“The biggest opportunity for big companies has come by far in the digitization of internal processes.”

Dieses Zitat vom ehemaligen General Electric CEO Jack Welch verdeutlicht, wie wichtig die Digitalisierung und Automatisierung interner Prozesse ist, um im Wettbewerb nicht nur bestehen, sondern auch gewinnen zu können. Denn ein wesentlicher Vorteil ferner der Kostenoptimierungen ist der folgende: Dank optimierter Prozesse kann auch die Customer Experience verbessert werden, was sich als Vorteil gegenüber der Konkurrenz herausstellen kann. Wie Parashift bei der Optimierung manueller Prozesse helfen kann und welche Use Cases sich dafür besonders eignen, lesen Sie in den nachstehenden Abschnitten.

Status Quo: Wie die meisten Prozesse heutzutage ablaufen

In den meisten Prozessen sind in irgendeiner Form Dokumente oder Formulare involviert. Eine Adress- oder Namensänderung kann beispielsweise mit der Einsendung einer Wohnsitzbestätigung oder der Kopie eines Ausweisdokuments verbunden sein. Bei komplexeren Prozessen kann es sein, das über ein Dutzend verschiedene Dokumente oder Formulare ausgefüllt und hin- und hergeschickt werden müssen bis der Prozess dann letztlich abgeschlossen werden kann. Wenn diese Formulare jeweils von Menschenhand sortiert und analysiert werden müssen, ist das nicht nur langsam und ineffizient, sondern auch relativ fehleranfällig. Das hat auch einen Einfluss auf wichtige KPIs und führt bei komplexen, manuellen Prozessen zu erhöhter Durchlaufzeit und Kosten.

Eine niedrige Durchlaufzeit ist für die Kundenerfahrung natürlich super erstrebenswert. Vergehen dagegen mehrere Tage oder Wochen, bis alle Dokumente hin- und hergeschickt und auch geprüft werden, dann ist dies meist nicht so eine tolle Erfahrung. Sie haben das sicher auch schon selbst erlebt und wissen, wie mühsam und frustrierend dies teilweise sein kann.

Fintech Unternehmen wie Revolut oder N26 haben beispielsweise diesbezüglich im Onboarding besonders gut optimierte Prozesse. Viele davon sind komplett digitalisiert und automatisiert, was ein Onboarding in nur wenigen Minuten ermöglicht. Ein neues Konto zu eröffnen wird damit zum Kinderspiel und ist wahrlich ein erfrischendes Erlebnis. Manche Kunden sind von dieser Erfahrung so positiv beeindruckt, dass sie es gleich Freunden und Familie erzählen. Dieses Word of Mouth Marketing ist ein positiver Nebeneffekt optimierter Prozesse mit geringen Durchlaufzeiten und bares Geld wert.

Prozessoptimierung mit intelligenter Dokumentenextraktion

Wie können Sie also hier konkret ansetzen und Ihre Prozesse schneller und kostengünstiger gestalten? Eine der Möglichkeiten besteht in der Implementierung von moderner Software zur Dokumentenextraktion. So können Sie nämlich Dokumenten- oder formularbasierte Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeitenden erheblich entlasten.

Straight Through Processing ist hier ein relevantes Stichwort. Das heisst so viel wie durchgehende Datenverarbeitung. Es beschreibt ein Konzept der Datenverarbeitung mit möglichst wenig manuellen Interaktionen. Ziel ist es, dass die Prozesse komplette automatisiert sind, ohne dass ein Mensch irgendeinen Schritt ausführen muss. Die Durchlaufzeiten und Kosten sind dadurch deutlich geringer. Die Fehleranfälligkeit sinkt und die Customer Experience wird positiv beeinflusst.

Mit moderner KI-gestützen Dokumentenextraktion kann also ein wichtiger Schritt Richtung Straight Through Processing gemacht werden. Denn dank der optischen Zeichenerkennung (OCR) können Dokumente und Formulare automatisch erkannt und ausgelesen werden. Mithilfe von Machine Learning (ML) können die Dokumente klassifiziert und die ausgelesenen Daten korrekt interpretiert werden. Und das Ganze können Sie dann 24/7 am Laufen halten, was beispielsweise eine wichtige Voraussetzung für Self-Service Angebote für Endkunden ist.

Insbesondere standardisierte Arbeitsschritte und Prozesse eignen sich bestens für die Automatisierung mit ML-basierter OCR. Doch auch bei Dokumenten mit unstrukturierten Daten, kann die intelligente Dokumentenextraktion weiterhelfen und so auch bei Spezialfällen die manuelle Arbeit bedeutend reduzieren. Grundsätzliche eignen sich jedoch für die Implementierung intelligenter OCR-Software jegliche Prozesse, wo Dokumente und Formulare involviert sind. Was Sie beispielsweise in der Leasingbranche automatisieren können, ist in diesem Artikel beschrieben. Generell wichtige Dinge, wo Parashift oftmals implementiert wird, sind solche wie die Namensänderungen oder Vertragsmutationen, die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Bestellerfassung sowie das Beschwerdenmanagement neben diversen weiteren. Der Grad der Automatisierung, der erreicht werden kann, hängt dabei von den jeweiligen Prozessen und Beleggütern ab.

Wollen Sie selbst Ihre Prozesse optimieren und damit Durchlaufzeiten, Kosten und Fehleranfälligkeit reduzieren sowie die Customer Experience auf ein neues Level heben, dann registrieren Sie sich doch über den nachstehenden Banner für einen 14-tägigen, kostenlosen Testaccount und überzeugen Sie sich selbst von der Effektivität einer modernen Extraktionslösung, die Ihnen zu mehr Operational Excellence verhilft.