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Posteingang Automation im Jahr 2023: Die beste Lösung ist Intelligent Document Processing (IDP)

Der Posteingang ist Dreh- und Angelpunkt für alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen eingehen. Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihre hochvolumigen Dokumente bereits automatisiert verarbeiten. Da allerdings auch viele andere relevante Dokumente im Posteingang eingehen, bringt Ihnen das nur bedingt Vorteile und ein entscheidender Faktor fehlt: Die Umwandlung sämtlicher Dokumente in strukturierte Daten direkt bei deren Eingang.

Das Gute ist, dass innovative Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Mailrooms mittlerweile vorhanden sind. Mit der Integration einer Intelligent Document Processing-Lösung verarbeiten Sie Dokumententypen automatisch, die zwar ein vergleichsweise kleines Volumen aufweisen, die Daten in strukturierter Form jedoch genauso wichtig für Ihre Geschäftsprozesse und -entscheidungen sind.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Punkte ein:

  • Was die Probleme mit dem manuellen Posteingang sind,
  • welche Limitierungen eine branchenspezifische Automatisierung haben,
  • was Intelligent Document Processing ist und kann,
  • warum IDP die beste Lösung für Ihre Mailroom Automation ist und
  • wie führende Immobilienfirmen Ihren Posteingang mit Parashift automatisieren.

1. Die Probleme mit dem manuellen Posteingang

Mailroom automation

Die komplett manuelle Verarbeitung des Posteingangs ist zwar kaum noch verbreitet, trotzdem aber noch vorhanden. Falls Ihre Mitarbeitende die eingehende physische und digitale Post kontrollieren und die Daten daraus in ein ERP- oder DMS-System eintippen müssen, verschafft Ihnen dies einige Probleme:

1. Grosser Zeitaufwand und hohe Kosten: Die manuelle Verarbeitung Ihres Firmen-Posteingangs ist mit einem grossen Zeitaufwand verbunden. Je nach Grösse Ihres Unternehmens sind mehrere Mitarbeitende damit beschäftigt, die Firmenpost zu verarbeiten. Die manuelle Dokumentenklassifizierung, Bearbeitung und Verteilung der Dokumente resultiert rasch in hohen Kosten.

2. Mühsame Arbeit und hohe Fehleranfälligkeit: Die manuelle Dateneingabe demotiviert Ihre Mitarbeitenden. Des Weiteren steigt bei der manuellen Bearbeitung auch immer die Fehleranfälligkeit an. Verlegte oder verlorene Eingangspost gehören hier ebenfalls zu den realen Komplikationen dazu.

3. Langsame Prozesse und keine Agilität: Die manuelle Bearbeitung der Eingangspost führt zu langsamen nachgelagerten Prozessen. Agile Prozesse und eine betriebliche Effizienz sind nicht möglich. Dies kann wiederum in verpassten Opportunitäten oder in einer Verringerung der Kundenzufriedenheit durch verzögertes Feedback resultieren.

4. Mangelnde Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Der Schutz der Daten ist ein zentraler Faktor für Ihr Unternehmen. Durch manuelle Interaktionen im Posteingang ist allerdings eine mangelnde Transparenz vorhanden und die Rückverfolgbarkeit nur schwer möglich. Das erschwert die Einhaltung der hohen Compliance-Vorschriften enorm.

2. Limitierungen durch die branchenspezifische Automatisierung des Posteingangs

Allenfalls haben Sie für gewisse Dokumente in der Poststelle bereits Automatisierungslösungen integriert. Das verschafft Ihnen bereits einige Vorteile, was Kosten und Effizienz angeht. Allerdings sind solche OCR-Lösungen entweder nur auf hochvolumige Dokumententypen (wie Rechnungen) ausgerichtet oder sind spezialisierte Nischenanbieter (beispielsweise ausschliesslich für die Buchhaltung). Die langen Projektlaufzeiten dieser Lösungen macht es für Sie wirtschaftlich unmöglich, die gesamte Poststelle zu automatisieren.

Zudem sind Legacy-OCR-Lösungen unflexibel und nicht dafür ausgelegt, Hunderte von Dokumenttypen kostengerecht einzurichten:

  • Viele verschiedene Dokumenttypen mit geringem bis mittlerem Volumen sind für eine automatisierte Verarbeitung zu teuer
  • Sie sind abhängig von Vorlagen und verschiedene Layouts generieren einen enormen Konfigurationsaufwand
  • Jeder neue Dokumenttyp erfordert umfangreiche und teure Einrichtungs- und Trainingszeiten, die Geschäftsprozesse blockieren

Auch wenn Sie also bereits Teile Ihres Posteingangs automatisiert haben: Durch die Vielfalt der Dokumententypen eröffnen sich immer noch grosse Optimierungsmöglichkeiten. Für die durchgehende Digitalisierung müssen Sie sämtliche der Dokumente direkt beim Eingang in strukturierte Daten umwandeln können. Hier ist es, wo Intelligent Document Processing den Unterschied ausmacht und die Automatisierung Ihres Posteingangs garantiert.

3. Intelligent Document Processing (IDP)

ai

Was Sie für Ihre Mailroom Automation haben wollen, ist Intelligent Document Processing (IDP). Dieses innovative System verbindet leistungsstarke Technologien und ermöglicht eine nie gesehene Flexibilität und Robustheit in der Dokumentenextraktion und -verarbeitung.

