“Die digitale Transformation stellt die Technologie in den Mittelpunkt der Unternehmensstrategie” – so beschreibt der Beratungsgigant Accenture den mittlerweile zwar übermässig verwendeten Begriff, für den heutigen Erfolg von Unternehmen allerdings essenziellen Prozess. Nichtsdestotrotz gaben in einer Studie von Gartner kürzlich 81 % der befragten Vorstände an, dass sie ihre Ziele für die digitale Transformation nicht erreicht haben.
Ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation ist die Datenverwaltung. Und mit der Datenerfassung liegt einer der essenziellen Schritte gleich zu Beginn des Dokumentenzyklus. Umso wichtiger ist deshalb, dass die Lösung für die Automatisierung der Datenerfassung in Ihrem Unternehmen leistungsfähig und flexibel ist.
Was wir in diesem Artikel thematisieren:
- Digitale Transformation und automatisierte Datenerfassung – wie interagieren diese miteinander?
- Verschiedene Technologien für die automatischen Datenerfassung
- Die Vorteile für Ihr Unternehmen mit einer leistungsstarken Datenerfassungslösung
- Auf was Sie bei der Integration achten sollten
- Für welche Use Cases Sie eine Datenerfassunglösung integrieren können
Automatisierte Datenerfassung in der digitalen Transformation
Bevor wir näher auf die Vorteile der automatischen Datenerfassung, deren Technologien, die Integration und die unterschiedlichen Anwendungsfälle eingehen, verschaffen wir uns kurz einen Überblick:
Digitale Transformation:
Die digitale Transformation bezieht sich auf die Integration digitaler Technologien in alle Bereiche eines Unternehmens. Dabei ist diese nie gleich, sondern unterscheidet sich je nach Industrie: die Nutzung von Künstlicher Intelligenz für die Optimierung des Kundenerlebnisses ist ein Beispiel, die Umgestaltung der Lieferkette mit intelligenten Technologien ein anderes. Genauso stark differenzieren sich je nach Unternehmen und Branche demnach auch die Ziele für die digitale Transformation.
Nicht selten wird die digitale Transformation mit der Digitalisierung gleichgestellt. Auch wenn sich diese zwei Begriffe ähneln, sind sie nicht das Gleiche. Digitalisierung ist der Prozess, analoge Daten in ein digitales Format umzuwandeln. Damit ist auch die Datenerfassung, unser Thema heute, Teil der Digitalisierung und nicht der digitalen Transformation. Zumindest nicht direkt, denn eines gilt für praktisch alle Unternehmen: um die digitale Transformation vorantreiben zu können, stellt die Digitalisierung eine zentrale Komponente dar.
Automatische Datenerfassung:
Zu Beginn steht die simple Datenerfassung – die Extraktion von Informationen aus einem Dokument und die Übertragung in ein maschinenlesbares Format für dessen Speicherung und einfacheren Zugriff. Wobei simpel weder einfach, noch schnell und schon gar nicht fehlerfrei bedeutet. Die manuelle Handhabung von Dokumenten mit der Erfassung von Daten durch Ihre Mitarbeitende bringt jeden Workflow ins Stocken. Was die dokumentenbasierte Datenerfassung oft zu eine der Prioritäten für die Automatisierung in IT-Systemen und zu Beginn der digitalen Transformation von Unternehmen macht.
Für die automatische Erfassung von Dokumenten wurde und wird seit langer Zeit Optical Character Recognition (OCR) eingesetzt. Diese Technologie erkennt die in einem Dokument enthaltenen Zeichen und wandelt sie in maschinenlesbaren, digitalen Text um. Die Kommerzialisierung von OCR-Systemen geht bis in die 1960er zurück. Auch wenn mit OCR-Lösungen bereits einige dokumentenbasierte Prozesse automatisiert werden können, fehlte mit zunehmender Komplexität und Variation der Dokumente etwas: die Intelligenz.
Warum die automatische Datenerfassung ein entscheidender Faktor für die digitale Transformation ist:
Die effektive Automatisierung von essenziellen, dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist also nach wie vor ein grosser Pain Point von Unternehmen. Die grösste Herausforderung liegt bei der Erfassung und Verarbeitung von unstrukturierten Daten aus variierenden Dokumenten. Das Problem mit herkömmlichen OCR-Lösungen ist, dass dieser Technologie die dafür notwendige Intelligenz fehlt. Dank der bahnbrechenden Innovationen der letzten Jahre im Bereich der künstlichen Intelligenz und deren Untergruppen haben sich die Möglichkeiten und Fähigkeiten von automatischen Datenerfassungsystemen für dokumentenlastige Prozesse grundlegend verändert. Mit Intelligent Document Processing (IDP) ist es denn auch ein Mix aus KI-gestützten Technologien, welcher die leistungsstärkste Lösung für die automatische Datenerfassung bildet.
