Der Transportauftrag gehört in der Logistikbranche zum täglichen Brot. In diesem sind alle für das Logistikunternehmen essenziellen Auftragsinformationen ersichtlich, wie Ware, Datum und Zeit der Abholung beim Absender respektive Lieferung beim Empfänger, wie viele Lademeter, Gewicht und Preis. Ist der Auftraggeber des Transportauftrages ein grösseres Unternehmen und lässt regelmässig Transporte durch dieses Logistikunternehmen durchführen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie über direkte Schnittstellen zwischen den Systemen miteinander verbunden sind. Der Prozess des Transportauftrags ist so End-to-End automatisiert und damit schnell und effizient. Wird ein Logistikunternehmen jedoch von einem Kleinbetrieb im Quartier um die Ecke, beispielsweise vom Schneiderei Atelier, für einen Transportauftrag angefragt, dann fehlt diese Schnittstelle zwischen den Systemen. Dies führt dazu, dass der eigehende Transportauftrag beim Logistikunternehmen nicht um die manuelle Bearbeitung eines Disponenten herumkommt, was den Prozess ineffizient und teuer macht. Wie trotz fehlender Schnittstellen zwischen Unternehmen gleichwohl eine automatisierte Offerte des Transportauftrages erstellt werden kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Solange der Transportauftrag über Schnittstelle zu Schnittstelle und von System zu System transferiert wird, ist eine End-to-End-Verarbeitung und ein sogenanntes Straight-through Processing (STP) direkt, automatisiert und in Echtzeit möglich. Sobald aber eben diese Schnittstelle nicht vorhanden ist, muss sich der Disponent manuell um die Logistik und Bearbeitung des Transportauftrags kümmern. Nehmen wir als Beispiel erneut das Schneiderei Atelier: Der Schneider benötigt an Tag X einen mittelgrossen LKW, um seine an fünf Kleiderständer aufgehängten Masskleidungsstücke von A nach B liefern zu lassen. Er sendet seinen Transportauftrag per E-Mail und möchte vom Logistikunternehmen eine Offerte erhalten. Der Disponent muss nun aufgrund der fehlenden Schnittstelle zum Schneiderei Atelier manuell auf Basis der Daten im Transportauftrag eine Offerte erstellen. Eine effiziente Verarbeitung des Transportauftrages und eine schnelle Offertenerstellung für den Schneider ist so eher Wunschdenken, denn Realität. Und dies schon nur bei einem einzigen Transportauftrag von einem Unternehmen, zu dem keine direkte Schnittstelle besteht. Was aber, wenn bei einem Logistikunternehmen jeden Tag mehrere Transportaufträge von Kleinbetrieben wie dem der Schneiderei eingehen? Dann müssten die Aufträge entweder abgelehnt und auf potenzielle Kundschaft in Zukunft verzichtet werden oder die Offerten für die Transportaufträge müssten manuell erstellt werden, was dann je nach Menge und Häufigkeit durchaus in Frage gestellt werden darf. Keine befriedigende Lösung für ein Logistikunternehmen.

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Bridge the gap

Es braucht also eine andere Möglichkeit der Transportauftragsabwicklung, wenn keine direkte Schnittstelle zwischen dem System des Logistikunternehmens und dem des Auftraggebers besteht. Es braucht eine Überbrückung der Schnittstellen, etwas, was stellvertretend als Schnittstelle zwischen den Systemen fungiert. Diese Überbrückung geschieht mit einer KI-basierten OCR (Optical Character Recognition), welche die Extraktion aller relevanten Daten aus dem eingegangenen Dokument des Schneiders (egal ob PDF, E-Mail, in Papierform usw.) vornimmt. Dank der exakten und automatischen Extraktion und Aufbereitung der Daten aus dem Dokument wird eine annähernde Prozessqualität möglich, die sonst nur mit einer direkten Schnittstelle zwischen Systemen, wie sie Logistikunternehmen zu ihren grossen Auftraggebern haben, denkbar wären. Mit Hilfe der OCR-Lösung wird die fehlende Schnittstelle zwischen den Systemen elegant umgangen.

Dank der exzellenten Datenaufbereitung aus dem eingegangenen Transportauftrag, welche der Qualität der Schnittstellen in fast nichts nachsteht, läuft die Suche nach eventuellen Nachteilen vergeblich ab. Der Transportauftrag von einem Kleinbetrieb kann genauso einfach, schnell und damit effizient abgewickelt werden, wie zum Unternehmen, zu dem das Logistikunternehmen eine teure Schnittstelle pflegt.

Vier massgebliche Vorteile

Die automatische Offertenerstellung von Transportaufträgen bringt vier massgebliche Vorteile mit sich:

  • Disponenten müssen keine Daten von Transportaufträgen manuell abtippen = spart Kosten, Zeit und Nerven der Disponenten
  • Die Durchlaufzeiten verkürzen sich enorm = die Offertenerstellung des Transportauftrags flattert in zwei Minuten in den digitalen Posteingang des Auftraggebers herein, was sehr gut daherkommt und die Kundenzufriedenheit steigert
  • Kostengünstiger = Durch die End-to-End-Verarbeitung und das Straight-through Processing in Echtzeit, von der Logistikplanung bis hin zur Auslieferung beim Endkunden, fällt die Bearbeitungszeit weg. Das Logistikunternehmen kann sich von Konkurrenzunternehmen abheben
  • Ob wöchentlicher, monatlicher oder auch nur einmaliger Transportauftrag, für Logistikunternehmen stellt dies keinen Nachteil mehr dar = in Zukunft erweiterte Annahmemöglichkeiten von diversen Transportaufträgen

Dank der automatischen Extraktion aller relevanter Daten per KI-basierter OCR scheitern Transportaufträge und eine effiziente Offertenerstellung nicht mehr an teuren Schnittstellen. Davon profitieren nicht nur die Logistikunternehmen, sondern auch die Auftraggeber.