Dieser Artikel ist der letzte in unserer Mini-Serie zum Thema Kosten der manuellen und Software-basierten Rechnungsextraktion. Zuerst aber ein kurzes Recap. Im ersten Artikel haben wir uns die verschiedenen Kostenarten angeschaut, die bei der manuellen Rechnungsextraktion in der Regel relevant. Denn oft werden einige dieser Kostenpositionen nicht berücksichtigt und es werden Entscheidungen auf nicht ganz korrekten Grundlagen gefällt. Darüber hinaus habe ich die Musterfirma AG mit ihren Eckdaten vorgestellt, die uns zur Berechnung der Kosten dienen.

Im zweiten Teil haben wir dann anhand der Basis aus dem ersten Teil die Durchschnittskosten berechnet, die pro manuell verarbeitete Rechnung anfallen. Was uns jetzt noch interessiert, sind die Kosten pro verarbeitete Rechnung mittels Software, welche wir anschliessend für den Direktvergleich der beiden Methoden verwenden werden.

Berechnung der Kosten der Software-basierten Rechnungsextraktion
Implementierungskosten

Bevor die Musterfirma AG ein System zur automatischen Datenextraktion nutzen kann, muss dies natürlich zuerst in der Systemlandschaft und den Geschäftsprozessen der Firma implementiert werden. Dieses Unterfangen kann je nach Voraussetzungen und Anforderungen der Musterfirma AG relativ stark variieren und somit auch dessen Kosten. In der Regel sind aber solche Projekte irgendwo in der Range von CHF 3’000 bis zu CHF 20’000 angesiedelt. Was ebenfalls stark unterschiedlich ausfallen kann, sind verschiedenste Kosten, die mit der Implementierung in Verbindung stehen. Stichwort Change Management. Für die nachstehenden Berechnungen beachten wir diese Dimension aber nicht.

Direkte Kosten

Die Berechnung der direkten Kosten einer automatisch verarbeiteten Rechnung unterscheidet sich relativ substanziell von denjenigen der manuellen Verarbeitung. Sie haben für die Erfassung logischerweise keine Lohnkosten mehr und müssen in der Regel auch weit weniger Aufwand einkalkulieren, um Fehler bei Rechnungen auszubügeln. Letzteres braucht nun wohl Differenzierung und ein wenig mehr Erklärung. Zuerst zur Differenzierung. Haben Sie systematische Fehler bei Rechnungen, die mit einem Systemfehler oder sonst was vergleichbarem beim Lieferanten in Verbindung stehen, dann werden Sie natürlich nach wie vor Aufwand haben, um die Situation zu klären. Was jedoch die Qualität der reinen Datenerfassung anbelangt (nun also zur Erklärung), haben Sie aber mit Parashift eine OCR-Lösung, welche Ihnen nicht nur die Extraktion automatisiert, sondern Ihnen ergänzend eine Produktoption bietet, mit welcher Sie direkt qualitativ hochstehende validierte Daten erhalten, was durch einen mehrstufigen Qualitätskontrollenprozess sichergestellt wird. Diese Option differenziert Parashift markant und reduziert für Sie im Vergleich zu anderen OCR-Software Anbietern die Komplexität von Prozessen ziemlich signifikant. Denn was Sie erhalten, sind direkt weiterverarbeitbare Daten, für nachgelagerte Prozesse.

Nun also zu den konkreten Zahlen. Anstatt hohe Anschaffungen zu finanzieren und irgendwelche komplexere Lizenzverträge einzugehen, können Sie mit Parashift Dokumente nach einem Konsumationsmodell verarbeiten. Für die jährlichen 240’000 Rechnungen bezahlt die Musterfirma AG CHF 100’295.09, wobei hier die Nachbearbeitung und Sicherstellung der Korrektheit der Daten inkludiert ist. That’s it.

Nun, lassen Sie uns da zusätzlich noch die erwarteten Kosten für die Überarbeitungen hinzuziehen. Sagen wir, dass anstatt 12.5% aller Rechnungen nur noch 5% aller Rechnungen eine solche Triage mit durchschnittlich 6 Minuten Bearbeitungsdauer nach sich ziehen. Das wären dann 12’000 Rechnungen beziehungsweise zusätzliche direkte Kosten von CHF 58’085.11 (12’000 x 6 Minuten / 60 = 1’200 Stunden und 91’000 Bruttolohn / 1’880 Arbeitszeit p.a. x 1’200 Stunden). Somit haben wir total CHF 158’280.2 direkte Kosten.

Indirekte Kosten

Weil wir einen Restwert für die potenzielle Überarbeitung von Problemen bei Rechnungen bei der direkten Kosten berücksichtigt haben, sollten wir natürlich auch hier einen Teil budgetieren. Nehmen wir der einfachheitshalber wie oben bei den direkten Kosten den gleichen prozentualen Anteil – 40% – der Kosten der manuellen Verarbeitung. Also anstatt CHF 92’287.55 nehmen wir CHF 36’915.02.

Andere indirekten Kosten wie Wartung und dergleichen fallen bei Parashifts Software keine an. Auch Updates werden ohne weitere Aufwände stetig zur Verfügung gestellt.

Opportunitätskosten

Ebenso die Opportunitätskosten fallen mit der Extraktionslösung von Parashift anders aus. Denn was Sie damit erreichen, ist ja eben dass Sie Ihre Mitarbeitenden von diesen nicht direkt wertschöpfenden Arbeiten befreien und anderweitig einsetzen können. Weil wir aber möglichst realitätsnah bleiben wollen, berücksichtigen wir auch in dieser Kostendimension einen Restwert, da wir ja nach wir vor davon ausgehen, dass Sachbearbeiter in gewissen Fällen Nachforschungen durchführen müssen. Hier nehmen wir ebenfalls wieder das gleich geringere Verhältnis an Rechnungen, die es zu überarbeiten gilt. Anstatt zuvor CHF 115’359.44 rechnen wir hier daher mit CHF 46’143.78.

Gesamtkosten

Soooo… Wer mitgerechnet hat, wird schon bemerkt haben, dass der Kostenunterschied zwischen manueller und automatisierter Rechnungsverarbeitung relativ signifikant ausfällt. Für 240’000 Rechnungen pro Jahr zahlte die Musterfirma AG bei manueller Erfassung satte CHF 669’084.76. Mit der Lösung von Parashift, wo auch die Validierung der Daten optional inklusive ist, sind dies dagegen lediglich CHF 241’439. Also minimal mehr als CHF 1.- pro Dokument. Und vergessen Sie nicht… Hier haben wir ergänzend zu den Softwarekosten auch diejenigen mit berücksichtigt, die durch Überarbeitung in Sonderfällen von den Sachbearbeitern der Musterfirma AG (mit Gemein- und Opportunitätskosten) entstehen. Die Kosten mit Software-basierter Rechnungsextraktion sind also gerade noch 36% der ursprünglichen Kosten. Zeit also, hier schleunigst was zu ändern.

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