Vermutlich automatisieren Sie bereits Teile Ihrer Dokumentenerfassung mit Optical Character Recognition (OCR). Fakt ist allerdings damit auch, dass Ihnen bares Geld und wertvolle Ressourcen entgehen. Die frohe Botschaft: Nie war es einfacher, Ihre höchstens mittelmässige Datenerfassungslösung gegen eine leistungsstarke, durch Künstliche Intelligenz (KI) angetriebene Intelligent Document Processing-Lösung (IDP) auszutauschen.
In diesem Artikel beantworten wir 6 drängende Fragen rund um KI-OCR für Ihre automatisierte Dokumentenverarbeitung. Damit Ihr Unternehmen im Jahr 2023 (und darüber hinaus) sämtliche Geschäftsdokumente automatisch, effizient und kostenfreundlich verarbeiten kann.
Reduzieren Sie sowohl die Time-to-solution als auch die Betriebskosten um > 80 %!
Inhalt
- Was ist der Unterschied zwischen Template-basierter OCR und KI-basierter OCR?
- A- Template-basierte Optical Character Recognition
- B- Optical Character Recognition auf Basis von Künstlicher Intelligenz
- Warum ist herkömmliche OCR teurer als KI-OCR?
- A- Qualifizierte Mitarbeitende sind teuer
- B- Langsame Prozesse sind teuer
- Warum ist die Verwendung einer KI-OCR sicherer als die Nichtverwendung?
- A- Manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig
- B- Daten gelangen an falsche Personen
- Warum KI-OCR gut für unseren Planeten ist?
- A- Weniger Papier
- B- Das physische Archiv auflösen
- Welches ist die beste Intelligent Document Processing-Lösung?
- A- Zukunftsorientierte Technologie dank Document Swarm Learning
- B- DSGVO-konforme Cloud Plattform
- C- Eine Lösung für alle Ihre Dokumenttypen
- D- Keine Konfiguration, kein Einrichten
- E- No-Code Plattform für einfache Bedienung
- F- Softwarehersteller integrieren Parashift in ihre eigene Software
- Warum Sie jetzt für das Jahr 2023 auf KI-OCR umsteigen sollten?
- Rüsten Sie Ihr Unternehmen für 2023 mit intelligenter Dokumentenverarbeitung auf
1. Was ist der Unterschied zwischen Template-basierter OCR und KI-basierter OCR?
Eine allenfalls bereits integrierte OCR Texterkennung basierend auf Vorlagen hilft Ihrer Dokumentenverarbeitung nur bedingt. Doch wo genau liegen die Limitierungen dieser Lösung und wie steht sie im Vergleich mit der KI-basierten da?
A- Template-basierte Optical Character Recognition
Während die Template-basierte OCR bei der Erfassung eines immer gleich bleibenden Dokumentes helfen kann, ist diese Lösung stark limitiert:
Abhängig von Templates und Regeln: Jedes Feld (z.B. ein Datum) auf einem Dokument, das Sie extrahieren wollen, benötigt eine Konfiguration. Weicht die Dokumentenstruktur von der Vorlage ab, sind teure Konfigurationen notwendig.
Keine Flexibilität: Variiert ein Dokument auch schon nur leicht, ist die herkömmliche OCR unfähig, die Daten korrekt auszulesen.
B- Optical Character Recognition auf Basis von Künstlicher Intelligenz
Optical Character Recognition auf Grundlage von Künstlicher Intelligenz (KI), kurz KI-OCR, ist quasi der starke Bruder zurück aus der Zukunft (oder so ähnlich) der Template-basierten OCR. Diese Technologie ist heute oft unter dem Namen Intelligent Document Processing (IDP) bekannt. Mit der Integration der leistungsstarken Lösung in Ihre Geschäftsumgebung ändert sich unter anderem Folgendes:
- Sie erfassen unstrukturierte Daten automatisch und wandeln diese in strukturierte um.
- Ihr Unternehmen erreicht ein deutlich verbessertes Straight-Through Processing (STP).
- Sie können die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden verbessern, indem Zahlungsfristen eingehalten werden und schnellere Bearbeitungszeiten möglich sind.
