Die Lieferscheinverarbeitung: Für die einen reine Routine, für die anderen eine administrative Qual und Störung jeglichen Workflows. Doch worin liegen die Unterschiede? Zum einen sicherlich beim Know-how beispielsweise aufgrund der Branche, zum anderen aber auch beim technologischen Fortschritt und der Vorgehensweise. Während die Big Players untereinander Schnittstellen haben, ist das bei vielen anderen Unternehmen noch nicht der Fall. Eine saubere Lieferscheinverarbeitung ist aber gerade mit Blick auf die nachfolgenden Rechnungsprozesse das absolute A und O. Wird hier gepfuscht, kommt der gesamte Rechnungsworkflow ins Stocken und verzögert sich so unnötig. Um dem vorzubeugen, sollte der Lieferscheinverarbeitung besondere Beachtung geschenkt werden, denn Möglichkeiten für eine einfache und dadurch effiziente Verarbeitung sind heutzutage durchaus vorhanden.
Gerade administrative Arbeiten wie die Lieferscheinverarbeitung erfordern nicht nur viel Zeit, sondern auch konzentriertes und ungestörtes Arbeiten, was in der Theorie einwandfrei funktionieren mag, in der Praxis jedoch zuweilen anders aussieht. Nehmen wir als Beispiel einen mittelgrossen Kiosk: Bereits vor dem Arbeitsbeginn der Kioskverkäuferin werden die Tageszeitungen und aktuellsten Magazine geliefert. Die Verkäuferin kommt am Morgen auf die Arbeit und gleicht die Bestellung mit dem Lieferschein und der Ware ab. Gleichzeitig muss sie aber auch noch die News Schilder bereitstellen und den Kiosk öffnen, da in fünf Minuten bereits die ersten Kunden warten. Prompt kommt auch schon die nächste Bestellung rein, diesmal eine Getränkelieferung. Den Lieferschein der Zeitungen und Magazine konnte sie gerade noch so korrekt verarbeiten. Mittlerweile stehen die Kunden Schlange, die Lieferscheinverarbeitung der Getränke muss warten und kann dann ebenfalls nur nach und nach verarbeitet werden, da sie zwischendurch immer wieder von Kunden abgelenkt wird. Das manuelle Abgleichen der Bestellungen mit Ware und Lieferschein plus gleichzeitig gestressten Verkäuferinnen machen diese Arbeiten nicht selten zu einer unsauberen Angelegenheit. Wieso also nicht den Mitarbeitern mühsame und fehleranfällige Arbeiten abnehmen und die Lieferscheinverarbeitung vereinfachen?
Dank Software, sogenannter OCR-Software, wird die Lieferscheinverarbeitung auf einen Schlag massiv erleichtert. Statt alles manuell abzugleichen und einzubuchen, muss die Kioskverkäuferin mit ihrer Smartphone Kamera jetzt nur noch ein Foto des Lieferscheins machen. Die Software extrahiert alle relevanten Daten aus dem Lieferschein, also, was genau geliefert wurde, und gibt diese Daten weiter, damit alles automatisiert im System verbucht werden kann. Die manuelle Verarbeitung fällt somit weg. Das System fragt dann automatisch nach, beispielsweise, laut Lieferschein seien die Waren x, y und z geliefert worden und davon je eine Menge x, und ob dies so stimme. Die Kioskverkäuferin muss die Lieferung dann nur noch bestätigen. Sie wird so von einem mühsamen und administrativen Teil ihrer Arbeit erleichtert, womit sie sich besser und konzentrierter auf ihre hauptsächliche Arbeit im Verkauf mit den Kunden fokussieren kann, was die meisten Mitarbeiter mehr als begrüssen dürften. Aber nicht nur das. Durch die saubere und fehlerfreie Lieferscheinverarbeitung wird eine wertvolle und solide Basis für alle nachfolgenden Rechnungsprozesse gelegt.
Rechnungen für Waren gehen ein und werden mit den Lieferscheinen abgeglichen, ob denn die Rechnungen freigegeben und der Rechnungsworkflow überhaupt ausgelöst werden kann. Liegt eine Unstimmigkeit vor, poppt die Rechnung im System auf. Eventuell hat der Lieferant zu viel verrechnet oder bei der zuvor vorgenommenen Lieferscheinverarbeitung ist ein administrativer Fehler unterlaufen. Mit der sauberen Lieferscheinverarbeitung werden solche Fehler nicht nur eliminiert, durch die Extraktion gestützt auf der OCR-Lösung fliessen alle relevanten Daten gleichzeitig mit einer exzellenten Qualität in das System, was zu weniger Problemen in den Folgeprozessen führt. Nun kann der Rechnungsprozess automatisch mit Dossiers verknüpft werden, beispielsweise hatte die Rechnung x diese zehn Lieferscheine, diese zehn Lieferscheine basierten auf diesen zwanzig Bestellungen und so weiter und so fort. Die Verknüpfung mit Dossiers ist gerade bei Sammelrechnungen interessant, wenn Lieferanten nur einmal im Monat eine Rechnung versenden und schlagartig alle Bestellungen verrechnen.
Um einen effizienten Rechnungsworkflow von A bis Z realisieren zu können, muss mit der Lieferscheinverarbeitung mittels leistungsstarker OCR eine solide Ausgangsbasis geschaffen werden.
