Ist die Rede von Automatisierung, Digitalisierung und Robotern, so kommt man schnell auf den Gedanken, dass menschliche Arbeitskräfte durch moderne Technologie ersetzt werden. Während dies für gewisse Technologien und Branchen sicher der Fall sein kann, führt automatisierte Dokumentenextraktion nicht zu Jobverlusten. Vielmehr können Mitarbeiter, die zuvor einen Grossteil ihrer Zeit für die manuelle Dateineingabe aufgewendet haben, ihre Zeit nun sinnvoller einsetzen und müssen nicht mehr limitierte Zeit für mühsames Belege-Abtippen aufbringen. Wie moderne Dokumentenextraktion für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz sorgen kann und weshalb dabei keine Jobverluste entstehen, erfahren Sie nachstehend.

Mühsame repetitive Arbeit

Es wird geschätzt, dass weltweit fast 90% aller Rechnungen immer noch manuell bearbeitet werden. Zudem sind die Genehmigungsprozesse von Rechnungen oftmals komplex und durch die Übermittlungsorganisation zeitintensiv. Für die Mitarbeiter in der Buchhaltung sind diese Aufgaben dementsprechend mühsam und eintönig, was nicht selten zu Frust und Unzufriedenheit führt.

Das Schlimmste daran ist, dass das nicht lediglich einen kleinen Teil der Arbeit ausmacht. Rund die Hälfte der Arbeitsstunden wendet der durchschnittliche Buchhaltungsmitarbeiter auf, Transaktionen zu bearbeiten.

Neue spannende Aufgaben dank der Automatisierung

Als Buchhaltungsmitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung sind in den Stellenbeschreibungen typischerweise folgende Aufgaben aufgelistet:

  • Sortieren, Überprüfen und Bestätigen von Rechnungszahlungen
  • Eingabe von Rechnungsdaten in die Buchhaltungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme des Unternehmens
  • Überwachung von Ausgaben und Bearbeitung von Spesenabrechnungen
  • Archivierung und Pflege historischer Aufzeichnungen
  • Analyse der Ausgaben
  • Führen von Buchhaltungsbüchern
  • Aufzeigen von Möglichkeiten zur Kostensenkung
  • Dokumentation für Audits liefern
  • Unterstützung für Lieferantenbeziehungen
  • Identifikation von Lieferantenrabattmöglichkeiten für vorzeitige Zahlungen
  • Identifikation von Zahlungsdiskrepanzen
  • Selbstständiges Führen der Haupt-, Neben- und Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung inkl. Jahresabschluss / Kontoabstimmungen
  • Mitwirkung bei der Erstellung des monatlichen Reportings
  • Mitwirken bei der Erstellung von Forecasts, Budgets und weiteren Analysen auf Basis der Abschlüsse (z.B. Kostenanalysen)

Wie vorhin erwähnt, werden jedoch rund 50% der Arbeitszeit für die manuelle Dateneingabe verwendet. Das, obwohl diese eigentlich nur eine von den zahlreichen Aufgaben ist, die in den Stellenbeschreibungen aufgelistet sind.

Typischerweise beginnt ein normaler Arbeitstag mit der Bearbeitung einer Ansammlung von Papier- und digitalen Rechnungen. Trotz hoher Effizienz benötigt der durchschnittliche Mitarbeiter einige Minuten bis die Daten der Rechnung eingegeben sind. Danach müssen diese nochmals überprüft werden, um sicherzustellen, dass nichts Falsches eingegeben wurde. Wir wollen ja schliesslich Fehlerquellen für nachgelagerte Prozesse auf ein absolutes Minimum reduzieren.

Der Begriff „Rechnungsverarbeitung“ ist eigentlich lediglich ein wohlklingender Begriff für das Eintippen oder Einfügen von Text und Zahlen in eine Excel-Datei, ein Buchhaltungssystem oder eine ERP-Lösung.

Wenn fast 50% für die manuelle Rechnungsverarbeitung aufgewendet werden, überrascht es nicht, dass nicht viel Zeit bleibt, um die restlichen Aufgaben anzugehen. Ein durchschnittlicher Arbeitstag ist also geprägt von einem fortwährenden Zustand von Langeweile und Stress. Kein Wunder, dass in einer Umfrage sich rund 70% alles Befragten eine automatisierte Dateneingabe wünschten.

Fachkräftemangel im Treuhandwesen

Schaut man sich den Arbeitsmarkt an, so stehen Treuhandberufe zusammen mit Ingenieur- und Technikberufen an der Spitze des Fachkräftemangel Indexes. Ausserdem steht das Treuhandwesen in einer Studie von Adecco an erster Stelle der meistgefragten Berufe in der Schweiz. Dazu gehören auch die Jobs der Buchhaltung.

Berufe dieser Kategorie sind also alles andere als gefährdet, was auch Entlassungen zur Seltenheit macht. Im Gegenteil, diese Berufe brauchen unbedingt mehr Automatisierung. Denn nur mithilfe der Automatisierung von monotonen Arbeiten können Treuhänder sich vermehrt auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen und die Kernaspekten ihres Berufes fokussieren. So kann der Fokus verstärkt auf kreative und individuelle Finanzarbeit gelegt werden anstatt auf repetitive, banale und verhältnismässig viel zu teure Arbeiten.

Die Digitalisierung in diesem Sektor hat auch einen positiven Einfluss auf das verstaubte Image der Treuhänder und kann so zu einem attraktiveren Angebot für Berufsbilder auf dem Arbeitsmarkt führen.

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Sie sehen es gibt eine Fülle an Gründen, wieso moderne Dokumentenextraktion alles andere als ein Jobkiller ist. Im Gegenteil – Buchhalter träumen nur davon, dass ihnen die langweilige, repetitive Arbeit abgenommen wird und sie sich erfüllenderen und wirklich Mehrwert stiftenden Tätigkeiten widmen können.