Viele Unternehmen führen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen nach wie vor manuell durch. Groben Schätzungen zufolge sind dies stolze 90% der Unternehmen. Dies obwohl schon ab einer relativ geringen Menge an Rechnungen der benötigte Aufwand schnell mal kostspielig wird und mit steigendem Volumen in einem immer schlechteren Licht dasteht, wenn wir denn den Vergleich mit einer Software-gestützten Verarbeitung machen.

Heute können wir dank neuen Technologien wie Machine Learning Rechnungen wesentlich effizienter verarbeitet werden und so den manuellen Aufwand signifikant minimieren. Die gesteigerte Effizienz zieht so erhebliche Kosteneinsparungen mit sich. Zudem kann dank schnelleren Durchlaufzeiten auch einfacher von Skonti profitiert werden.

In dieser Mini-Serie schauen wir uns die Kosten der manuellen Rechnungsverarbeitung an und stellen diese denjenigen von automatisierter Rechnungsextraktion gegenüber.

Unsere Beispielfirma –  «Musterfirma AG»

Die angefallenen Kosten pro Verarbeitung einer Rechnung zu verstehen, ist nicht immer ganz so trivial. Zudem ist die Referenzangabe eines Durchschnittes keineswegs auf eine x-beliebige Firma anzuwenden. Zu gross ist die Variation der relevanten Einflussgrössen. Behalten Sie dies also im Hinterkopf, wenn Sie die aufgeführten Zahlen interpretieren und Rückschlüsse ziehen wollen.

Für die Kostenkalkulationen betrachten wir ein Beispielunternehmen namens Musterfirma AG. Es handelt sich dabei um eine Schweizer Firma, die in der Logistikbranche tätig ist und jährlich 240’000 Rechnungen verarbeitet, also um die 20’000 Rechnungen pro Monat. Die Rechnungen erhält die Musterfirma AG jeweils als PDFs oder Scans im E-Mail-Anhang von 1’500 verschiedenen Lieferanten. Diese sind durchschnittlich 1,5 Seiten lang und beinhalten 24 Felder, die es auszulesen gilt. Zur Erläuterung: Ein Feld ist beispielsweise der Lieferant und seine Adresse.

Der durchschnittliche Lohn eines Leiters in der Kreditorenbuchhaltung beläuft sich in der Schweiz auf ca. CHF 115’000. Ein Sachbearbeiter verdient jährlich etwa CHF 70’000. Das sind auch genau jene Gehälter, die die Musterfirma AG an Ihre Mitarbeitenden ausbezahlt.

Anmerkung: Da diese Annahmen auf einem fiktiven Unternehmen basieren, sind diese Werte dementsprechend nicht repräsentativ und die Kosten für Ihr Unternehmen können sich folglich klar unterscheiden.

Kosten die bei der manuellen Dateneingabe anfallen

Bevor wir die Kosten berechnen können, müssen wir erst klarstellen, welche Kostenpositionen in unserem Kontext überhaupt anfallen und relevant sind. Nicht selten werden hier gewisse Positionen vernachlässigt und fälschlicherweise nur die offensichtlichen direkten Kosten einbezogen. Also die Zeit, die ein Mitarbeiter für die manuelle Dateneingabe verwendet. Das ist aber nicht wirklich korrekt, da andere Kostenarten ignoriert werden, was den objektiven Vergleich klar verzerrt. Konkret unterscheiden wir hier zwischen direkten, indirekten und Opportunitätskosten.

Direkte Kosten

Die direkten Kosten berechnen wir grundsätzlich anhand der Vollzeitäquivalente, die für die Dateneingabe verantwortlich sind und multiplizieren diese Ziffern mit den jeweiligen Lohnkosten. Zuzüglich fliessen auch alle anderen Kosten mit ein, welche unmittelbar mit der Leistung in Verbindung stehen. Beispielsweise auch solche, die beim Korrigieren von inkorrekt eingegebenen Daten in Form von Zusatzaufwand anfallen. Oft beinhaltet dies auch die Kommunikation mit anderen Stakeholder wie Lieferanten, Kunden, Banken oder auch anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Schätzungen zufolge, benötigen 12.5% der Rechnungen Überarbeitung beziehungsweise zusätzlichen Effort, der zu berücksichtigen ist.

Was wir hier hier ergänzend ebenfalls noch in die direkten Kosten inkludieren, sind Dinge wie die durchschnittlichen Skonti, die verpasst werden, Gebühren für zu spätes Bezahlen und Transaktionskosten bei Lieferantenrotation aufgrund schlechter Kommunikation. 

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten beinhalten dagegen allerlei Kosten, die nicht direkt auf Kostenträger überwälzt werden können. Wir kennen diese Kostenart auch als Gemeinkosten. Um die Überwälzung möglichst verbraucherorientiert durchführen zu können, gibt es unterschiedliche Verfahren, die Sie grundsätzlich verwenden können. Welches Sie umsetzen, sollte kontextabhängig bestimmt werden. 

Da es ja bekanntlich mit Beispielen immer ein wenig verständlicher wird, hier einige regelmässig angetroffene Kostenpositionen: Wasser- und Stromkosten, Wartung von Anlagen, Reinigung, teils Miete und dergleichen. Werden in diesem Kontext noch Materialien wie Schmiermittel und Schrauben verwendet, sind diese streng gesehen ebenfalls als indirekte Kosten einzustufen.

Opportunitätskosten

Eine andere Kostenart, die es sich lohnt zu hinterfragen, sind die Opportunitätskosten, die entstehen, indem, dass Ihre Mitarbeiter wertvolle Kapazitäten aufbringen müssen, die aber möglicherweise anderweitig besser eingesetzt werden könnten. Sprich, für Tätigkeiten verwendet werden könnten, die bedeutendere Mehrwerte schaffen würden. 

In einem nächsten Schritt werden wir die soeben genannten Kostenpositionen für die Musterfirma AG berechnen und die Durchschnittskosten pro Rechnung ermitteln.

Dieser Wert ist wichtig, um sich bewusst zu werden, wie viel eigentlich die manuell aufgebrachte Arbeit kostet. Sie bietet aber auch eine gute Basis für einen Vergleich mit Alternativen und unterstützt so strategische Entscheidungsfindungen. Welche konkreten Kosten in unserem Beispiel der Musterfirma AG und welche mit automatisierter Rechnungsextraktion anfallen, erfahren Sie also im nächsten Blogartikel.