Dokumente und Formulare sind ein Kernaspekt im heutigen Geschäftsalltag. Die Omnipräsenz und tendenzielle Zunahme der Dokumente hat aber auch eine zunehmende Komplexität zur Folge. Schnell kann der Überblick verloren gehen. Insbesondere dann, wenn einige Dokumente in physischer und andere in digitaler Form vorliegen.

Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Möglichkeiten zum Umgang mit Dokumenten stehen die meisten Unternehmen vor der Herausforderung, wie sie ihre Dokumente möglichst effizient verarbeiten, organisieren und verwalten können. Um diese auf allen Geräten verfügbar sowie jederzeit abrufbar zu machen, müssen sie erst digitalisiert werden, sollten sie es denn nicht bereits sein.

Das Scanning ist dementsprechend einer der ersten Schritte, der nötig ist, um Dokumente zu digitalisieren. Sind sie erst einmal digitalisiert, stellt sich die Frage, was die optimale Lösung für die Speicherung der Dokumente ist. Oft wird das Cloud File Sharing (Dienste wie Google Drive, Dropbox, etc.) verwendet, da es eine simple, schnelle und billig bis kostenlose Lösung ist. Doch ist das wirklich die optimale Lösung?

In diesem Artikel vergleichen wir die beiden Optionen Cloud Document Management und Cloud File Sharing miteinander.

Was ist Cloud File Sharing

Cloud File Sharing kann als ein Dienst definiert werden, der mehreren Benutzern gleichzeitig erlaubt, mit jedem Internet-fähigen Gerät ortsunabhängig auf Dateien in der Cloud zuzugreifen. Die Sicherheit für die Dateifreigabe in der Cloud wird mit Benutzer- und Gruppenberechtigungen verwaltet, die es Administratoren ermöglichen, den Zugriff auf die gemeinsam genutzten Dateien genau zu kontrollieren.

Was ist Cloud Document Management

Cloud Document Management weist alle Funktionen von Cloud File Sharing auf, bietet aber noch einiges mehr. Nebst der digitalen Speicherung und Ablage von Informationen, ermöglicht eine Indexierung wichtiger Informationen innerhalb der Dokumente, eine leichte Auffindbarkeit. Dank Integrationsmöglichkeiten und definierbaren Regeln, können zudem Prozesse gestaltet und optimiert werden.

Vorteile des Cloud Document Managements

Sicherheit und Nachverfolgbarkeit

Bei den kostenfreien File Sharing Anbietern ist es je nach Anbieter nicht ganz offensichtlich, wer allfällige Änderungen beim Bearbeiten der Dateien gemacht hat, da die Dateien meist für alle Mitarbeiter freigegeben sind und das Tagging der Mitarbeiter beziehungsweise derer Interaktionen nicht unterstützt wird. Cloud Document Management Lösungen bieten nebst zuweisbaren Rollen auch Zugriff auf die vollständige Bearbeitungshistorie der Dateien. So können Sie klar erkennen, wer wann welche Bearbeitungen vorgenommen hat. Darüber hinaus haben Sie die Kontrolle darüber.

Einfache Auffindbarkeit

Im Durchschnitt verbringt ein Mitarbeiter 18 Minuten mit der Suche nach einem Dokument, was fast 50% seiner Gesamtarbeitszeit ausmacht.

Das ist kein Wunder! Denn es werden oft zahlreiche Ordner durchwühlt und eventuell noch alte Dateiversionen abgerufen, bis man endlich etwas gefunden hat.

Bei einer Cloud Document Management Lösung können Dokumente indexiert und ihren Metadaten versehen werden, was die Auffindbarkeit erheblich verbessert. Zudem kann eine elektronische Signatur angebracht werden, die die Authentizität des Dokuments garantiert.

Prozessoptimierung

Cloud File Sharing ist lediglich eine starre Sammlung von Dateien, während ein Cloud Document Management System viel dynamischer ist und in jegliche Prozesse integriert werden kann.

Dokumente können sowohl mit Arbeitskollegen als auch mit Kunden geteilt werden, so dass Mitarbeiter gemeinsam an den Dokumenten kollaborieren, sie bearbeiten und unterschreiben können. Sobald die Aufgabe einer Person abgeschlossen ist, kann das Cloud Document Management System die Dokumente automatisch an die nächste Person weiterleiten.

Das heisst, dass Dokumente nicht etwa nachdem sie erstmals bearbeitet wurden, erst in einen Drive Ordner reinkopiert und dann zur weiteren Verarbeitung von dort aus womöglich wieder rauskopiert werden müssen. Somit sind bedeutende Effizienzsteigerungen möglich. Durchlaufzeiten und Kosten können damit ebenfalls gesenkt werden.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil gegenüber Cloud File Sharing Lösungen sind wie schon erwähnt die Integrationsmöglichkeiten. Cloud Document Management Systeme können nahtlos an andere Software-Komponenten angeschlossen werden, was Schnittstellenproblematiken löst und Informationsflüsse effizienter gestalten kann.

Die sichere Erfassung, Indizierung, Weiterleitung und Archivierung von Informationen ist ein Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung Ihres Unternehmens. Wenn sich Unternehmen bei repetitiven Routineaufgaben, wie der Eingabe von Daten, der Suche nach Informationen oder dem Abschluss von Genehmigungsprozessen immer noch auf manuelle Schritte verlassen, verschwenden Sie Zeit und erhöhen Ihre Kosten.