Erhält Ihr Unternehmen alle möglichen Skonti, von denen sie auch regelmässig Gebrauch machen können? Falls ja, dann gehören Sie laut einer Umfrage von Levvel Research zu den 33% der Unternehmen, die dies auch wirklich tun. Rund 16% der Firmen schaffen es gar nie, Skonti zu realisieren.
Es gibt verschiedene Gründe, wieso Rechnungen zu spät bezahlt und somit Skonti verpasst werden. Das Rezept, um das zu ändern lautet aber praktisch in allen Fällen gleich. Denn dank moderner Technologie kann die Rechnungsverarbeitung automatisiert und somit die Zeit, die von Rechnungseingang bis zur Bezahlung vergeht, signifikant verkürzt werden. Eine Rechnung, die am Morgen eintrifft, kann teilweise schon am gleichen Tag bezahlt und somit vom Skonto profitiert werden. Obwohl es sich bei Skonto zwar meist nur um etwa 2% handelt, sollten Sie dessen Relevanz keinesfalls missachten. Denn hat ihr Unternehmen mit grösseren Beträgen zu tun, dann sind diese 2% schnell mal bares Geld wert.
Wenn Sie Probleme haben, von diesen Skonti zu profitieren, dann können Sie nachfolgend lesen, wie auch Sie in Zukunft keinen Skonto-Rabatt mehr verpassen werden.
Gründe für spätes Bezahlen
Für grosse Unternehmen, die täglich zahlreiche Rechnungen erhalten, ist es schwierig, ständig den Überblick zu behalten und alle rechtzeitig bezahlen zu können. Zudem kommt es im Prozess immer wieder zu Herausforderungen, die die Begleichung der Rechnung weiter hinauszögern.
Die meistgenannten Gründe, die aus der bereits erwähnten Umfrage von Levvel Research hervorgehen, können in folgender Grafik abgelesen werden.
Routing
Der mitunter häufigste Grund für spätes Bezahlen und verpassten Skonti ist das Routing – also der Prozess, bei dem die Rechnungen den richtigen Abteilungen zugeordnet werden. Bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Rechnungen dauert das manuelle Routing meist relativ lange, was den Erhalt von Skonti schon bedeutend erschwert. Um doch von den Skonti profitieren zu können, muss die Durchlaufzeit dieses Prozesses verringert werden.
Dieser Prozess kann mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert werden. Dank konfigurierbaren Regeln und Workflows gelangen Eingangsrechnungen sofort an die zuständige Abteilung. Zudem können viele der erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen ebenfalls automatisch ausgeführt werden.
Rechnungen können so viel schneller genehmigt werden, was zu einer deutlich geringeren Durchlaufzeit führt und einer viel wahrscheinlicheren Wahrnehmung der gewährten Skonti.
Manuelle Dateneingabe
73% der Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter die Rechnungsdetails von Hand abtippen. Ein anderer Report geht sogar von rund 90% aus. Das ist zweifellos äusserst ineffizient und zudem fehleranfällig. Moderne OCR-Lösungen können hier Abhilfe schaffen. Das nimmt nicht nur den Mitarbeitern die mühsame, repetitive Arbeit ab, sondern trägt auch zu einer weiteren Reduktion der Durchlaufzeit bei.
Wie Prozesse mit Software zur Dokumentenextraktion optimiert werden können, können Sie hier detaillierter nachlesen.
Automatisierter Bestellabgleich
Haben Sie eine Lösung zur automatischen Datenextraktion aus Rechnungen und Co., können Sie zum Beispiel auch Bestellabgleiche automatisch durchführen. Die Automatisierung des Bestellabgleichs ermöglicht es der Rechnung, den Rechnungsverarbeitungs-Prozess zu durchlaufen, ohne dass manuell Informationen eingegeben oder geprüft werden müssen. Das führt wiederum zu kürzeren Durchlaufzeiten und somit sind die Skonti einen weiteren Schritt näher.
Zentralisiertes Scanning
Eine weitere Möglichkeit den Rechnungsverarbeitungs-Prozess zu beschleunigen, bietet das zentrale Scanning. Dabei wird für häufig durchgeführte Prozesse (Bsp. Kreditorenbuchhaltung) ein eigenes Postfach und eine eigene E-Mail erstellt, wo dann alle Dokumente hingeschickt werden. Das kann zu geringeren Durchlaufzeiten sowie höherer Produktivität führen. Mehr zu zentralem und dezentralem Scanning, gibt es hier nachzulesen.
Fazit
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Durchlaufzeiten des Rechnungsverarbeitungs-Prozesses zu senken und somit die Rechnungen frühzeitiger begleichen zu können. Automatisierte Dokumentenextraktion ist dabei eines der Kernelemente, welches Ihnen dazu verhelfen.
Eine solche Lösung zahlt sich von selbst aus und bietet darüber hinaus weitere Vorteile, die Sie hier nachschlagen können.
Wollen Sie selbst Ihre Prozesse optimieren und damit Durchlaufzeiten, Kosten und Fehleranfälligkeit reduzieren sowie von wertvollen Skonti profitieren, dann registrieren Sie sich doch über den nachstehenden Banner für einen 14-tägigen, kostenlosen Testaccount und überzeugen Sie sich selbst von der Effektivität einer modernen Extraktionslösung, die Ihnen zu mehr Operational Excellence verhilft.