Intelligent Document Processing in der Kurzübersicht mit 5 kurzen Fakten.
Technologien zur automatisierten Datenerfassung
Mit traditioneller OCR sind die Möglichkeiten für Sie als Unternehmen in der digitalen Transformation demnach stark eingeschränkt. Glücklicherweise haben Entwickler die Datenerfassung und Dokumentenverarbeitung auf ein neues Level gehoben. Die Kommerzialisierung von Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Deep Learning, Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision (CV), hat zudem ihren Teil dazu beigetragen.
Mit Blick auf das Dilemma der dokumenten- und datenlastigen Prozesse wurde ein System entwickelt, welche diese eben genannten Technologien auf einer Plattform zusammenschliesst: Intelligent Document Processing (IDP). IDP bringt als automatisierte Datenerfassung, sozusagen “auf Steroide”, komplett neue Möglichkeiten in Unternehmen:
- IDP kann sowohl strukturierte, als auch semi-strukturierte und komplett unstrukturierte Daten unabhängig von Vorlagen oder Regeln automatisch auslesen
- IDP lernt dank Machine Learning-Technologien kontinuierlich dazu
- IDP kann als Cloud-SaaS-Lösung integriert werden und Unternehmen können so massiv Kosten für Wartung einsparen
- Mit IDP können produktive Resultate bereits in Stunden statt in Wochen oder Monaten realisiert werden
Die Vorteile von leistungsstarker automatisierter Datenerfassung für Ihr Unternehmen
“Daten sind das neue Öl” – diese Aussage hat man über die letzten Jahre immer wieder gehört. Während sich darüber streiten lässt, scheint eines sicher: die meisten Prozesse in Unternehmen sind an irgendeinem Ort und zu irgendeinem Teil abhängig von Informationen, sprich von Daten. Das Datenmanagement inklusive Erfassung der Informationen ist essenziell für die Prozessautomatisierung. Das Problem ist, dass mindestens 80 % dieser Daten in unstrukturierter Form daherkommen. Wie zuvor erklärt, ist einzig das System der intelligenten Dokumentenverarbeitung für diese Art von Dokumenten leistungsstark genug, um die Informationen daraus in strukturierter Form an nachgelagerte Systeme weiterzugeben.
Die Vorteile, wenn Sie die Datenerfassung in Ihrem Unternehmen mit einer getesteten, zukunftsorientierten IDP-Lösung automatisieren:
Effizienz steigern und Kosten einsparen: Die automatisierte Datenerfassung macht die zeitaufwändige und fehleranfällige, manuelle Dateneingabe überflüssig. So können Sie Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen, die Produktivität steigern und sogar Kosten einsparen.
Kundenerfahrung verbessern: Mit der automatisierten Datenerfassung beantworten Ihre Mitarbeitenden Kundenanfragen schneller und präziser. Das verbessert das Kundenerlebnis insgesamt. Durch den Zugriff auf Daten in Echtzeit bieten Sie Ihren Kunden ausserdem personalisierte Dienstleistungen an.
Sicherheit und Compliance gewährleisten: Mit einer genauen Lösung wie Intelligent Document Processing erfassen und speichern Sie Daten auf sichere Art und Weise. Damit stellen Sie den Schutz der Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.
Wettbewerbsfähigkeit steigern: Durch die Automatisierung der Datenerfassung und effizienteren Verarbeitung können Sie gezieltere sowie schnellere Entscheidungen treffen. Das hat wiederum positive Auswirkungen darauf, wie Sie sich gegenüber Ihrer Konkurrenz verteidigen.
Die Integration einer automatisierten Datenerfassung
Bevor Sie eine Lösung für die automatische Datenerfassung in Ihr Unternehmen integrieren, müssen Sie Ihre Anforderungen kennen. Die Suche nach der geeigneten Lösung kann dennoch eine Herausforderung sein, weil die Optionen auf dem Markt riesig sind. Das sind einige Punkte, unabhängig von spezifischen Anforderungen, auf die Sie achten sollten:
Integration in bestehende Systeme: Softwarelösungen sind oft nur schlecht kompatibel und die Integration in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe dementsprechend komplex und zeitaufwändig. Achten Sie also darauf, dass das nicht der Fall ist. Eine zukunftsorientierte IDP-Lösung sollten Sie nahtlos in Ihre bestehende Anwendungslandschaft integrieren können. Gleichzeitig konkurriert eine IDP-Lösung nie mit sonstigen Lösungen, sondern verbessert vielmehr Ihre vorhandenen Geschäftsanwendungen, Workflow-Technologien und Dokumentenmanagementsysteme.
