Moderne OCR-Lösungen gewinnen zunehmend an Relevanz und Popularität. Demzufolge sind auch die geschätzten jährlichen Wachstumsraten dieses Marktes entsprechend hoch. Konkret zirka 10% pro Jahr. Nun stellt sich die Frage, wieso diese Branche Schätzungen zufolge ein derartiges Wachstum verzeichnet. Die Antwort ist simpel: Sie lösen ein bedeutendes Problem.

Manuelle Dateneingabe wird grösstenteils durch leistungsstarke Software ersetzt. So gut moderne OCR-Software auch ist, kann es auch bei ihr zu Fehler kommen. Das kann verschiedene Gründen haben wie etwa schlechte Scanqualität, schwierig erkennbare Handschrift oder noch nicht ausreichend gut trainierte Algorithmen. Das hat zur Folge, dass dann trotzdem noch manuell Fehler identifiziert und ausgebessert werden müssen. Da aber Kunden eben in der Regel ja komplett auf diese notwendigen Arbeitsschritte verzichten möchten, ist dies suboptimal.

Parashift geht hier im Gegensatz zu klassischen OCR-Software-Anbietern neue Wege. Denn wir übernehmen auch die komplette Nachbearbeitung von Kopf- und Positionsdaten. Und das aufgrund dedizierten Strukturen, Prozessen und umfassenden Volumen zu einem sehr günstigen Preis.

Parashift gibt also auch voll validierte Positionsdaten zurück. Was genau die Vorteile davon sind, erläutere ich Ihnen in diesem Artikel.

Wegfall der manuellen Arbeit

Wie bereits angetönt, ist der wohl offensichtlichste Vorteil voll validierter Positionsdaten der Wegfall der manuellen Arbeit. Für beispielsweise Ihre Buchhaltungsmitarbeiter ist dies ein willkommener Wechsel, da das mühselige Abtippen von Rechnungen und dergleichen erstens nicht wirklich spassig ist und zugleich deswegen nur wenig Zeit für andere wichtige Aufgaben übrig bleibt. Sie lösen dadurch also auch einen Stressfaktor.

Befürchten Sie nun, dass Ihre Mitarbeitenden Angst vor dieser Automatisierung haben, da sie dann womöglich ihren Job verlieren würden, ist dies unserer Erfahrung nach nur bedingt der Fall. Initial mag dies bei der einen oder anderen Person sehr wohl eine Emotion sein, die im Affekt getriggert wird. Nach der Implementierung ist diese Angst aber schnell verflogen, da realisiert wird, welche Vorteile gewonnen wurden und was es eigentlich sonst noch alles zu tun gibt. Oftmals, entgegen den potenziellen initialen Erwartungen, sind Mitarbeitende also positiv überrascht und froh über den Entscheid der OCR-Implementation. In einem früheren Artikel habe ich das Thema konkret für die Anwendungsbereiche in der Buchhaltung aufgegriffen. Sprich, wenn Sie darüber mehr erfahren wollen, lesen Sie am besten hier weiter. 

Die Vorteile für Sie als Arbeitgeber, neben dem Sie motiviertere Mitarbeitende haben, sind relativ vielseitig. Der womöglich grösste Vorteil dürfte die signifikanten Kosteneinsparungen sein, die der Wegfall der manuellen Arbeit ermöglicht. Weitere Vorteile sind die Reduktion der Fehleranfälligkeit von manueller Arbeit, gewonnene Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden, die stattdessen für wertschöpfendere Tätigkeiten im internen oder externen Kundenkontext eingesetzt werden können oder die geschaffene Grundlage für umfassendere und robustere Prozessautomationen. Mehr zum Letzteren in den nächsten Abschnitten.

Automatisierte Bestell- und Rechnungsabgleiche

Eine Lieferantenrechnung kann zusammen mit dem Produkt oder zu einem späteren Zeitpunkt eintreffen. Sobald sie aber eintrifft, muss sie sorgfältig mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass nur das in Rechnung gestellt wurde, was auch tatsächlich geliefert wurde.

Bevor der sogenannte Bestell- oder Rechnungsabgleich ausgeführt werden kann, müssen dazu die Bestellungen und Rechnungen in die Buchhaltungssoftware eingetragen werden. Hier kommt die OCR-Lösung ins Spiel, welche für Sie die manuelle Dateneingabe übernimmt.

Sind die Daten von Parashift verarbeitet und an Ihr System übermittelt worden, können Sie auf Basis dieser durch die Anwendung von Business Rules einen automatischen Abgleich vornehmen. Ganz ohne manuelle Arbeit. Denn Sie erhalten von uns alle dazu relevanten Daten wie Lieferanten- und Empfängeradresse, Referenz- und Bestellnummern (auch auf Positionsebene für Sammelrechnungen), Lieferdaten, jegliche Dimensionen der Positionsdaten, Netto-, Steuer und Bruttobeträge für alle relevanten Steuersätze und Zahlungsverbindungen. Insgesamt sind es mehr als 60 Felder

Erhöhung der Dunkelverbuchungen

Ich gehe stark davon aus, dass Ihnen der Begriff Dunkelverbuchung gut bekannt ist. Für diejenigen von Ihnen, für welche dieser neu ist, hier eine kurze Erläuterung. Dunkelverbuchung, in unserem Kontext hier, ist die Bezeichnung für eine vollautomatisierte Verarbeitung von Rechnungen vom Rechnungseingang bis zum Bezahlen der Rechnung inklusive den Buchungen in Ihrer Buchhaltungssoftware. Dabei werden die Daten auf den Rechnungen automatisch extrahiert, nach unterschiedlichen Kriterien geprüft, validiert und freigegeben, sodass im Hintergrund die Zahlung ausgelöst werden kann und schlussendlich die notwendigen Hauptbuch-Buchungen aufgrund Buchungsvorschlägen automatisch vorgenommen. Ziel ist es also, dass dieser Prozess möglichst komplett automatisiert werden kann und ohne menschliche Interaktion solide abgewickelt wird. Bei einer hohen Dunkelverbuchungsquote profitieren demnach Unternehmen von bedeutenden Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen.

Wollen Sie selbst die Vorteile von voll validierten Positionsdaten erleben, Kosten und Fehleranfälligkeit reduzieren sowie Ihre Mitarbeiter stattdessen sinnvollere Arbeit machen lassen, dann registrieren Sie sich über den nachstehenden Banner für einen 14-tägigen, kostenlosen Testaccount und überzeugen Sie sich selbst von der Effektivität einer modernen Extraktionslösung, die Ihnen zu mehr Operational Excellence verhilft.