2. Warum ist herkömmliche OCR teurer als KI-OCR?
Wie soll denn die traditionelle OCR teurer sein, als die OCR Software, die auf Künstlicher Intelligenz basiert?! Auch wenn dieses Statement auf den ersten Blick unmöglich scheint, lassen Sie es mich kurz erklären:
A- Qualifizierte Mitarbeitende sind teuer
Eine schwache Datenerfassungslösung beschert Ihnen schwache Daten. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden Daten korrigieren müssen. Und zwar manuell. Dadurch benötigen Sie mehr Personal, was sehr schnell sehr teuer wird. Ausserdem setzen Sie Ihre hochqualifizierten Mitarbeitenden für repetitive und mühsame Arbeiten ein. Etwas, das Sie unbedingt vermeiden wollen – sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch aus Sicht der Mitarbeitenden.
B- Langsame Prozesse sind teuer
Ein weiterer nicht zu unterschätzender Effekt von manuellen Eingriffen durch Ihre Mitarbeitenden sind die langsamen Prozesse, die daraus entstehen. Mit jeder einzelnen Interaktion in der Dokumentenverarbeitung wird der Prozess langsamer und dadurch teurer.
Diese Faktoren sorgen dafür, dass herkömmliche OCR Erkennung am Ende unter dem Strich teurer ist als KI OCR.
3. Warum ist die Verwendung einer KI-OCR sicherer als die Nichtverwendung?
Nicht nur Ihre Geschäftsprozesse leiden darunter, wenn Sie keine KI-OCR Software für Ihre Dokumentenverarbeitung nutzen, sondern auch Sicherheitsstandards:
A- Manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig
Jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeitende Daten manuell erfassen oder mit Dokumenten wie Bestellungen abgleichen, erhöht sich das Risiko auf Fehler. Bereits kleine Unkonzentriertheiten können rasch immensen Schaden bis in die Kreditorenbuchhaltung anrichten.
B- Daten gelangen an falsche Personen
Datenschutz, Datensicherheit und Compliance ist für jedes moderne Unternehmen ein zentrales Thema. Sie können es sich nicht leisten, dass Daten an falsche Personen gelangen. Bei Nichtverwendung einer intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung besteht immer die Gefahr, dass Mitarbeitende Daten an falsche Personen senden.
4. Warum KI-OCR gut für unseren Planeten ist?
Wenn es um das Thema Nachhaltigkeit geht, steht ESG (Environment, Social and Governance; Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) ganz oben auf der Agenda von Unternehmen. Die Integration einer IDP-Lösung ist nicht nur optimal für Ihre Dokumentenprozesse, sondern hat auch einen positiven Einfluss auf unseren Planeten:
A- Weniger Papier
IDP hilft Ihnen dabei, Papierdokumente ein für alle Mal loszuwerden. Das ist einerseits toll für die Umwelt. Andererseits verbessert es auch die finanzielle Gesamtleistung Ihres Unternehmens.
B- Das physische Archiv auflösen
Mit IDP erfassen Sie die unstrukturierten Daten automatisch aus den Papierdokumenten und digitalisieren alles in Form strukturierter Daten. Das wars dann für das Papierdokument. Nach und nach können Sie so Ihr physisches und teures Archiv auflösen.
Der Zeitpunkt für den Wechsel zu cloudbasierter KI-OCR war nie besser.
5. Welches ist die beste Intelligent Document Processing-Lösung?
Ganz wie Sand am Meer gibt es sie noch nicht, die IDP-Lösungen. Es entstehen jedoch von Monat zu Monat mehr. Wie sollen Sie sich da für die passende Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden?
Nun, manche IDP-Anbieter versprechen Bestleistung, können dies in der Realität und mit der Komplexität vieler Geschäftsdokumente aber nicht umsetzen. Gewisse Fähigkeiten sind für eine leistungsstarke Lösung unbedingt nötig (beispielsweise die Kapazität für das Erfassen von unstrukturierten Daten), andere ein enormer Wettbewerbsvorteil (zum Beispiel Document Swarm Learning, dazu gleich mehr).
Parashift ist die beste Intelligent Document Processing-Lösung auf dem Markt, weil:
A- Zukunftsorientierte Technologie dank Document Swarm Learning
Die Grundlage für Parashifts leistungsstarke IDP ist die proprietäre Document Swarm Learning-Technologie. Der einzigartige Ansatz dieser Technologie ermöglicht ein globales KI-Training über alle Kunden und über Milliarden von Datenpunkten hinweg. Die Fortschritte werden laufend durch alle in der Cloud verarbeiteten Dokumente erzielt und unmittelbar mit sämtlichen Kunden im Netzwerk geteilt. Das eröffnet die Möglichkeit der Kosten- und Aufwandsverteilung mit allen Nutzern der Plattform. Weitere Fähigkeiten, die dank des Document Swarm Learnings möglich werden:
- Höchste Erkennungsraten selbst für komplett unbekannte Dokumente.