Die Merkmale von IDP:

  • Basiert auf KI-Technologien (Künstliche Intelligenz) wie Machine Learning, Natural Language Processing, Deep Learning, Computer Vision und nutzt zudem Optical Character Recognition.
  • Benötigt keine Vorlagen und funktioniert unabhängig vom Layout der Dokumente.
  • Kann nicht nur semi-strukturierte und strukturierte Daten, sondern auch unstrukturierte Daten automatisch aus Dokumenten erfassen und extrahieren.
  • Cloud-basierte Lösungen sind kompatibel mit bestehenden Software-Landschaften und ohne, dass Sie dafür Ihre bewährten Geschäftsanwendungen ersetzen müssen.
  • Moderne Lösungen sind nach dem No-Code Prinzip aufgebaut, damit auch Mitarbeitende ausserhalb von IT-Abteilungen mit damit arbeiten können.
  • Das System ist in der Lage, auf Grundlage der Daten zu lernen und sich stetig zu verbessern.

Die Automatisierung des Mailrooms mit Parashift IDP: Reduzieren Sie Ihre Prozesskosten und Durchlaufzeiten um bis zu 90% – und das schon im ersten Betriebsjahr!

4. Warum Intelligent Document Processing die beste Lösung für die Automatisierung Ihres Firmen-Posteingangs ist

solution

Die Funktionalitäten von IDP eignen sich hervorragend für die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Mailrooms. Allerdings weisen selbst moderne IDP-Lösungen signifikante Unterschiede in ihren Fähigkeiten auf. Parashift fokussiert sich ausschliesslich auf folgende vier Komponenten:

Dokumententrennung, Klassifizierung, Extraktion und Validierung.

Damit erhalten Sie eine State of The Art Intelligent Document Processing-Lösung für Ihren Posteingang. Sie fragen sich, wie so viele verschiedene Dokumententypen über eine einzige Plattform verarbeitet werden können?

Der Parashift IDP-Plattform liegt die proprietäre Document Swarm Learning-Technologie zugrunde. Document Swarm Learning ermöglicht es Ihnen, Hunderte von Dokumententypen zu klassifizieren und Dokumentendaten zu extrahieren. Die Parashift-Plattform wirkt wie ein Upgrade für Ihre bestehende Mailroom-Anwendungslandschaft, ohne dass Sie bestehende Investitionen abschreiben müssen. Die Machine Learning Algorithmen, die Document Swarm Learning antreiben, lernen mit jedem Dokument, von jedem Kunden und aus jeder Branche. Das stellt eine einzigartige Funktion in der IDP-Branche dar. Dazu werden die Dokumenttypen in einzelne Felder zerlegt, wodurch ein globales Datennetzwerk für beispiellose Out-of-the-Box-Funktionen entsteht. Die geteilten Learnings über alle Dokumenttypen, Kunden und Branchen hinweg sorgen für maximale Effizienz.

Mit der KI-basierten Plattform von Parashift befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von mühsamen Arbeiten, senken Kosten kontinuierlich und reduzieren Durchlaufzeiten. Ausserdem realisieren Sie:

  1. Sie verarbeiten hunderte verschiedene Dokumententypen automatisch und mit einer einzigen Lösung.
  2. Sie extrahieren alle relevanten Daten aus Dokumenten, darunter auch Positionsdaten.
  3. Ihre Mitarbeitenden konfigurieren individuelle Dokumenttypen praktisch ohne Mehraufwand (und dank der No-Code Plattform und Out-of-the-Box-Funktionen ohne IT-Fachleute).
  4. Die Integration in bereits bestehende Softwarelandschaften ist kein Problem. Das Ganze ohne, dass Sie Ihre bewährten Geschäftsanwendungen ersetzen müssen.
  5. Ein globales Datennetzwerk (Document Swarm Learning) für die KI gewährleistet kontinuierliches Lernen über alle Dokumente hinweg und eine stetige Leistungsverbesserung.

Der einzigartige Lösungsansatz von Parashift ist für uns als langjähriger sowie innovativer Lösungsintegrator im Bereich der Digitalisierung von dokumentenbezogenen Prozessen hochinteressant. Die Technologie ergänzt unser bestehendes Lösungsportfolio ideal. – Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing, Arcplace

5. Führende Immobilienfirmen automatisieren ihren Mailroom mit Parashift IDP

Als Immobilienunternehmen wird Ihr Posteingang konstant von unzähligen verschiedenen Dokumenten geflutet: Rechnungen, Verträge, Formulare, Schadensberichte, Protokolle, Beschwerden, Anfragen, Informationen, Genehmigungen und allerhand sonstige Korrespondenz, um nur ein paar zu nennen.

Mit Parashift integrieren Sie als Immobilienfirma ein virtuelles Drehkreuz für die Geschäftspost direkt in Ihre Systemlandschaft. Die oben genannten Dokumenttypen und viele weitere werden automatisch klassifiziert und sämtliche relevanten Daten, auch die Positionsdaten, extrahiert. Die Daten werden anschliessend in strukturierter Form an Ihr ERP-System oder in Workflows ausgespielt.

6. Fazit

Die KI-basierte intelligent Dokumentenverarbeitung von Parashift ist die beste Lösung für Ihren Firmen-Posteingang, weil:

  • Sie endlich auch komplexe und kleinvolumige Dokumenttypen automatisieren können,
  • Sie sich eine globale Cloud-Lösung mit einem globalen KI-Datennetzwerk zunutze machen,
  • Sie von einer fantastischen Benutzeroberfläche mit einem No-Code-Ansatz profitieren und
  • Sie Durchlaufzeiten reduzieren, Kosten senken und Agilität in Ihr Unternehmen zurückbringen können.

Testen Sie die beste Lösung für Ihre Posteingang Automatisierung noch heute!

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