeitung. Das Datenerfassungssystem nutzt leistungsstarke KI-Technologien wie Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing und Computer Vision.
Die Lösung bezieht sich auf die Methoden zur automatischen Erfassung von Daten und zur automatischen Eingabe in die korrekten Computersysteme und in die nachgelagerten Prozesse. Als intelligentes System versteht sie den Kontext der Informationen aus den Dokumenten heraus.
4. Wie wählen Sie die beste IDP-Lösung für Ihr Unternehmen aus?
Der Markt der IDP-Anbieter wächst und wächst. Die grosse Auswahl macht die Entscheidung für Sie nicht einfacher. Allerdings gibt es verschiedene Faktoren, die eine leistungsstarke und zukunftsorientierte KI-OCR beinhalten sollte.
Eigenschaften, die Sie in Ihrer IDP-Lösung wollen:
- Die einfache Integration und Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Softwarelandschaft
- Eine branchenunabhängige Lösung zur Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von unstrukturierten Daten auch aus komplexen Dokumenten
- Eine Cloud-basierte Lösung, die einfach skalierbar ist
- Eine benutzerfreundliche Plattform
5. Warum Parashift IDP die leistungsfähigste Lösung auf dem Markt ist?
Die Parashift Intelligent Document Processing Plattform kombiniert robuste Technologien in einem System. Zu den Kapazitäten, welche Parashift zur leistungsfähigsten Lösung auf dem Markt machen, gehören:
- Document Swarm Learning: Der einzigartige Ansatz ist der beste Versuch, 99.99 % Extraktionsgenauigkeit Realität werden zu lassen. Die proprietäre Technologie ermöglicht ein globales KI-Training über alle Kunden und über Milliarden von Datenpunkten hinweg. Die Fortschritte werden dabei laufend durch alle in der Cloud verarbeiteten Dokumente erzielt und mit sämtlichen Kunden im Netzwerk geteilt.
- DSGVO-konforme Cloud-Plattform: Sicherheit und Compliance stehen im Mittelpunkt. Unternehmen weltweit verarbeiten die sensibelsten Daten mit der vollständig DSGVO-konformen Parashift Cloud-Plattform.
- Eine Plattform für alle Dokumente: Parashift ersetzt nach und nach die Nischenlösungen für einzelne Use Cases. Stattdessen nutzen Sie eine IDP-Plattform für alle Ihre Dokumente. Sie minimieren dadurch sowohl die Komplexität als auch Betriebskosten deutlich.
- Out-of-the-Box Funktionalitäten: Unzählige Standard Dokumenttypen benötigen kein Einrichten und keine Konfiguration, sondern sind ab Tag 1 direkt einsatzbereit. Zudem klicken Sie sich individuelle Dokumenttypen ganz einfach und ohne IT-Kenntnisse selbst zusammen. Damit verkürzen Sie die Time-to-Value signifikant und sorgen für einen schnellen ROI.
6. Automatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung mit einer Plattform
Bereits heute lesen Sie mit der Parashift KI-OCR und einer einzigen Plattform hunderte von komplexen Geschäftsdokumenten automatisch aus. Parashift arbeitet zudem täglich hart daran, um den Weg hin zu einer vollständig autonomen Dokumentenextraktion weiter zu ebnen.
Sie wollen die Leistungsfähigkeit der Parashift IDP-Plattform in Aktion sehen?
