Im Zuge der Digitalisierung haben sich die Ansprüche der Kunden bedeutend verändert. Alles muss sofort verfügbar und abrufbar sein. Am besten noch live verfolgbar. Geschwindigkeit und Anpassbarkeit an individuelle Vorlieben sind weitere essenzielle Trends. Um mit diesen Entwicklungen und den Bedürfnissen der Kunden Schritt zu halten, müssen Unternehmen diesen Wandel mit leben und auf dem neusten Stand der Technologie sein.

Für junge Unternehmen, deren Angebot auf modernder Technologie sowie aktueller Soft- und Hardware aufgebaut ist, ist dies einfacher. Für grössere Firmen dagegen, insbesondere die, die schon seit mehreren Jahrzehnten wirtschaften und oftmals aufgrund dessen auch mit diversen Legacy Systemen arbeiten, stellt dies eine grosse Herausforderung dar. Nicht selten sind deren Hard- und Software-Setups mit immensen Investitionen verbunden, die Unternehmen tätigten, um Wettbewerbsvorteile gewinnen oder aufrechterhalten zu können. Da Informationstechnologien aber verhältnismässig extrem kurze Innovations-Cycles haben, sind auch die Cost Grind Downs erheblich. Anders formuliert, eine gestern erworbene Technologie, kriegen Sie morgen für einen bedeutenden Discount. Laufende Investitionsrechnungen von früher erworbenen Technologie-Assets hindern daher tendenziell klar die fortlaufende digitale Transformation. Deshalb nun einfach die Budgets zu erhöhen, ist für die meisten mit erheblich viel Firmenpolitik und mühsamer Überzeugungsarbeit verbunden. Deshalb stellt sich die Frage: Wie können Unternehmen mit Legacy Systemen trotzdem aktiv werden und entscheidende Massnahmen im technologischen Wandel ergreifen?

Was Legacy-Systeme sind und wieso sie noch existieren

Unternehmen haben schon in den 70er und 80er Jahren begonnen, erste Computer und Grossrechner (sogenannte Mainframe Computer) zu implementieren und darauf Software zu bauen. Auf der kommerzialisierten Hardware konnten damals mit Iterationen sehr schnell sehr grosse Leistungsfortschritte erzielt werden, welche die Bedürfnisse der institutionellen Kunden besser abdeckten. Getrieben vom Erfindergeist und der Geschwindigkeit des Momentums sind so schnell wesentlich komplexere, leistungsstärkere Systeme entstanden. Der grösste Anbieter auf dem Mainframe-Markt ist schon seit Jahrzehnten das amerikanische Unternehmen IBM. Das 1988 von IBM eingeführte System AS-400 war weit verbreitet und zeichnete sich durch seine Stabilität und Verlässlichkeit aus. Nun, halten Sie sich fest. Auch heute haben einige grosse Versicherungen und Banken noch Software, die auf diesen AS-400 Maschinen laufen. Einer der Gründe dafür ist, dass das Ersetzen dieser veralteten Systeme ausserordentlich zeit- und kostenintensiv ist. Ein Upgrade kann je nach Umfang der Systeme und den notwendigen Change-Projekten Monate, wenn nicht sogar Jahre dauern.

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Erste Ausführung eines AS-400 von IBM (Quelle: Wikimedia)

Probleme bei den Schnittstellen

Ein Hauptproblem solcher Legacy-Systeme ist, dass das Erstellen von Schnittstellen enorm schwierig ist. Denn Software aus dieser Zeit hat keine genormten Schnittstellen zur Erfassung oder Lesung von Daten. Folge dessen ist die Anbindung einer modernen API eine ausserordentliche Herausforderung.

Fehlen des Talents

Ein weiteres Problem von Legacy-Systemen ist, dass sie auf alten Programmiersprachen basieren. Das heisst, das frisch ausgebildetes IT-Fachpersonal grundsätzlich mit diesen Systemen oftmals nichts anfangen kann. Ihnen fehlt schlicht und einfach das Verständnis der verwendeten Sprachen und Konzepten. Und die gelernten modernen Programmiersprachen wie Java, Python, Ruby on Rails, etc. sind nicht wirklich hilfreich, um gegebenenfalls Ableitungen davon machen zu können, um mit den alten Frameworks umzugehen.

