Dieser Blogpost knüpft an den letzten Artikel an, wo wir uns die verschiedenen Kostenpositionen angeschaut haben, die bei der manuellen Rechnungsverarbeitung in der Regel anfallen. Wir werden nun hier diese Kosten für die Beispielfirma Musterfirma AG konkret berechnen.

Anmerkung: Die Angaben sind wie die Firma fiktiv und somit nicht als Referenzangabe zu interpretieren.

Berechnung der Kosten der manuellen Dateneingabe

Direkte Kosten

Die direkten Kosten einer Rechnung hängen primär von der Geschwindigkeit des Abtippens ab. Es macht daher Sinn, die durchschnittlichen Tastenanschläge zu messen. Sie können sich vorstellen, dass Ihre Mitarbeitenden dabei ganz unterschiedlich abschneiden werden. Daher ist es ratsam, eine annähernd repräsentative Gruppe an Mitarbeitenden für diese Messung herbeizuziehen.

Für unser Beispiel nehmen wir an, dass eine durchschnittliche Rechnung mit 30 Feldern in 112 Sekunden vollständig im System eingetragen wird. Die Herleitung daher ist wie folgt: Unsere durchschnittliche Rechnung mit 30 Feldern und durchschnittlich 8 Zeichen pro Feld resultiert in 240 benötigten Tastenanschlägen. Gehen wir davon aus, dass der durchschnittliche Tastenanschlag Ihrer Mitarbeiter bei 200 liegt, kommen wir auf genau diese 112 Sekunden (wichtige Randnotiz: Wir gehen mal davon aus, dass bei diesen Tastenanschlägen keine Korrekturen vorgenommen wurden). Ist eine Rechnung fehlerhaft und muss aus unterschiedlichen Gründen erneut bearbeitet werden, rechnen wir mit einer durchschnittlichen Bearbeitungsdauer von 6 Minuten anstatt 112 Sekunden. Mit diesen Zahlen können wir nun arbeiten.

Die Musterfirma AG hat wie im vorderen Artikel erwähnt ein jährliches Dokumentenvolumen von 240’000 Belegen. Implizieren wir die Schätzung zu den Rechnungen, die Überbearbeitung verlangen, heisst das, dass die Firma pro Jahr mit ca. 30’000 Rechnungen x 6 Minuten + 210’000 x 112 Sekunden = 572’000 Minuten oder mehr als 9’533 Stunden Aufwand allein für die Datenerfassung rechnen muss. 

Ebenfalls habe ich im vorderen Teil vermerkt, dass der durchschnittliche Lohn einer Leiterin oder eines Leiters in der Kreditorenbuchhaltung sich in der Schweiz auf ca. CHF 115’000 und derjenige von Sachbearbeiter auf etwa CHF 70’000 beläuft. Dazu hinzu sollten Sie hier jeweils mindestens noch einmal 30% für Sozialleistungen und weiteren Aufwände seitens Arbeitgeber aufrechnen (Achtung: Hier sollten Sie kucken, dass Sie nicht Kosten einrechnen, welche Sie bei den indirekten Kosten vorgesehen haben).

Gehen wir davon aus, dass in die Erfassungsarbeit lediglich die Sachbearbeiter involviert sind, was nicht wirklich immer zutrifft, heisst dass, das die ungefähren direkten Kosten CHF 461’437.77 (70’000 x 1.3 = 91’000/1’880 Stunden * 9’544 Stunden) betragen, wenn die Sachbearbeiter der Musterfirma AG 40 Stunden pro Woche arbeiten und 5 Wochen Ferien pro Jahr haben. Und das sind lediglich die Lohnkosten für die Datenerfassung bei durchschnittlich 200 fehlerfreien Anschlägen pro Minute beziehungsweise 6 Minuten andauernder Überarbeitung von fehlerhaften Einträgen gemäss der Annahme zur Verteilung von fehlerfreien und fehlerhaften Rechnungen. Grundsätzlich sind hier ergänzend noch Dinge wie durchschnittlich verpasste Skonti, Gebühren für zu spätes Bezahlen und Transaktionskosten bei Lieferantenrotation aufgrund schlechter Kommunikation zu berücksichtigen. Wir lassen diese aber einmal grosszügig weg.

Indirekte Kosten

Für die indirekten Kosten, auch Gemeinkosten gennant, rechnen wir mit einem Zuschlag von 20%. Somit betragen diese Kosten CHF 92’287.55.

Opportunitätskosten

Eine Kostenkomponente, die oftmals vergessen wird, sind die Opportunitätskosten. Diese versuchen in unserem Fall zu beziffern, was der monetäre Verlust ist, wenn stattdessen realistische alternative Tätigkeiten ausgeführt werden würden, welche mehr Wert generierten. Das heisst, um diese Kosten zu bestimmen, müssen wir den finanziellen Wert der alternativ möglichen Tätigkeiten bestimmen.

Unsere Annahme dazu ist, dass im Durchschnitt eine um 25% höhere Wertschöpfung erzielt werden könnte, wenn die Sachbearbeiter anstatt der manuellen Arbeit andere Tätigkeiten übernehmen könnten. Diese Arbeiten könnten beispielsweise bei der Einsatzplanung- und Optimierung, Koordination mit Transporteuren und Kunden, Disposition, Mithilfe bei Projekten oder in anderen Bereichen sein.

Daraus ergeben sich Opportunitätskosten von CHF 115’359.44.

Gesamtkosten

Addieren wir nun alle drei Kostenpositionen zusammen, so erhalten wir CHF 669’084.76 pro Jahr für die Verarbeitung von 240’000 Rechnungen. Pro Rechnung macht das dann mindestens rund CHF 2.80 unter Einbezug der aufgeführten Annahmen zu den Kosten. Doch vergessen Sie nicht, wie mehrmals erwähnt, beruhen diese Berechnungen auf diversen Annahmen, die nicht repräsentativ für Ihr Unternehmen sein müssen.

In einem letzten Artikel werden wir uns noch die Kosten der automatisierten Dokumentenextraktion anschauen und den Direktvergleich mit der manuellen Dateneingabe durchführen.