Warum Sie eine cloudbasierte Intelligent Document Processing-Lösung einer On-Premise-Alternative vorziehen sollten

“Werden unsere vertraulichen und sensiblen Daten wirklich sicher verarbeitet, wenn wir uns für eine cloudbasierte Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung entscheiden?” Das könnte eine der Fragen sein, die Sie sich bei der Evaluierung einer modernen Extraktionslösung stellen. Während diese Sorge auf den ersten Blick nachvollziehbar ist, ist sie mit den heutigen Anbietern weitgehend unbegründet.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Themen ein:

• Der Vergleich von On-Premise IDP gegenüber Cloud IDP,
• was häufige Sorgen von Unternehmen hinsichtlich cloudbasierten Lösungen sind,
• wo die Limitierungen von On-Premise IDP liegen,
• welches die grössten Vorteile von Cloud IDP sind und
• wie Sie den richtigen Cloud IDP-Anbieter auswählen.

1. Überblick On-Premise IDP vs. Cloud IDP

On-Premise IDP: Bei On-Premise (eine firmeninterne, stationäre Lösung, auch On-Prem genannt) wird die Intelligent Document Processing-Software physisch in der Architektur und Infrastruktur in Ihrem Unternehmen installiert, betrieben und gewartet.

Cloud IDP: Bei Cloud-Lösungen wird die Software nicht von Ihnen, sondern vom IDP-Anbieter betrieben und gewartet. Sie mieten die Software, meist auf jährlicher Basis. Diese Dienstleistung wird Software-as-a-Service (SaaS) genannt.

Bevor wir darauf eingehen, was die Bedenken von vielen Unternehmen im Kontext der Cloud sind, stellen wir beide Alternativen gegeneinander:

On-Premise Intelligent Document Processing:

• Sie sind in Kontrolle der Sicherheitsmassnahmen
• Sie hosten die IDP-Lösung auf Ihren Servern
• Ihre Daten bleiben jederzeit in-house
• Sie sind in Kontrolle der Daten

Cloudbasierte Intelligent Document Processing:

• Der IDP-Anbieter übernimmt die Kontrolle der Sicherheitsmassnahmen
• Der IDP-Anbieter hostet die IDP-Lösung
• Ihre Daten werden auf externe Server transferiert
• Der IDP-Anbieter verarbeitet Ihre Daten auf seinen Servern

2. Häufige Bedenken hinsichtlich cloudbasierter Intelligent Document Processing

Noch vor wenigen Jahren hat sich die Frage ob Cloud oder On-Premise für Unternehmen gar nicht gestellt. Zu hoch waren die Kosten für Cloud-Speicher und die Wahl für On-Premise somit eindeutig. Doch mit dem Aufkommen neuer Technologien sind die Kosten für Cloud Computing in den letzten Jahren stark gesunken. So gewann SaaS immer mehr an Bedeutung.

Einige Unternehmen zögern jedoch immer noch, cloudbasierte Systeme zu implementieren, weil sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit haben. Diese Sorgen sind unbegründet. Die in der Cloud gespeicherten Daten sind dank fortschrittlichem Cloud Computing heute sicherer denn je.

Ausserdem gehören für seriöse Anbieter von Intelligent Document Processing in der Cloud Datenschutz, Datensicherheit und Compliance zu den höchsten Prioritäten. Die sichere Verwaltung sensibler Daten ist das A und O.

So auch für Parashift: Parashifts moderne Cloud-Infrastruktur ist vollständig EU-DSGVO-konform, Kunden weltweit nutzen Parashift für ihre sensibelsten Daten und Dokumente. EU-DSGVO und Datensicherheit sind deshalb zwei der wichtigsten Eigenschaften von Parashift.

Die Plattform läuft in ISO27001, ISO27017, ISO27110, ISO27018, SOC 1/2/3, PCI DSS, CSA STAR und HIPAA-konformen Rechenzentren. Das macht Parashift zu einem sicheren Anbieter für Intelligent Document Processing in der Cloud. Zusätzliche Informationen betreffend Sicherheit und Compliance finden Sie hier.

3. 4 Limitierungen von On-Premise IDP

Die Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit der Cloud haben wir aus dem Weg geräumt. Schauen wir uns nun die Limitierungen von Intelligent Document Processing an, wenn Sie diese in-house und auf Ihren eigenen Server betreiben wollen:

1. Hohe Initialkosten, langsame Implementierung: Für eine On-Premise-IDP schiessen allein die Kosten für Lizenzierung, Setup und Konfiguration sehr schnell in die Höhe. Hinzu kommt eine je nach Projektumfang wochen- oder gar monatelange Implementierung der IDP-Lösung, was kaum in Ihrem Sinne sein dürfte.
   
2. Hohe Unterhaltskosten: Mit den hohen Initialkosten ist die Sache für Sie allerdings nicht gegessen. Ähnlich geht es auch mit der Unterhaltskosten der On-Prem IDP weiter. Für Softwareverbesserungen und Konfigurationen sind Sie fortan auf die (teure) Unterstützung des IDP-Anbieters angewiesen. Eine On-Prem-Lösung erfordert konstant technischen Support und Updates, was die Kosten weiter in die Höhe treibt.
   
3. Potenzielle Sicherheitsschwachstellen: On-Premise-Lösungen weisen immer potenzielle Schwachstellen auf, die Sie laufend überwachen und schützen müssen. Für das Einhalten der zahlreichen Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen benötigen Sie enorme IT-Ressourcen.
   