Hinzu kommt, dass Legacy-Systeme in den meisten Fällen keine technischen Spezifikationen und keine Dokumentation aufweisen, was es schwierig macht, eine Alternative mit identischen Funktionalitäten zu schaffen. Ein anderer zentraler Aspekt ist, dass Mitarbeiter an die alten Systeme gewöhnt sind, weshalb eine Neuerung auch Schulungen zur Folge hätte, was wiederum negativ auf Kapazitäten und monetäre Ressourcen einzahlt.

RPA als Lösung

Die geschilderten Probleme untermauern die Herausforderung, mit welcher viele Unternehmen kämpfen und das Management nicht selten zur Auffassung bewegt, dass ein komplettes Upgrade auf moderne Systeme keine Lösung sei. Doch Good News: Mit Robotic Process Automation (RPA) kann mit verhältnismässig wenig Aufwand Legacy-Systemen ein Upgrade verpasst werden.

Beim Einsatz von RPA wird nicht über Schnittstellen agiert, was ja wie erwähnt eine der Schwachstellen dieser Systeme ist, sondern über einen virtuellen Roboter, der die Benutzeroberfläche bedienen kann. Genau so, wie Sie das auch tun. Der Roboter kann daher die Klicks und Abläufe, die sonst von Mitarbeitern gemacht werden, imitieren.

Jahrelange Entwicklung hat darauf hingeführt, dass die Benutzeroberflächen der AS-400 Maschinen sauber funktionieren. Wenn ein Mensch oder ein Roboter beispielsweise einen Betrag ohne Einheit eingibt, kommt es zu einer Fehlermeldung. Der Prozess läuft dann unter einer Exception, was schlussendlich in der Regel von einem Menschen angeschaut werden muss. So können Fehleingaben beinahe komplett verhindert werden. Organisieren Sie diese Transaktionen stattdessen über eine direkte Schnittstelle, werden solche Fehlermeldungen anders behandelt und es kommt schneller zu Fehlern. Sie sehen, die Implementierung von RPA ist nicht nur einfacher und billiger als die Einrichtung einer Schnittstelle zu altgebackenen Systemen, sondern bringt auch zusätzliche Vorteile.

Welche Vorteile RPA bieten kann

Da Roboter den Menschen imitieren können, um fast alle repetitiven und regelbasierten Prozesse auszuführen, ist RPA relativ einfach skalierbar und kann ausserdem praktisch ohne zusätzliche Infrastruktur an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden.

RPA ist auch äusserst konstruktiv was die Sicherheit anbelangt. Verglichen mit anderen Lösungsansätzen für die Vermeidung eines Komplettaustauschs von Legacy-Systemen wie etwa dem Outsourcing oder Offshoring, bietet RPA ein höheres Mass an Sicherheit. Denn mit RPA sind die Unternehmen nach wie vor in vollem Besitz der sensiblen Unternehmensdaten und haben die Kontrolle über jegliche Zugriffsberechtigungen.

Es ist offensichtlich, dass RPA eine Vielzahl von Vorteilen zur Verbesserung von Legacy Systemen zu bieten hat. Doch obwohl eine Implementierung schnell und relativ kostengünstig ist, erfordert eine erfolgreiche Einführung dieser Technologie eine sorgfältige Planung. Nebst der Identifikation von Opportunitäten und Entscheidungen, welche Prozesse automatisiert werden sollen, ist die Wahl des richtigen RPA-Anbieters, der Sie und Ihr Unternehmen auf dem Weg der Automatisierung begleitet, für den erhofften Erfolg der Automatisierungsinitiative massgebend.

Mit RPA in die Zukunft

Mit unserem vertrauten Partner und RPA-Spezialisten der ESGroup haben Sie einen idealen Partner im Prozess Ihrer RPA-Initiative und können so auf ein Team mit langjähriger Erfahrung im Bereich Softwareentwicklung aufbauen. Wenn Sie die Initiative ergreifen und Ihr Unternehmen fit für die nächsten Jahre machen wollen, dann melden Sie sich am besten direkt via Email an zurich@esgroup.ch oder rufen unter der Nummer +41 42 321 99 82 für einen unverbindlichen Austausch an. Viel Erfolg!