Was ist Business Process Outsourcing?

Business Process Outsourcing (BPO) hat seinen Ursprung in der Fertigungsindustrie, wo Erfrischungsgetränkehersteller einige Stufen der Lieferkette an andere Unternehmen ausgelagert haben. Obwohl diese Stufen nicht das Kerngeschäft bildeten, da sie nicht direkt das Endprodukt beeinflussten, spielte BPO dennoch eine wichtige Rolle bei anderen Vorgängen, die dazu beitrugen, die Gewinne dieser Unternehmen im Laufe der Jahre zu maximieren.

Heutzutage nehmen viele Sektoren und Unternehmen die Praxis des BPO auf, wobei es zwei Hauptkategorien von BPO gibt: Back-Office-BPO und Front-Office-BPO.

Back-Office-BPO bezieht sich auf eine Vereinbarung, bei der ein Unternehmen Aufgaben wie IT-Lösungen, Buchhaltung, Datenverarbeitung, Lohnverarbeitung, Fakturierung und Qualitätssicherung an andere Unternehmen auslagert. Auf der anderen Seite bezieht sich Front-Office-BPO auf für Kunden sichtbarere Dienstleistungen wie beispielsweise Social-Media-Marketing, Call-Center-Betrieb, technische Unterstützung oder etwa den Verkauf.

Im Laufe der Jahre haben viele Organisationen damit begonnen, solche Geschäftsprozesse auszulagern, anstatt sie intern abzuwickeln. Finanzdienstleistungen, Handel, Marketing und Vertrieb, Informationstechnologie, Unterhaltung, Beratungsdienste und Gastgewerbe, um nur einige zu nennen. In all diesen Industriezweigen werden bestimmte Prozesse vollzogen, die nicht das Kerngeschäft ihrer Geschäftsmodelle bilden, aber für einen reibungslosen Ablauf und Lieferung des Wertversprechens dennoch notwendig sind. Ausserdem gibt es vielleicht noch andere Prozesse, die nur für einen vorübergehenden Zeitraum erforderlich, aber wiederum absolut notwendig sind. Anstatt interne Abteilungen zu eröffnen, diesen Ressourcen zu zuweisen und Mitarbeiter zu schulen und einzustellen, ist es oftmals sinnvoller, eine externe Firma oder Agentur zu beauftragen, die auf die Durchführung dieser Aufgaben spezialisiert ist.

Wie passt OCR in den BPO-Rahmen?

Einer der wichtigsten Fortschritte in den letzten Jahrzehnten war die Erfassung und Nutzung riesiger Datenmengen. Mithilfe von verbesserter Rechenleistung ist es möglich, dass immer mehr Daten erzeugt und verarbeitet werden können. Die Verarbeitung der Daten führt wiederum zu neuen Daten, die gespeichert werden müssen.

Während ein wesentlicher Teil dieser Daten in digitaler Form gespeichert sind, liegen aber auch viele Daten in schriftlicher und gedruckter Form vor. Beispiele hierfür sind Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen, Notizen, Korrespondenzen, Kontenauszüge, Verträge, Bescheinigungen und viele weitere. Da diese Daten aber auch weiterverarbeitet werden und digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) heute in vielen Unternehmen Standard sind, müssen diese Daten vor einer weiteren Verarbeitung erst einmal ordnungsgemäss digitalisiert werden. Um den Text auf solchen Dokumenten zu erfassen, wurde das Konzept der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition = OCR) entwickelt. Mit einfachen Worten: OCR ist eine Technik, die ein Dokument auf eine spezifische Art und Weise verarbeitet, um den darin enthaltenen Text zu erfassen. So können beispielsweise das Datum, die Adresse, Referenzen sowie wichtige Beträge erkannt und eingelesen werden. Diese Technik ist nicht nur akkurat, sondern auch schnell, wodurch der Zeitaufwand im Vergleich zur manuellen Eingabe reduziert wird.

Was als ein Experiment zur Lösung einer scheinbar unmöglichen Aufgabe begann, ist in der heutigen Zeit immer mehr zu einer Notwendigkeit geworden. Die Dokumentenextraktion mittels OCR hat dazu geführt, dass sich Unternehmen in mehr oder weniger allen Abteilungen den neuen Möglichkeiten angepasst haben. Unter anderem getrieben vom – ja, genau – steigenden Kostendruck. Finanzdienstleister nutzen OCR Software, um Daten von Verträgen, offiziellen Bescheinigungen, Steuererklärungen, etc. von Kunden zu extrahieren. Der Einzelhandel und einige andere Branchen nutzen die Technologie, um beispielsweise Einzelposten auf Rechnungen zu erkennen und Bestellabgleiche sowie automatische Verbuchungen tätigen zu können. Viele Unternehmen bieten Kunden auch ein Kamera SDK zum Scannen von Dokumenten, Strichcodes und Werbecodes, die sie dann für Aktionen einlösen können. Branchen wie das Gesundheitswesen, die stark auf Papierarbeit angewiesen sind, haben Textextraktionsmethoden eingeführt, um Dokumente wie Versicherungsformulare, Notizen von Ärzten sowie Patienteninformationen automatisiert zu erfassen. Parkplatzbehörden verwenden sie zur Identifizierung von Fahrzeugen mittels Scannen von Nummernschildern.

