Da viele Unternehmen in letzter Zeit erhebliche Umsatzeinbussen verzeichnen mussten, wird das Thema Kostenoptimierung einmal mehr immer wichtiger. Um Kosten sparen zu können, gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Markante Massnahmen sind hier etwa die Reduktion der Arbeitszeit der Mitarbeiter, Entlassungen oder der Stop von Neueinstellungen. Ein anderer Ansatz bietet die Prozessoptimierung, die mitunter auch der Entlassung von Mitarbeitern entgegenwirken kann. Die Nutzung moderner Technologien kann dabei äusserst behilflich sein und zu signifikanten Kosteneinsparungen führen, wenn sie denn richtig implementiert und genutzt werden. Das Human Resource Management ist einer der konkreten Ansatzpunkte, die sich aufgrund von diversen repetitiven und regelbasierten Prozessen für die Implementierung solcher Technologien sehr gut eignen.

Das Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Gartner bestätigt, dass HR-Führungskräfte ihre derzeitigen Bemühungen auf eine effektivere Nutzung von Technologien sowie auf die Repriorisierung und Verkleinerung von HR-Dienstleistungen und -Prozessen konzentrieren. Wie HR-Prozesse mit dem Einsatz moderner Technologien optimiert werden können, will ich Ihnen nun hier näher bringen.

Repetitive Routinearbeit als Chance zur Prozessoptimierung

Schaut man sich die Personalabteilung eines Unternehmens genauer an, so kann oft festgestellt werden, dass Mitarbeiter im HR sich oft mit Routinearbeiten beschäftigen und nur sehr wenig Zeit haben, um sich wirklich umfassend mit den Bewerbern und Mitarbeitenden zu beschäftigen. Obwohl diese Routinearbeiten wichtig sind, nehmen sie also dem HR-Fachpersonal die Zeit für andere essenzielle und sehr wertvolle Aktivitäten wie beispielsweise humanistische, strategische und innovationsorientierte Tätigkeiten. Dazu gehören etwa die Talentförderung, Mitarbeiterbindung und Umsetzung von Richtlinien.

Laut Ernst and Young wird 93% der von HR-Mitarbeitern aufgewendeten Zeit auf sich wiederholende Aufgaben aufgewendet. Stolze 65% der regelbasierten HR-Prozesse haben das Potential, automatisiert zu werden.

Dies schreit förmlich nach dem Einsatz von Software-Robotern beziehungsweise Robotic Process Automation (RPA) für HR-Prozesse, die repetitiv, regelbasiert, fehleranfällig und zeitkritisch sind. Versprechen können sich HR-Abteilungen davon, dass sich die Bearbeitungskosten reduzieren und die Qualität und Effizienz der einzelnen Prozesse steigern lassen.

Automatisierung des Bewerbungsprozesses mit RPA und KI-OCR

Viele dieser Prozesse mit grossem Optimierungspotenzial sind stark dokumentenlastig. Neben der Evaluation von Software-Roboter-Initiativen und Technologien kommt daher hier eine weitere Technologie ins Spiel – OCR. Denn mit OCR (optische Zeichenerkennung oder engl. Optical Character Recognition) können Sie in Dokumenten enthaltener Text auslesen und für die weitere Verarbeitung aufbereiten.

Talent Sourcing

Das Screening der Lebensläufe und die Vorauswahl der Bewerber ist eine besonders zeitintensive Aufgabe. Eine einzige Neueinstellung kostet einen Recruiter im Durchschnitt etwa 3 Tage. Somit ist der Personalauswahlprozess einer dieser Prozesse, der die genannten Eigenschaften aufweist und sich daher bestens zur Automatisierung eignet. 

Ein Aufruf für die Implementierung von passenden Technologien also. Mit OCR Software wie derjenigen von Parashift können Sie beispielsweise nach dem Eingang der Bewerbungsdossiers eine Batchverarbeitung vornehmen und so alle Dokumente klassifizieren und relevanten Daten extrahieren, die Sie dann wiederum als Grundlage für den Abgleich mit Ihren Stellenanforderungen mittels RPA-Software verwenden. Einmal verglichen, können Sie Similarity Scores oder sonstige Metriken errechnen, die Ihnen beim Selektionsverfahren Unterstützung bieten sollen.

Die Automatisierung des Screening-Prozesses spart Recruitern dadurch viel Zeit und mühselige Arbeit. Auch für den Bewerber hat dies positive Folgen. Durch die kürzere Bearbeitungszeit kann dieser nämlich früher benachrichtigt werden, was einen positiven Eindruck vermittelt. Durch den automatischen Abgleich mit den Jobanforderungen kann zudem der beste Fit für den Job sichergestellt werden und zwar nur basierend auf der Qualifikation. Subjektivität wird so nicht mehr zum Problem. Aus gewissen Perspektiven, machen wir uns nichts vor, kann dies aber auch eher negativ beurteilt werden. Denn damit wird per se die Möglichkeit zum „in den Job reinwachsen“ tendenziell unterbunden.

Dokumententenmanagement

Auch nach dem erfolgreichen Talent Sourcing und der Mitarbeitereinstellung helfen moderne Technologien wie OCR und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), relevante Arbeitsprozesse im Personalwesen zu optimieren und bedeutende Mehrwerte für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu generieren.

Paradebeispiele solcher Prozesse sind etwa Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen, Gehaltsgespräche sowie Provisionsvereinbarungen, Vertragsanpassungen, Krank- oder Urlaubsmeldungen, Aus- und Weiterbildungsinitiativen und weitere. Haben Sie ein nahtlos integriertes Setup, wo Ihr DMS-System zusammen mit fortgeschrittener Extraktionstechnologie ausgestattet ist, können Sie jegliche Schnittstellen, wo solche Dokumente einfliessen, autonomer und daher effizienter gestalten. Somit können Sie nicht nur eine einwandfreie digitale Personalakte erstellen, die stets up-to-date ist, sondern Sie schaffen auch eine zentralisierte Sammelstelle für Dokumente die per Post, interner Übergabe, Email oder sonstige Kanäle reinkommen und erhöhen so Ihre Reaktionszeit, Sicherheit und Datenschutz, da menschliche Interaktionen minimiert und durch Authentifizierung und Monitoring kontrolliert werden kann.

Durch die Implementierung dieser Technologien kann Ihr Unternehmen daher einen wichtigen Schritt Richtung Automatisierung vornehmen, sich an den Wandel anpassen und im HR wertvolle Kapazitäten zurückgewinnen, die den eigentlichen wichtigen Aufgaben im HR zugeschrieben werden können, was letztlich dazu verhelfen soll, bessere Talente einstellen und gute Mitarbeiter halten und weiterentwickeln zu können.

Wollen Sie selbst Ihre Bewerbungsprozesse im HR optimieren und damit Bearbeitungszeiten, Kosten und Fehleranfälligkeit reduzieren, dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir unterstützen Sie gerne im Prozess der Identifizierung von potenziellen Ansatzpunkten und der anschliessenden Erarbeitung von passenden Lösungsdesigns.