- Die Performance verbessert sich kontinuierlich durch die Verwendung aller Kunden und während dem Normalbetrieb.
- Mehr Trainingsdaten generieren immer bessere und neue Anwendungsfälle.
B- DSGVO-konforme Cloud Plattform
Kunden weltweit nutzen Parashift für ihre sensibelsten Dokumente. EU-DSGVO und Datensicherheit sind deshalb zwei der wichtigsten Eigenschaften von Parashift. Die moderne Cloud-Infrastruktur ist vollständig DSGVO-konform. ISO27001- und HIPAA-konforme Rechenzentren machen die Plattform zu einem sicheren Anbieter für Ihre Dokumentenextraktion. Egal, wo auf der Welt sich Ihr Unternehmen befindet oder in welcher Industrie Sie tätig sind. Weitere Informationen betreffend Sicherheit und Compliance finden Sie hier.
C- Eine Lösung für alle Ihre Dokumenttypen
Parashift KI-OCR ist Ihre Software für alles rund um Texterkennung aus sämtlichen Dokumenten. Sie eignet sich nicht nur hervorragend für die automatische Verarbeitung Ihrer Rechnungen, sondern für hunderte weitere Dokumente aus allen Branchen. Damit decken Sie alle Anforderungen rund um die Dokumentenerfassung mit einer einzigen Lösung ab.
D- Keine Konfiguration, kein Einrichten
Bei Parashift dreht sich alles um Out-of-the-Box Funktionalitäten. Standard Dokumenttypen benötigen kein Einrichten und keine Konfiguration, sondern sind ab Tag 1 direkt einsatzbereit. Damit verkürzen Sie die Time-to-Value signifikant und sorgen für einen schnellen ROI.
E- No-Code Plattform für einfache Bedienung
Sie benötigen individuelle Dokumenttypen? Über die moderne Benutzeroberfläche der No-Code Plattform können Sie Dokumententypen entweder von Grund auf neu erstellen oder auf Basis der Standard Dokumententypen umändern. Das bedeutet, dass Standard-Datenpunkte wie beispielsweise Sender und Empfänger oder Dokumenttdatum via Drag & Drop zu einem neuen, individuellen Dokumententypen konfiguriert werden können. Damit passen Sie Dokumente nach Bedarf mit wenigen Klicks und ohne IT-Kenntnisse individuell an.
F- Softwarehersteller integrieren Parashift in ihre eigene Software
Falls Sie ein Softwarehersteller sind, verschwenden Sie Ihre Ressourcen nicht für schwer zu lösende OCR-Probleme. Überlassen Sie das Parashift, das sich einzig und allein um das Datenextraktionsproblem kümmert. Davon profitieren Sie vollumfänglich: Sie integrieren die vielseitige Parashift Cloud OCR API einfach in Ihre eigene Software. Wie Sie mit der Integration der Parashift IDP die Digitalisierung von Unternehmen beschleunigen und wie Sie sich zusätzlich von der Konkurrenz abheben können, erfahren Sie hier.
6. Warum Sie jetzt für das Jahr 2023 auf KI-OCR umsteigen sollten?
Der perfekte Zeitpunkt für die Integration der leistungsstarken KI-OCR ist jetzt, weil die Technologie ein essenzieller Baustein in der Digitalisierung darstellt. Diese Technologie ermöglicht Ihrem Unternehmen oder Ihren Kunden den Durchbruch in der digitalen Transformation, indem IDP in Kombination mit Geschäftsanwendungen, Workflows und Dokumentenmanagementsysteme genutzt wird.
Zusätzliche Vorteile mit IDP im Jahr 2023:
- Die Automatisierung von komplexen Prozessen mit komplexen, unstrukturierten Daten.
- Reduzieren Sie Betriebskosten und erlangen Sie Ihre operative Fitness zurück.
- Automatisieren Sie klein- als auch hochvolumige Dokumenttypen.
- Gewinnen Sie Agilität zurück.
- Stärken Sie Ihre Kundenbeziehungen durch kürzere Reaktionszeiten.
- Halten Sie dank der DSGVO-konformen Plattform Sicherheitsstandards und Compliance ein.
7. Rüsten Sie Ihr Unternehmen für 2023 mit intelligenter Dokumentenverarbeitung auf
Die Vorteile mit leistungsstarker IDP für die automatische Dokumentenverarbeitung für Ihr Unternehmen im Jahr 2023 und darüber hinaus sind also umfangreich. Überzeugen Sie sich aber am besten selbst von den Fähigkeiten der Intelligent Document Processing-Lösung.
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