Wie unschwer zu erkennen ist, hat der Einsatz von OCR- und DMS-Systemen in sehr vielen Geschäftsbereichen Einzug gehalten. Wenn es um die Implementierung und Bewirtschaftung dieser Systeme geht, können sich Unternehmen entweder für die Auslagerung dieser Aufgaben entscheiden oder eigene Lösungen entwickeln. Während interne Lösungen und Fähigkeiten sicherlich aufgebaut werden können, hat BPO einige bedeutende Vorteile, die zuerst eindringlich gegen diejenigen des Eigenaufbau abgewogen werden sollten.

Vorteile des Outsourcings der Dokumentenverarbeitung

Bevor wir uns mit den Vorteilen des Outsourcings von der Verarbeitung von Dokumenten befassen, muss gesagt sein, dass moderne OCR Software eine komplexer werdende Technologie ist. Das hat damit zu tun, dass die Anwendung von Methoden wie etwa Machine Learning und Deep Learning mit fortgeschrittenen Architekturen im Vergleich mit herkömmlichen Technologien wesentlich mehr an Komplexität verkörpern, um Buchstaben, Ziffern und andere Zeichen zu erkennen und semantisch richtig einzuordnen. Hinzu kommt die Tatsache, dass jeder Dokumententyp anders ist, also eine andere Ansammlung an Informationen und Regularitäten, wobei diese Länder-spezifisch stark unterschiedlich sein können. Selbst hochmoderne Technologien haben hier ohne entsprechende Exemplare oftmals so ihre Schwierigkeiten mit der korrekten Ausführung ihres Jobs. Die Supervision und Nachbearbeitung von Operators ist daher nicht nur sinnvoll, um Qualitätssicherung garantieren zu können, sondern auch notwendig, um in Edge Cases die korrekten Daten aus einem Dokument zu ziehen. Ein nachhaltiger Benefit ist aber hier vergleichsweise mit traditionellen Ansätzen, dass eben durch diese Human-Robot-Collaboration der Maschine neue Fähigkeiten beigebracht werden können, wodurch sie zunehmend weniger humane Intervention benötigt. In ökonomischen Worten: Es besteht ein Potenzial zur substanzielle Kostenreduktion über die Zeit hinweg.

Aufgrund der hohen Komplexität von Dokumentenextraktions-Systemen ist die Entwicklung, Anpassung und Erweiterung eines robusten Systems oft zeitaufwändig und erfordert dediziertes Fachwissen. Etwas, das konventionelle BPO normalerweise nicht haben. Mit Parashift bieten wir aber genau das – ein Team bestehend aus Physikern, Mathematikern, Entwicklern und spezifisch geschulter Operators sowie eine hochmoderne OCR Software, welche bereits nach nur einem Jahr auf dem Markt mit dem altbackenen Industriestandard mithalten und in einigen Bereichen bereits voraus ist. Und eben… Parashifts Software lernt täglich auf Basis aller verarbeiteten und annotierten Dokumenten dazu, was stets allen Kunden zu Gute kommt. Durch diesen Ansatz versprechen wir uns auch die letzte Meile im Extraktionsproblem erfolgreich angehen zu können und nicht bei einem Kundenprojekt bei 95% Extraktionsgenauigkeit auf Kreditorenrechnungen Halt machen zu müssen, weil derInvestitionsbedarf exponentiell ansteigt. Vielmehr teilen wir Entwicklungskosten und Lerneffekte mit allen unseren Kunden und gehen einen Weg, der zuvor nicht begehbar war und ein x-faches an ROI offenbart.

Parashift ermöglicht Ihrem Unternehmen also nicht nur den Zugang zu top-notch OCR Software mit vergleichsweise inexistenten Eintrittsbarrieren, denn mit Parashift können Sie auch rein transaktionsbasiert starten, sondern Sie können auch direkt die gesamte Nachbearbeitung der OCR Extraktionsresultate auslagern. Durch die Auslagerung dieser Tasks, hier ist die nachhaltige Verbesserung Ihrer OCR Software inklusive, können Sie sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Anstatt bedeutende interne Ressourcen bereitzustellen, können Sie diese für Zwecke einsetzen, bei denen die Werte Generierung wesentlich höher und insbesondere mit Ihren Unternehmensstrategien aligniert ist. Sprich, Sie haben mehr Kapazitäten und Ressourcen, um kompetitive Wettbewerbsvorteil auszubauen.

Sie profitieren also ganz klar von den klassischen Vorteilen eines BPO: Effektivitäts- und Effizienzgewinne, Flexibilität und nachhaltige Prozessverbesserungen. Da dieses Modell aber kombiniert wird mit dem eines dedizierten Technologieanbieter, der sich auf stark abgegrenztes Problem fokussiert, in unserem Fall die Klassifikation und Datenextraktion von Dokumenten, fallen diese Effekte über die Zeit hinweg in ihrem Impact bedeutend höher ins Gewicht. Dies daher, da die Arbeitskomponente des BPO, also die Nachbearbeitung der Extraktion, Parashift als Trainingsgrundlage für die Verbesserung der Extraktionstechnologien dient und unmittelbar eingespielt werden kann, was es ermöglicht, höhere Datenqualität für billigeren Geld anzubieten. Daher werden auch immer mehr Unternehmen von überall auf dieser Welt mit Parashift Dokumente verarbeiten wollen. Logische Folge ist eine leistungsstarke Technologie, die irgendwann im Stande sein wird, der Grossteil des täglichen Posteingangs einer jeder Firma autonom verarbeiten zu können. Und das Ganze für einen marginalen monetären Betrag.

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