DSGVO-konforme Cloud-Lösung: Unternehmen müssen sichergehen, dass die Lösung für die automatische Datenerfassung alle Datenschutz- und Compliance-Standards einhält. Eine Lösung in einer modernen Cloud-Infrastruktur, die vollständig DSGVO-konform ist, ist ein Muss. Zusätzlich erhalten Sie mit einer Cloud-Lösung einen globalen Service mit einem Höchstmass an Sicherheit und kontinuierlichen Softwareverbesserungen.
Einfache Bedienung: Der Wert einer einfach zu bedienenden Datenextraktionslösung ist für Ihren Unternehmensalltag nicht zu unterschätzen. Ein No-Code-Ansatz ermöglicht die einfache Bedienung, inklusive dem Erstellen von individuellen Dokumententypen, ganz ohne die Hilfe von IT-Experten.
Diese Herausforderungen können Sie mit einer Intelligent Document Processing-Lösung eines Anbieters, der sich ausschliesslich auf diese Technologien konzentriert, lösen. Das ist es denn auch, worauf sich Parashift fokussiert: eine leistungsstarke, KI-basierte Dokumentenextraktionsplattform anzubieten, die von der branchenweit einzigartigen Document Swarm Learning-Technologie angetrieben wird. Dank dem Parashift Partner-Netzwerk, welche Integrationen in eine Vielzahl von dokumentenbezogenen Drittsysteme gebaut haben, verwenden Sie einfach diese vorgefertigten Integrationen. Das garantiert Ihnen eine enorm kurze Time-to-Value.
Anwendungsfälle für die automatische Datenerfassung
Eine Lösung für die automatische Datenerfassung wie Intelligent Document Processing eignet sich für verschiedene Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen bestens. Überall dort, wo Sie mit komplexen Dokumenten in ständig variierenden Formaten zu tun haben, wie unter anderem in diesen Sektoren:
- Versicherungen:
Herausforderungen: Im Rahmen des Claims Processing müssen Sie als Versicherung eine Reihe an Dokumentarten auslesen können. Mit einer herkömmlichen, vorlagenbasierten Extraktionslösung scheitern Sie an dieser Aufgabe. Die Konsequenz daraus sind manuelle Dateneingaben und Korrekturen durch Ihre Mitarbeitenden und damit ein verlangsamter Prozess.
Vorteile mit automatisierter Datenerfassung: Mit einer Lösung wie IDP automatisieren und beschleunigen Sie Ihr Claims Processing merklich. Und auch Ihre Kunden werden es Ihnen danken, wenn Sie schneller auf Schadensfälle reagieren.
2. Bankwesen:
Herausforderungen: Durch die umfangreichen, dokumentenlastigen Anträge im Finanzierungs- und Hypothekarprozess ist dieser Prozess langsam und mühsam. Als Bank oder Finanzdienstleister verpassen Sie dadurch womöglich nicht nur Aufträge, durch die teils wochenlangen Prozesse leidet ebenfalls die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Vorteile mit automatisierter Datenerfassung: Mit IDP differenzieren Sie sich in Zukunft nicht mehr nur über den Preis, sondern auch über die Servicequalität. Dank der Automatisierung der Anträge im Finanzierungs- und Hypothekarprozess bieten Sie Ihren Kunden ein deutlich besseres Erlebnis.
3. Immobilien:
Herausforderungen: Immobilienunternehmen sind von langsamen und mühsamen Prozessen geplagt. Neben dem omnipräsenten Use Case der Eingangsrechnungen ist ein weiterer der Posteingang. Auch wenn viele Unternehmen hier bereits Automatisierungslösungen für hochvolumige Dokumententypen integriert haben, so ist dies nicht der Fall für alle anderen Dokumenttypen.
Vorteile mit automatisierter Datenerfassung: Mit der Parashift IDP-Plattform erfassen und extrahieren Sie als Immobiliendienstleister sämtliche der Dokumententypen im Mailroom automatisch. Und wenn ein Dokumententyp nicht bereits out-of-the-box verfügbar ist, können Sie dank der No-Code-Applikation individuelle Dokumententypen schnell zusammenklicken. So automatisieren Sie Ihren Posteingang durchgehend und sparen Kosten.
Kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns, Ihnen die Leistungsfähigkeiten unserer Intelligent Document Processing-Lösung für Ihre digitale Transformation vorzustellen!
