Ein Unternehmen bestellt bei seinem Lieferanten zehn Packungen Cafébohnen mit Lieferdatum X, Preistotal Z und loggt das im ERP-System ein. Kurz darauf flattert die Auftragsbestätigung (AB) rein. Nun wird die AB mit der Bestellung im ERP geprüft und abgeglichen – oh Schreck – in der AB steht „zehn Packungen Café gemahlen, Lieferdatum Y, Preistotal V“, was für Probleme sorgt, nicht nur, weil der Café frisch gemahlen einfach besser schmeckt, sondern logischerweise auch, weil die Daten der AB nicht mit denen der Bestellung übereinstimmen. Zugegeben, dieses Beispiel ist banal. Der Unterschied ist jedoch auch mit x-fach komplexeren Auftragsbestätigungen nicht viel anders, solange solche Abweichungen der Daten zwischen der AB und der Bestellung im ERP-System mühsam manuell abgeglichen werden müssen. Was das Unternehmen braucht, ist die automatisierte Prüfung und Abgleichen der Auftragsbestätigungen mit den Bestellungen.

Entsprechen die aufgeführten Leistungen tatsächlich dem, was zuvor bestellt wurde? Bei diesem Anliegen schafft die Auftragsbestätigung Klarheit

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Monotone Tätigkeiten loswerden

Eines gleich vorneweg: Es geht nicht darum, den Menschen komplett zu ersetzen, sondern ihn primär von monotonen Arbeiten, wie eben dem manuellen Abgleichen der Auftragsbestätigung mit der Bestellung im ERP zu befreien und ihn nur noch bei Fehlern interagieren zu lassen. Damit dieses menschliche Eingreifen möglichst minim bleibt und sich auf wirkliche Unstimmigkeiten beschränkt, ist eine exakte Extraktion aller relevanter Daten aus den Auftragsbestätigungen der erste Schritt.

Je präziser die extrahierten Daten, desto höher die Wahrscheinlichkeit der Dunkelverarbeitung

Die intelligente, KI-basierte OCR als essenzieller Schritt

Das Unternehmen sendet die Auftragsbestätigungen per Mail an Parashift, sie gehen als PDF ein. Nun extrahiert die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) alle relevanten Positionsdaten, darunter die Bestellnummer, Lieferanten, Lieferdatum, Totalpreis, interne und externe Artikelnummern und weitere allfällige Besonderheiten, aus diesem PDF heraus automatisch. Die durch die intelligente, KI-basierte OCR extrahierten Daten werden qualitativ aufgebessert, klassifiziert und als strukturierte Daten zurück zum Unternehmen gesendet.

Parashift kümmert sich um die sachlich korrekten Positionsdaten, das Unternehmen um die fachlich korrekten Daten

Falls Positionsdaten dennoch nicht automatisch erkannt werden können, kommt der Human in the Loop zum Zuge und stellt sicher, dass die sachlichen Positionsdaten aus dem PDF korrekt sind und erst dann an das Unternehmen zurückgesendet werden. Das Unternehmen profitiert damit von einer höheren Dunkelverarbeitung und kann gleichzeitig so nun sicher gehen, dass es sich bei etwaigen Abweichungen der Auftragsbestätigungen zu den Bestellungen im ERP um fachliche Unstimmigkeiten und nicht um sachliche handelt.

Was auch immer die Besonderheiten sein mögen – mit Parashift ist die Extraktion dieser Daten machbar

AB kann aufgrund Abweichungen nicht zugewiesen werden

Um zurück zum Beispiel mit den Cafébohnen zu kommen, würde die AB aufgrund der Abweichungen nicht zugewiesen werden können, würde die automatisierte Prüfung die folgenden Fehler ausweisen:

  • Café gemahlen statt Bohnen -> hier stimmt der Artikel nicht überein
  • Lieferdatum Y statt X -> hier weichen die Lieferdaten voneinander ab
  • Preistotal V statt Z -> hier stimmen die vereinbarten Preise nicht überein

Im täglichen Geschäft werden diese Fehler zwischen AB und Bestellung dann praktischerweise klar ersichtlich hervorgehoben, so dass der Mitarbeiter diese sogleich erkannt und beispielsweise nur noch zwischen folgenden Verfahren entscheiden muss:

  • AB und Bestellung im ERP erneut prüfen
  • Manuell verarbeiten
  • Abbrechen
  • Verarbeitung abschliessen

Fast immer ist der Fall, dass Unternehmen in ihrem ERP-System Artikel, in unserem Beispiel die Cafébohnen, unter ihrer internen Artikelnummer führen, der Lieferant den gleichen Artikel aber logischerweise unter einer komplett anderen Nummer (aus Sicht des Unternehmens mit einer externen Nummer). Damit das Abgleichen zwischen AB und Bestellung sauber funktioniert, ist es wichtig, sowohl die interne als auch die externe Artikelnummer auf der Auftragsbestätigung auszuweisen, um diese dann extrahieren zu können.

Interne und externe Artikelnummern werden extrahiert, damit das Abgleichen sauber funktioniert

Klare Mehrwerte mit der automatisierten Prüfung der AB

Die Vorteile und Mehrwerte, die für Unternehmen mit der automatisierten Prüfung der Auftragsbestätigung realisiert werden können, sind also klar:

  • Manuelle Eingriffe nur noch bei Abweichungen der fachlichen Daten oder komplettem Fehlen von Bestellnummern nötig
  • Abweichungen sind direkt ersichtlich
  • Korrekturen können schnell vorgenommen oder die nötigen Schritte eingeleitet werden
  • Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit dem monotonen Abgleichen von Auftragsbestätigungen und Bestellungen abgeben
  • Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für wertschöpfende und wesentliche Aufgaben

Was bei der Auftragsbestätigung funktioniert, kann natürlich beispielsweise auch für die automatische Prüfung und dem Abgleichen von Lieferschein gegen Bestellung, Rechnung gegen Bestellung und so weiter und so fort eingesetzt werden