Dokumente sind, egal ob sie in Papierform oder digital daherkommen, übertrieben gesagt fast Währung, auf jeden Fall aber Grundlage für praktisch jeden Arbeitsablauf und treiben sämtliche Geschäftsbereiche in einem Unternehmen voran. Sehr schnell stapelt sich da einiges an verschiedener Dokumente aus allen möglichen Kanälen und von unterschiedlichsten Kunden und Lieferanten, was einen reibungslosen Workflow bereits hier zur Herausforderung werden lässt. Wobei das keineswegs der Fall sein muss. Mit der automatisierten Dokumenten- und Seitentrennung für die Stapelverarbeitung bringt die Parashift Plattform genau diesen Workflow zurück. Damit die grosse Dokumentenmenge nicht vorgängig separiert werden muss, kann der gesamte Stapel hochgeladen werden. Weil die Dokumente als Stapel in einer einzigen Datei in die Parashift Plattform hochgeladen werden, ist eine Seitentrennung nötig. Wie die Parashift Plattform die Dokumente automatisiert trennt und welche Möglichkeiten dabei unterstützt werden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein Stapel verschiedener Dokumente und Seiten in einer einzigen Datei hochladen und dann automatisiert trennen lassen – dank automatisierter Dokumententrennung für die Stapelverarbeitung auf der Parashift Plattform ohne Probleme machbar

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Automatisierte Dokumententrennung wichtig für schnelle Verarbeitung

Die Dokumententrennung ist als einer der ersten Prozesse, direkt nach Eingang und noch vor der Klassifizierung und Document Swarm Learning, ein essenzieller in der gesamten automatisierten Dokumentenverarbeitung. Die effiziente Trennung der Seiten ist wichtig, damit der Workflow ein möglichst reibungsloser bleibt. Die Dokumente werden als Stapel in die Parashift Plattform hochgeladen und bekommen eine qualitative Verbesserung inklusive Rotationskontrolle, werden gerade gerückt und bei Bedarf zugeschnitten. Der darauf folgende Schritt ist nun bereits die Dokumenten- und Seitentrennung, wobei verschiedene Methoden zur Auswahl möglich sind.

Die automatisierte Dokumententrennung ist ein wichtiger Teil für den gesamten Workflow der automatisierten Dokumentenverarbeitung

Verschiedene Möglichkeiten der automatisierten Seitentrennung

Die Parashift Plattform bietet verschiedene Möglichkeiten an, wie die Dokumente und Seiten automatisiert getrennt werden können. Diese Möglichkeiten sind nachfolgend beschrieben:

  • Dokumententrennung mit Barcode: Die wahrscheinlich für viele Unternehmen gängigste Methode für die Stapelverarbeitung ist die mittels Barcode. Jeweils auf der ersten Seite des Dokuments wird vorgängig ein Barcode angebracht. Beim Hochladen in die Parashift Plattform erkennt diese die Barcodes und trennt die Dokumente automatisiert voneinander. Alle gängigen Barcodes wie QR-Code, Data Matrix, Code 128, Code 39 und weitere werden unterstützt. Alternativ kann ein Unternehmen auch einen eigenen Barcode zur Trennung konfigurieren, beispielsweise um genau zu definieren, wann eine Dokumententrennung erfolgen soll und wann nicht
  • Dokumententrennung mit Trennblatt: Die zweite Möglichkeit, die Dokumente zu trennen, ist mit einem Trennblatt. Der „Parashift Separation Ninja“ wird zwischen die Dokumente gelegt, die Parashift Plattform erkennt diesen beim Hochladen und trennt die Dokumente automatisch voneinander. Das Trennblatt wird dann ganz komfortabel automatisch wieder aus dem getrennten Stapel gelöscht, womit der Workflow nicht tangiert wird. Alternativ zum „Parashift Separation Ninja“ kann ein Unternehmen natürlich auch ihr eigenes Trennblatt erstellen
  • Dokumententrennung mit fixer Seite: Die dritte Möglichkeit zur Dokumententrennung des Stapels ist ganz einfach mittels einer fixen Seitenzahl. Die Dokumente werden so nach der zuvor definierten Seitenzahl getrennt. Diese Methode ist vor allem dann besonders nützlich und hilfreich, wenn laufend einseitige Dokumente im Stapel gescannt werden und dann nach dem Scannen wieder in Einzeldokumente aufgetrennt werden sollen

Unterschiedliche Unternehmen und unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Stapelverarbeitung – alles kein Problem auf der Parashift Plattform!

Benutzerfreundliche Validierungsoberfläche für sämtliche Kontrollen

Die Stärke der Parashift Plattform ist die automatisierte Dokumenten- und Seitentrennung mit den zuvor beschriebenen Methoden. Bei Bedarf haben Benutzer jedoch immer die volle Kontrolle über die Automatisierung der Seitentrennung, einen effektiven Überblick über den Status der Dokumente und können natürlich auch manuell und direkt Änderungen vornehmen. Einzelne Seiten können validiert, angepasst, gedreht oder ganz gelöscht werden. Die benutzerfreundliche Validierungsoberfläche auf der Parashift Plattform gibt komfortable Einblicke in sämtliche Stapel und Dokumente, stets sauber geordnet und getrennt.

Dokumente sind theoretisch des Unternehmens Währung, praktisch Substanz sämtlicher Geschäftsprozesse, die schnelle und korrekte Dokumententrennung der Schlüssel für weitere nahtlose Prozesse