4. Schlecht skalierbar: Wollen Sie Ihre On-Premise IDP skalieren, müssen Sie im Voraus planen, weil Sie dazu oft die Hardware aktualisieren müssen. Das ist immer mit grossem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Die Flexibilität für die Skalierbarkeit bei einer Zunahme des Dokumentenvolumen fehlt komplett.

Haben Sie genug von hohen Lizenzierungs- und Bereitstellungskosten? Zeit für eine einfach zu bedienende und sichere SaaS-Lösung. Zeit für die Parashift Intelligent Document Processing-Plattform aus der Cloud.

4. 5 Vorteile einer cloudbasierten Intelligent Document Processing-Lösung

Die Limitierungen einer On-Prem IDP sind für die allermeisten Unternehmen offensichtlich. Hinzu kommt, dass eine Cloud IDP mit KI einige klare Vorteile für Ihr Unternehmen bereithält. Das sind 5 Vorteile:

1. Keine hohen Initialkosten und schnelle Integration: Mit Cloud IDP sind keine teuren Projekte nötig, um mit fortschrittlicher Dokumentenextraktion zu starten. Ausserdem kann die Lösung einfach in Ihre bereits bestehenden Systemlandschaften integriert werden. Die Kompatibilität mit anderer Software ist entscheidend.
   
2. Transparente Kosten: Bei einer SaaS-Lösung wissen Sie von Beginn weg, was die Kosten sind, mit denen Sie rechnen müssen. Laufende Wartungskosten entfallen komplett, seitdem diese bereits im fällig jährlichen Pricing inbegriffen sind.
   
3. Erhöhte Sicherheit: Cloudbasierte IDP-Lösungen verwenden modernste Sicherheitsmassnahmen, um sensible Daten zu schützen. Die strengen Auflagen an Datenschutz und Compliance gepaart mit der modernen Cloud-Infrastruktur garantieren höchste Sicherheit für Ihr Unternehmen. Ihre Daten werden auf sicheren, externen Servern gespeichert, was das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gewährleistet.
   
4. IT entlasten: Mit einer SaaS-Lösung wird Ihre IT entlastet. Gleichzeitig fällt damit die Problematik weg, sämtliches Know-how und IT-Ressourcen intern abdecken zu müssen. Das verschafft Ihnen nicht nur funktionsorientierte Vorteile, sondern auch die Möglichkeit von Kosteneinsparungen.
   
5. Einfach skalierbar: Für Sie als wachstumsorientiertes Unternehmen ist einer der zentralen Anforderungen an eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung die Möglichkeit, Geschäftsprozesse jederzeit skalieren zu können. Die agile Cloud-Infrastruktur lässt genau diesen Raum für Skalierung offen. Zudem werden Softwareupdates ohne Probleme realisiert, was Ihrem Unternehmen höchste Flexibilität garantiert.

Quadrant Knowledge Solutions positioniert Parashift unter anderem aufgrund seiner Innovationsfähigkeit als „Markführer“ in der SPARK Matrix™ für Intelligent Document Processing 2022

5. 4 Merkmale auf die Sie beim Cloud IDP-Anbieter achten sollten

Was Sie also für Ihr Unternehmen und Ihre intelligente Dokumentenverarbeitungslösung aus der Cloud wollen ist: Mit einem seriösen Anbieter zusammenarbeiten, der Erfahrung mit der Bereitstellung einer sicheren, fortschrittlichen IDP-Lösung mit bringt und Ihre KI-Automatisierungsanforderungen erfüllt. Als seriöser Anbieter für Intelligent Document Processing aus der Cloud deckt Parashift diese Punkte selbstverständlich ab. Das sind 4 weitere Merkmale, die Ihnen die Wahl zusätzlich vereinfachen sollte:

1. Modernste KI-Technologien und Cloud-first: Parashift nutzt modernste KI-Technologien um eine erstklassige Extraktionsleistung zu gewährleisten. Durch den Cloud—first Ansatz stellt Ihnen Parashift einen global skalierbaren Service mit einem Höchstmass an Sicherheit und kontinuierlichen Softwareverbesserungen bereit.
   
2. Fokus auf vier Kernbereiche: Parashift fokussiert sich ausschliesslich auf Dokumententrennung, Klassifizierung, Extraktion und Validierung. Damit erhalten Sie ein State of the Art Cloud Intelligent Document Processing-System.
   
3. Globales Lernen: Mit dem proprietären Document Swarm Learning erreicht Parashift ein globales, plattformweites Lernen. Der innovative Ansatz ermöglicht die Kosten- und Aufwandsverteilung mit allen Benutzern. Dabei werden die technologischen Fortschritte fortlaufend durch alle in der Cloud verarbeiteten Dokumente erzielt und unmittelbar im Netzwerk geteilt (nur die Learnings).
   
4. No-Code Plattform: Neben den hunderten vortrainierten und direkt einsatzbereiten Standard Dokumenttypen können Sie individuelle einfach selbst erstellen. Dank der No-Code Plattform müssen Sie dafür keine IT-Fachleute aufwenden, sondern können per Drag & Drop neue Dokumenttypen zusammenklicken.

Die Parashift Plattform ist cloud-first, KI-first und vollständig DSGVO-konform, was sie für jedes Unternehmen sicher macht und die Agilität bei der Dokumentenverarbeitung unterstützt. – Analyst Quadrant Knowledge Solutions, SPARK Matrix™ 2022 Intelligent Document Processing