Der Posteingang und die Automatisierung des Posteingangs kommt in verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten daher. Die Vorstellung dessen, was der Posteingang als Case für ein mittleres oder grosses Unternehmen konkret bedeuten kann, variiert. In diesem Blogartikel gehen wir auf die unterschiedlichen Ausprägungen und Gestaltungsmöglichkeiten des Posteingangs ein.
Diese reichen von 100 % manueller Verarbeitung, über Klassifikation einzelner Dokumenttypen bis hin zur vollständigen Automatisierung des Posteingangs, welche durch die Integration von Intelligent Document Processing (IDP) in die bestehenden Systemlandschaften von Unternehmen ermöglicht wird (siehe Grafik der Evolution des Posteingangs).
Übersicht der Gestaltungsmöglichkeiten im Posteingang
- A) 100 % manuelle Verarbeitung des Posteingangs
- B) Digitalisierung der Dokumente und Volltextsuche, danach manuelle Weiterverarbeitung
- C) Klassifikation anhand wenigen relevanten Dokumenttypen mit Volltextsuche, danach manuelle Weiterverarbeitung
- D) Klassifikation anhand wenigen relevanten Dokumenttypen, Teilextraktion von Daten
- E) Klassifikation anhand wenigen relevanten Dokumenttypen und Vollautomatisierung eines Prozesses wie z.B. Kreditorenprozess
- F) Vollständige Automatisierung des Posteingangs, Klassifikation hunderter Dokumenttypen & umfassende Datenextraktion für die nachgelagerte Prozessautomatisierung
A) 100 % manuelle Verarbeitung des Posteingangs
Keine Automatisierung und 100 % manuelle Verarbeitung des gesamten Posteingangs ist nach wie vor die Handhabung in einigen Unternehmen: Die Post geht ein, ein Mitarbeiter kontrolliert, ob die Dokumente geöffnet werden dürfen, läuft durch das Unternehmen und verteilt die physische Post per Hand in den jeweiligen Abteilungen und bei den jeweiligen Mitarbeitenden.
B) Digitalisierung, Volltextsuche & manuelle Weiterverarbeitung
Auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung des Posteingangs eines Unternehmens steht zuerst die Digitalisierung des Postkorbs an. Bei der Digitalisierung werden die eingehenden physischen Dokumente gescannt, es wird eine Volltextsuche darüber vorgenommen und die Dokumente werden dann manuell weiterverarbeitet.
Das bedeutet, dass grob automatisch identifiziert wird, in welche Abteilung und zu welchem Mitarbeiter das Dokument gehen muss. Das Dokument wird dann manuell in den entsprechenden digitalen Postkorb geschoben. Der zuständige Mitarbeiter wird per E-Mail informiert, dass ein neues Dokument für ihn eingegangen ist. Der Mitarbeiter muss sich nun manuell darum kümmern, wie das Dokument weiterverarbeitet wird.
C) Klassifikation weniger Dokumenttypen, Volltextsuche & manuelle Weiterverarbeitung
In einem nächsten Schritt auf dem Weg zur vollständigen Posteingang Automation steht die Klassifikation weniger relevanten Dokumenttypen an: Ist es eine Rechnung? Ist es ein Brief? Ist es ein Lieferschein? Mit der Klassifikation und dem Wissen, in welche Abteilung ein Dokument geschoben werden muss, kann ein Unternehmen je nachdem bereits 50-60 % der Eingangspost automatisieren und es können weitere Prozesse ausgelöst werden.
Als Beispiel: Ein Unternehmen sendet täglich Formulare an Kunden und diese senden diese ausgefüllt an das Unternehmen zurück. Schon nur durch die Klassifikation und noch ohne, dass aus dem Dokument exakte Daten extrahiert werden, ist klar, dass das Formular X automatisch in die Abteilung Z weitergeleitet werden kann.
D) Klassifikation weniger Dokumenttypen & Teilextraktion von Daten
Unternehmen klassifizieren Dokumenttypen und beginnen nun, relevante Daten wie die des Empfängers, aus den Dokumenten zu extrahieren. Diese können automatisch gegen die Mitarbeiterstammdaten abgeglichen werden. So ist klar, zu welchem Mitarbeiter das Dokument gesendet werden muss und das System kann basierend darauf weitere Verarbeitungsvorschläge machen.
E) Klassifikation weniger Dokumenttypen & Vollautomatisierung des Kreditorenprozess
Rechnungen machen gut 50 % des gesamten Posteingangs von Unternehmen aus, womit diese nach wie vor oberste Priorität für die Posteingangsverarbeitung von Unternehmen haben. Mit Intelligent Document Processing können Daten wie Sender, Empfänger und Referenznummern, aber auch exakte Positionsdaten, automatisch aus den verschiedenen Rechnungen extrahiert werden (komplett ohne Vorlagen), danach erfolgt das Routing. So kann der Kreditorenprozess in einem Unternehmen automatisiert werden.
F) Vollständige Automatisierung des Posteingangs mit Intelligent Document Processing
Mit der Integration von Intelligent Document Processing (IDP) in bereits bestehende Systemlandschaften ist für Unternehmen die vollständige Automatisierung des Posteingangs möglich. Dabei werden hunderte Dokumenttypen automatisch klassifiziert und sämtliche relevanten Daten aus diesen heraus automatisch extrahiert. Diese Daten werden strukturiert in ERP-Systeme oder Workflows weitergegeben und ermöglichen so die Automatisierung von nachgelagerten Prozessen.
Ermöglicht durch IDP schaffen Unternehmen mit dem digitalen Posteingang ein virtuelles Drehkreuz für die Geschäftspost, die in dem Moment und unabhängig davon, über welche Eingangskanäle sie eintrifft (beispielsweise als physische Post und PDF’s per E-Mails, aber auch als Screenshots von Dokumenten, die über eine App hochgeladen werden), automatisch verarbeitet wird. Das bedeutet, dass mit Intelligent Document Processing der komplette Posteingang automatisch über die gleiche Engine verarbeitet werden kann. Die leistungsstarke IDP-Lösung von Parashift ist gebaut für die vollständige Mailroom Automationdes digitalen und zukunftsorientierten Unternehmens.
