Immobilienverwaltungen haben, von der Branche her, in ihrem Posteingang tagtäglich mit mehreren Hunderten oder gar Tausenden eingehenden Dokumenten in Form abweichender Dokumentenarten und auf zahlreichen unterschiedlichen Kanälen, eventuell auch über ein Onlineportal, zu tun. Neben einer Mehrheit an Rechnungen, die klassifiziert und den Immobilien, Eigentümern und Mietern zugeordnet werden müssen, gehen zusätzlich auch haufenweise weitere Dokumentenarten ein, darunter jegliche Verträge, Protokolle, Beschwerden, Anfragen, Informationen, Genehmigungen und sonstige Korrespondenz. Mit hoher Wahrscheinlichkeit müssen viele dieser Dokumente in unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und Abteilungen von mehreren Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Auf die jährliche Posteingangsverarbeitung gesehen rechnet sich das gut und gerne in die Hunderttausende oder, je nach Grösse der Immobilienverwaltung, gar in die Millionen an zu verarbeitenden Dokumenten hoch. Der Prozess der Posteingangsverarbeitung kann so schlecht als effizient bezeichnet werden und schreit förmlich nach einer Optimierung.

Bei einer Immobilienverwaltung gilt die Posteingangsverarbeitung als Basis eines Grossteils aller nachfolgenden Prozesse. Womöglich ist hier auch bereits der Anfang vom Ende. Nämlich dann, wenn diese Basis rein aus einer Klassifizierung der Dokumente und damit ineffizienten nachfolgenden Prozessen besteht. Sobald sich Mitarbeiter mit einzelnen Dokumenten herumschlagen oder gar einzelne Daten abtippen müssen, wird es nicht nur mühsam für die Mitarbeiter, sondern auch kostspielig und behindert den gesamten Workflow. Eine Posteingangsverarbeitung jenseits des State-of-the-Art und der eigentlichen Möglichkeiten mit digitaler Technologie ist die logische Konsequenz. Die gute Nachricht: Es geht auch fortschrittlicher und effizienter. Der Fokus sollte nicht nur auf der Klassifizierung der eingehenden Dokumente liegen, sondern auch direkt auf der Extraktion der relevanten Daten aus diesen Dokumenten und einer gleichzeitigen Strukturierung. Denn rein mit der Klassifizierung ist zwar zuordenbar, ob die Dokumentart beispielsweise eine Rechnung oder eine Beschwerde ist, in der konventionellen Posteingangsverarbeitung aber wird der folgende und essenzielle Schritt oft noch nicht gegangen, der mit der Frage einherkommt, die da lautet: Welche spezifischen Daten brauche ich denn überhaupt aus diesem Dokument X, damit ich den Prozess automatisieren kann, damit ein automatisiertes Routing zum verantwortlichen Spezialisten in der Immobilienverwaltung, für die Bearbeitung, stattfinden kann?

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Das automatisierte Routing als Schlüssel

Entscheidend ist also, nicht nur der Klassifizierung der Dokumente mehr Beachtung zu schenken, sondern gleichzeitig vor allem auch der Strukturierung, also welche relevanten Daten aus den Dokumenten heraus benötigt werden, um dann darauf basierend ein automatisiertes Routing vornehmen zu können. Gerade mit dem Wissen, dass die Verarbeitung eines einzelnen Dokuments in vielen Fällen von Interaktionen mehrerer Mitarbeitenden abhängig ist, macht diese Automatisierung umso dringlicher. Moderne Posteingangsverarbeitung via KI-basierter OCR (Optical Character Recognition) klassifiziert nicht nur die Dokumentenarten, sondern liest diese gleichzeitig auch zuverlässig aus. Alle relevanten Daten im einzelnen Dokument werden ausgelesen, worauf basierend dann das automatisierte Routing und der korrekte Prozess zum verantwortlichen Sachbearbeiter stattfindet. Ohne administrativen Mehraufwand. Genau daraus resultiert dann auch der Mehrwert, wenn der Mitarbeiter mit seinem Fachwissen entscheidend aktiv werden und beurteilen kann, ob dieses Dokument X gerechtfertigt ist oder nicht und was der nächste Schritt, basierend auf den automatisch extrahierten relevanten Daten, sein muss.

Die Vorteile für eine Immobilienverwaltung, die durch die automatisierte moderne Posteingangsverarbeitung mittels OCR-Lösung erzielt werden können, sind immens. In derselben Zeit wird mit weniger manuellem Arbeitsaufwand eine deutlich höhere Produktivität erreicht. Dadurch können Kosten gespart und die zuvor am falschen Ort eingesetzten Fachmitarbeiter für wertbringende Arbeiten gebraucht werden. Gerade auch für den Immobilienbewirtschafter, der viel unterwegs ist, ist das automatisierte Routing aller relevanten und strukturierten Daten auf direktem Weg zu ihm Gold wert.

Dank der klassifizierten und strukturierten Automatisierung können sich die Spezialisten auf ihrem Gebiet um ihre eigentlichen Arbeiten kümmern, wo sie ihr spezifisches Know-how wertbringend für ihre Immobilienverwaltung einsetzen können, wie beispielsweise bei der persönlichen und effektiven Bewirtschaftung von Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum. Durch den in Echtzeit verarbeiteten Posteingang entsteht eine hervorragende Basis für weitere Optimierungen und gleichzeitig ein wichtiges Momentum, welches wiederum in eine bessere Kundenbindung investiert werden kann, welche in der Immobilienverwaltung nach wie vor als wesentlicher Faktor gilt.